Организиране и провеждане на бизнес срещи в Русия!
Срещаме се с бизнес партньори, за да обсъдят актуални въпроси и планове за бъдещето. Ние ще организираме среща с колегите си, за да обсъдят стратегия и тактика в рамките, определени от задачите на лидерски. Срещаме се с приятели, да си говори по темата за съвместно провеждане на почивка или просто да се сплетничи общи познати. Срещи и преговори са се превърнали в неразделна част от бизнеса и ежедневието ни. Дневници и календари на много хора от бизнеса, просто преливат от записи на планирани срещи, срещи и други делови мероприятия.
Но колко от нас действително мислят за това как да се организират и да преговаря ефективно за постигане на желаните цели и решаване на проблема, разходите за минимално време, а другите не си хора? На какво трябва да зависи от избора на мястото и времето на тяхното поведение? И най-накрая, че трябва да има, и които в никакъв случай не трябва да се прави по време на срещата да се оставят най-благоприятно впечатление на участниците?
Работна среща - среща на двама или повече души в бизнес ориентирани вана или професионална обстановка. Естеството на тези срещи може да варира от неформален разговор между двама колеги преди официалното представяне с десетки участници. Те могат да се провеждат на регулярна основа (например, седмични срещи производство) или организирани, както се изисква (например, да се реши някакъв спешен въпрос "тук и сега").
В бизнес срещи винаги трябва да се обърне специално внимание на не само своите количествени характеристики (като например продължителността и честотата на), но тяхното качество. Качествено проектирани и ефективно и динамично проведени разговори винаги дават по-добри резултати от тези, които са организирани в последния момент, без да ясна и определена цел.
Видовете бизнес срещи
За да се подготвят за една делова среща, трябва да знаете естеството на дейностите, в които трябва да участват.
На първо място, може да се раздели на вътрешното (vnutrikorporati открита) и външно, в зависимост от вида на участниците в бизнес срещи. В вътрешните бизнес срещи обикновено се посещава от ръководителите на различни нива и нейните служители. Ето, например, включва бизнес срещи, срещи на глави, всички видове производство и дизайн срещи, мозъчна атака, така наречените летящи отлепяне и планиране на срещи, една по-една по бизнес дела, vnutrikorporativ Най презентации и т.н. В повечето случаи, тези срещи се провеждат в сградите на компаниите, които са регламентирани в приетите вътрешни правила й бизнес. Външни бизнес срещи (или външни преговори) ще се срещнат с потенциални или вече валидни партньори и клиенти. Така че, целта на външни бизнес срещи могат да бъдат, например, аутсорсинг в бизнес проекти, съвместни проекти или предприятия, привличане на VIP-клиенти, обръщайки сливане или придобиване и т.н.
До степента на съответствие с формалните бизнес срещи могат да бъдат разделени на формално и неформално. Структурата и процедурата на официални срещи в много случаи са строго регламентирани. обадете сеч, а често тези срещи завършват с подписването на документи. Неформалните бизнес срещи обикновено се провеждат в спокойна атмосфера, често извън компанията и не винаги завършва с приемането на каквито и да било правно обвързващи решения. Степента на формалност на бизнес срещи до голяма степен оказва влияние върху избора на мястото и времето на тяхното поведение.
В зависимост от целта на балансовата може да различи някои видове бизнес срещи, които могат да бъдат грубо групирани в три големи групи - информативни. консултативна и изпълнителен. За информативна. например, може да включва външни бизнес срещи, проведени с цел представяне, vnutrikorporativ Най среща, насочени към изясняване на политиката на компанията за своите служители и т.н. На среща на една от страните му често играе ролята на слушател, който не го изисква специална подготовка. Вътрешни бизнес срещи консултантски включват обсъждане на всеки проблем и да намерят своето решение, получаване на инструкции, изготвяне на работни планове, разглеждане на спорове и т.н. външни консултативни срещи включват, например, дискусия с основен клиент или партньор на специалните условия и перспективите на сътрудничество. И двете страни в повечето случаи, да участват активно в процеса на преговори и обмен на мнения. Вътрешни и външни бизнес в заседанията на консултативния характер, наред с други неща, включват извършване на ключови бизнес решения, сключване на различните споразумения, които определят по-нататък политиката на сътрудничество, а понякога и съдбата на компанията и т.н. Обикновено това е, така да се каже, на срещата "най-високо ниво." Често това са бизнес срещи (особено външни) изискват специална подготовка и се провеждат в съответните бизнес среди.
Разбира се, като се има предвид типологията на бизнес срещи, в зависимост от техните цели не е абсолютно и изчерпателен. На практика, в повечето случаи преди преговарящите да включат множество цели, които могат да направят такава среща по-продуктивни и да спестят време.
Планиране на бизнес среща
Провеждане на всяка бизнес среща - разбира се, ако не искате резултати й бяха изненада - изисква внимателна подготовка. Когато участниците не са съвсем си представите какво са всъщност ги чака, и каква роля в този случай е да се отмени, срещата в риск ", за да се провалят." Ето защо, независимо от това дали сте на организатора на събранието или поканената страна, трябва да се вземат предвид следните аспекти:
- Бизнес целта на срещата: какви резултати искате да постигнете?
