Трябва ли да се напише мотивационно писмо, когато изпращате документи?
Често счетоводство доставя до офиса на фактури, извлечения, фактури и без придружително писмо. А това е грешно. Нека обясня защо.
Информация капак натоварване писмо не може да се проведе, обаче, тя изпълнява три важни функции:
- потвърждава изпращането;
- предоставя списък на изпратените документи и инструкции за работа с тях;
- благодарение на регистрационните данни за определяне на срока за изпълнение.
Самият факт на регистрация на входящи / изходящи документи е особено важно и може да има трайни последици. Например, много договори съдържат следния текст:
7.1 Клиентът в срок от пет календарни дни от датата на получаване на акта на приемане на услуги, необходими, за да направи преглед и да го подпише и представи на Изпълнителя писмено мотивирано отказва да го подпише.
7.2. Ако след този период Клиентът не е подписал акта на приемане на услуги и не се предоставят на Изпълнителя мотивиран отказ да го подпише, услугите се считат за приети от Клиента в пълен размер.
Така че, може да се случи, че като коментари към контрагентите, с които договор, в действителност е предвидено услуги (строителство), вашата организация не знака, подадени от него акт на извършени услуги (строителство), и го изпраща мотивирано становище, което се изпраща по пощата и той трябва да бъде предаден на контрагента, както по друг начин в съответствие с условията на договора за строителство (услуги), се считат за изпълнени (полагането на същия). Очевидно е, че отговорността за своевременното изготвяне и предаване на Службата на мотивираното становище е отговорност на изпълнителя, но организацията на навременното подаване на документи до пощата и факта на тяхното проследяване доставка - офис задача. И това не се нуждае от обяснение на факта, че определянето на навременното изпращане и контрола на приемните контрагента документи може значително да се защитят интересите на вашата компания в съда в случай на спор с контрагента.
Аз съм в моята практика е въвела следното: при изпращане на писма, регистрирани, аз правя, дори да забележите. Уведомлението трябва да напишете номера на изходящи писма, и името на фирмата. Много удобно! Тъй като подготовката на служителя подписва предизвестието, а това е доказателството.
В основата на мотивационно писмо - списъка с приложения. Текстът на документа е кратък и е разделен на две части:
- Съобщение за изпращане на документи,
- заявка за своевременен отговор (запознаване, хармонизация, върнете подписано копие и т.н.).
Първата част от обичайните и започва:
Втората част може да съдържа следните думи:
Мотивационно писмо, подписано от същия служител, който по време на нормална бизнес кореспонденция (като правило, или на ръководителя на организацията, или упълномощен старши мениджър). Когато става въпрос за изпращане на първичните счетоводни документи, да подпише писмо може и главен счетоводител.
Мотивационно писмо, вече не е необходимо, след като художник заема своето заявление и проверява тяхната пълна изчерпателност. От този момент, работата ще отиде на тях и на писмото трябва да сложи отпечатък върху работата и да го пуснат в действие.
Често възниква въпросът как да се съхранява на мотивационни писма и приложения към тях, отделно или заедно? Обикновено прикачен файл се поставя в специален, запазени специално за този вид бизнес документи. За да се покрият писма няма място за: актове на завършените работи, фактури, договори и много други документи, се съхраняват отделно и често в рамките различно време.
Този въпрос трябва да бъде взето под внимание при изготвянето на случаи номенклатура. Някои компании (с малък обем документи) е едно нещо, за да се създаде "мотивационни писма" и я сложи като цяло всички букви от този вид, независимо дали тя се прилага към него. Други имат, за да създадете няколко случая, мотивационно писмо и ги сложете в номенклатурата на разделения работи. Тогава, например, изпратен договор отива за каузата на "договор за услуга" и неговото уведомително писмо - ". Придружителното писмо към договора за основната дейност" в случай, че
Той също така се случва, че писмото е в съхранение и приложение на компанията - не. Това се отнася, например, проектите на документите. Проект на документ все още не е и най-вероятно няма да отново да се подложи на корекции, за да се съхранява не е необходимо.
Както можете да видите, нищо сложно в изготвянето на мотивационно писмо, не е, но тя самата може да спести не само на вашите документи, но и време.
Малък проблем, както обикновено, може да възникне при прилагането на правилата в компанията, за да вземе и да се изпрати заедно с пакета от документи, се изпълняват правилно мотивационно писмо. Но този проблем е лесно решим, чрез определяне на това правило в местен нормативен акт. Ползата е трудно да го надценяват.
Друг интересен по темата:
Свързани статии