А ко сте започнали работа в архива с "нула", тогава ще трябва да изпълняват, се движат и да осигури на местата, планини от документи, и лястовицата, и поглъщат един тон на прах. Какво мога да кажа, систематизирането на архивни дела изисква не само логическо мислене, но също така и фитнес.

Както е добре, след тези производства мечтаят: работа в архив, в които няма прах, не nerazobranyh купища документи, само плоски "се нарежда", "кутии" и "папка" систематизирани документи. Той протегна ръка и веднага взе необходимите документа. Дали има такива файлове? Разбира се! В този архив може да се счита електронни системи за съхранение на данни.

Днес понятието "файл" се използва и електронното съхранение на данни, както и за съхраняване на документи на хартиен носител в текущата водене на отчетност, особено ако броят на запазените документи е над хиляда и те се съхраняват в отделен специално оборудвана стая - за съхранение.

В тази статия, терминът "архив", ние ще го използваме в този смисъл, да го прилагате към текущия архив досието на дребно. Ние считаме, че по-подробно въпроса за трансформацията на сложни документите на хартиен носител (на текущия архив на досиета на дребно) в електронен архив.

Концепцията за кредит файл и списък на документите, съдържащи се в него

Сегашната архивен файл се генерира от досие на дребно (например, лични файлове) клиенти, които са сключили споразумение за кредитиращата институция.

Основната цел на този архив - организацията на счетоводството, за съхранение на документи и използване, включени в кредитните досиета на клиенти. Така че е необходимо да се вземе предвид една важна особеност: клиентски файлове не се извърши в рамките на водене на домакинска работа. всеки актуализираните документи в съответствие с историческото развитие на кредита (той ще се подават периодично документите, придружаващи кредитната дейност на банката, черпи цялата тази кредитна история - от датата на прилагане на кредитния и довършителни документи, като запазва пълното изплащане на неизплатени заеми).

Процесът на организиране съхраняването на записи кредит е неразривно свързано с други бизнес процеси, които отразяват връзката между кредитополучателя и на кредитната институция, така че може да бъде разделена на три основни етапа:

• подготовка на сделката;
• сключване на договора за кредит;
• погасяване на договора за кредит.

Преддоговорната работа по подготовка на сделката започва с прилагане на клиент на кредитна институция с искане за кредит.

Работа клиент в банката може да приеме формата на отчети на въпросника. формуляр. В допълнение, банката иска да представи документи, които могат да бъдат използвани за идентифициране на самоличността на лицето, за да се свържете с банката и да потвърди способността му да изплаща:

• паспорт;
• паспорт;
• шофьорска книжка;
• удостоверение пенсия;
• удостоверение за регистрация на правата на собственост;
• удостоверение за данъчна регистрация (TIN);
• отчет за доходите 2-PIT;
• данъчна декларация (за индивидуални предприемачи) и други документи, изисквани от руското законодателство и вътрешните правила на кредитната институция.

Разбира се, клиентът не дава на банката руски паспорт, паспорт, шофьорска книжка и други лични документи - те са копирани, заверено от банков служител, който взе документите и формира в една група, която по-нататък ще се нарича "кредитна файл на кредитополучателя. - физическо лице"

Някои от документите, клиентът предоставя под формата на заверени копия. В този документ, като например работна книга.

Отчет за приходите бъдат предоставени под формата на оригиналите.

Освен това, банката обмисля прилагането на гражданите и взема решение за положително или отрицателно решение. Аз привлека вниманието ви към: Банката си запазва правото да откаже да отпусне кредит, без да посочва причина.

Решението, като правило, издаден под формата на регулаторна документ на упълномощен орган за управление и винаги отива на кредитната история под формата на извлечение от протокола от заседанието на борда. заповед или друг документ.

За протокола (извлечение от протокол) приложени документи, въз основа на които е взето решението. То може да бъде бележки. Help. становища и други документи. Трябва да се отбележи, че те са образци на документи най-често се правят от утвърдените форми.

Сключването на договора за кредит е направена въз основа на извлечения на клиенти и прие решения по тях, трябва да бъдат под формата на договор за заем и други документи, които могат да бъдат неразделна част от него, като "график заем погасяване." "Известие от общата цена на кредита." "Ред и условия за кредитиране" и т.н. Кредитното споразумение и приложенията към него са оригинални документи, които се подписват от всички страни по сделката, (представителят на кредитната институция и на кредитополучателя) и непременно удостоверени с печата на банката.

Също така в кредитен файл на клиента, получени документи, потвърждаващи факта на даването на пари на кредитополучателя.

Възстановяване на договора за кредит - това е бизнес процес, който може да се проточат с години, в зависимост от вида на кредитиране. Така например, договор за ипотека може да се заключи за срок до 30 години.

Погасяването на кредита може да се осъществи в "планира" начин, т.е. кредитополучателя редовно, в съответствие с подписаното споразумение за заем и погасителен план на кредита прави погасяване на заеми. В този случай, кредит досиета живота на "тихо" живот, т.е., В момента лежи тихо на рафт и изчакайте един час на пълното погасяване на кредита от кредитополучателя.

Често, на кредитополучателя се опитва да изплати кредит дълг преди време, особено сега, че законодателството е напълно споделя това желание. В този случай, предсрочно погасяване (пълно или частично) е придружен от различни документи: заявление за предсрочното погасяване на кредита, финансови документи, потвърждаващи действието и т.н. Например, ако във връзка с началото на частично погасяване на кредита със срок на погасяване варира, банката предоставя на кредитополучателя новия график модифициран заем погасяване. По този начин, досието на "активен" на кредитополучателя се актуализира редовно с нови документи и се разраства с всеки изминал ден.

Ако кредитополучателят нарушава условията на договора за кредит (например, липса на погасяване дълга на кредита, не отговаря на другите условия, определени в договора за кредит), банката трябва да отправи писмено искане за заемополучателя за изпълнението на поетите ангажименти. Копия също подали искове в кредитния файл. А както знаем, във всяка посока на документи извън организацията е придружено от специални "поща" документи: съобщения, пликове и изпращане на регистри. които също ще бъдат поставени в кредитния файл на клиента под формата на оригинали, в случай на нужда да представи доказателства база. Поради това, те също така да сложите в папката - кредитен файл на клиента.

Бих искал да кажа няколко думи за документите, които съпътстват този вид кредит като автомобил заеми.

Този вид кредитиране е пряко свързано с процеса на придобиване, регистрация и използване на превозното средство, така че не забравяйте да се образува в кредитния файл:

• копие от договор за продажба на превозното средство;
• копия на счетоводните документи, потвърждаващи плащането на превозното средство;
• копия на документи, удостоверяващи регистрацията на превозното средство от страна на кредитополучателя;
• копия на документи, удостоверяващи плащането на кредитополучателя застрахователните полици за задължителна и доброволна застраховка на превозно средство.

Тези документи са част от кредитния файл на документи на етапа на договора за кредит. Но такива документи като "застрахователна полица", определиха краен срок, следователно, изискват редовно подновяване. Ето защо кредитна история zaemschika- шофьор трябва непрекъснато да се попълва с нови копия на застрахователните полици.

Тъй като придобити с пари назаем колата става обект на залог, на оригиналния паспорт на превозното средство (TCP) се прехвърля на кредитополучателя депозиран в кредитна институция, която е издала авто кредити. В допълнение, клиентите в досието подали заявление за издаване на временно ползване на TCP и TCP съответните актове на приемане и предаване.

Задачи да бъдат решени

По сегашните кредитни досиета архив и се прилагат обичайните задачи на работа с архивни документи:

• Получени регистрационни досиета;
• надбавка издаване файл за временно ползване;
• сметка затвори кредитни договори и тяхното предаване на архивно съхранение;
• проследяване на отделни документи (приемане и издаване на временно ползване);
• съхранение топология;
• образуването на различни видове отчети.

Също така е най-важното предизвикателство пред архиви досие на дребно (на хартиен и на електронен носител), то е, за да се гарантира безопасността на информацията, включително защита на личните данни на кредитополучателите.

По този начин, ако искаме да се създаде електронен регистър на документите, включени в кредитните досиета на кредитополучателите (физически лица), ние трябва да дадат отговор на три основни цели:

• намаляване на хартиени документи;
• интегрирането на определени документи и файлове като цяло;
• гарантиране на поверителността и сигурността на информацията.

Основните елементи на електронен архив на кредитните досиета

Помислете за основните понятия, изучавани на бизнес процеси като "кредит файл", "договор за кредит" и "Кредитополучателят".

Кредитна история - набор от документи, които отразяват историята на взаимодействието между банката и кредитополучателя. Съставът на файла на кредита включва: копие на личните документи на всички участници в сделката (кредитоискател, съдлъжник, гарант, залогодателя); банкови копия на договорните документи, отразяващи условията на сделката; документи по темата за обезпечение (ако има такива), и т.н.

Кредитополучател - физическо лице, което е сключило договора за банков кредит.

Договор за кредит - споразумение, сключено в писмена форма, по които банката се съгласява да даде на кредитополучателя на пари (кредит) при условията, посочени в настоящото споразумение, и на кредитополучателя се задължава да върне сумата на кредита и плаща лихва по кредита.

Нека да разгледаме тези три основни елемента на процеса са свързани помежду си. Ние виждаме, че кредитополучателят сключи договор за кредит с банката, въз основа на които ще формират кредит файл. В този случай, трябва да се отбележи, че един кредитополучател може да влезе в няколко споразумения за банков кредит (и всеки договор ще живее отделни им живот от предишното споразумение. Виж графика 1). От друга страна, някои кредитополучатели могат да сключват със съгласието един банков заем и да стане съ-кредитополучатели, разпределени между отговорността на кредита (Схема 2).

групиране на документите за файла на кредита, когато един човек влиза в няколко споразумения за заем