- Участници: Кой ще присъства на заседанието и защо?
- Дневен ред: това, което ще бъде обсъдено и какви решения ще бъдат приети въз основа на резултатите от срещата?
- Документи: всички документи и материали, които да донесете на срещата?
- Място: който ще бъде домакин на срещата? Място често е ключов фактор при определянето на цялостната атмосфера на разговорите. Ако Срещата ще се проведе в ресторант, а след това след известно време атмосферата неизбежно ще стане по-малко формално и по-спокойна, отколкото, например, в заседателната зала.
До голяма степен успехът и ефективността на бизнес среща, зависи, разбира се, от неговия организатор. Независимо дали формални или неформални разговори разговор, резултатите се определят не само от избора на участниците, но и от това колко подготвителна работа е била извършена внимателно - често е доста труден и педантичен. Въпреки това, има представа за основните методи и фактори като обучение, вие може значително да опрости този проблем.
Адванс подготовка за бизнес среща
Ако започнете бизнес среща, трябва да се артикулира за себе си целите си. Следващата стъпка е разработването на програмата на събитието, което е един от основните аспекти на podgotovitelnog етап. В някои случаи, че има смисъл да се развие интерес към мнението на другите участници и организатори на срещата, ако има такива. Направете списък на участниците и избор на датата и часа на неговото прилагане. Когато е предвидено достатъчно време (в идеалния случай една до две седмици), за да реши всички актуални въпроси и проблеми, които все още може да се наложи да се изправи в хода на подготовката. Ако сте планирали заседанието бе предшестван от друг, може да е полезно да се направи преглед на резултатите, за да подчертае онези въпроси, които не са били адресирани правилно, и да ги включи в дневния ред. На следващата среща по тези въпроси трябва да отидете в самото начало.
Място на провеждане и логистика бизнес среща
Логистика бизнес среща - е друг ключов аспект на своята организация. Под логистика означава мястото, на физическите размери на помещението, е достатъчна вентилация (особено ако голям брой участници или планиране събитие би трябвало да е доста дълъг), осветление (особено ако ще работи с документи, брошури и т.н.), наличието на бани, наличието на необходимото оборудване, канцеларски материали и средства за визуална подкрепа. Често, бизнес срещи, проведени в конферентни зали. Но, независимо от броя на настоящото пространство трябва да бъде достатъчно за всички. Така че, ако във вашия офис конферентна зала не е подходящ, за да се настанят удобно на всички участници, най-вероятно си струва да се обмисли възможността за провеждане на срещи извън офиса. Необходимо е също така да се осигури достатъчен брой маси и столове. И това е абсолютно недопустимо да попитам присъстващите да се осигури със собствени столове, ако по някаква причина те не са достатъчни за всички.
Ако преговорите може да се наложи допълнителен хардуер (микрофон, слушалки, проектор за презентации и т.н.), да предостави своята наличност, конфигурирате и проверявате, че преди събитието.
Неудобни столове, неадекватна осветление и вентилация, лошо визуално проследяване, неконфигуриран оборудване - всички фактори, които могат да обезсмислят и най-приятелски и отпускаща атмосфера.
Окончателно подготовка преди бизнес среща
След окончателния дневен ред е формулиран и договорени, то трябва да бъде изпратено заедно с официалната покана до всички потенциални участници (няколко дни преди заседанието). В деня на срещата е необходимо отново да се уверите предварително, че в мястото на всички подготвени и настроен правилно. Ако възнамерявате да използвате каквито и да било подаяния, те трябва да направят достатъчен брой копия в зависимост от броя на участниците. Също така трябва да се уверите, че секретар (или рекордер), освен ако, разбира се, планирано присъствието му, разполага с достатъчен брой необходими канцеларски материали (химикалки, влезте за записване и т.н.).
Какво обрича на бизнес среща, за да се провали
Вероятно един от ключовите фактори, организационни гибел бизнес среща на неуспех е липсата на участие. Ако хората не вземат участие на живо (поне като активни участници), като срещата е обречена на провал. Други метра институционална фактори капан включват:
- Провеждане на срещи ненужно. Ако срещата се организира без реална нужда от него, в момента неминуемо е било усещането за губене на време, да вземат активно участие в обсъждането, че няма, и най-вероятно, просто ще игнорира говорещия и да преминат към мисленето на някои по-належащи въпроси
- Неясна цел на бизнес среща. Ако целта на срещата предварително не е ясно обозначено, неговите участници, няма да могат да се подготвят за него, и е малко вероятно една такава среща ще даде някакви осезаеми резултати.
- Злеподготвени делова среща. Ако в дневния ред на срещата не е определена с достатъчна яснота и детайлност, много е вероятно, самата среща ще отнеме повече време и да даде по-малко осезаеми резултати в сравнение с добре подготвени.
- Да не се тези хора. Ако присъстват по време на срещата не са хората, на които можете очаква, най-вероятно в резултат на такава среща ще бъде "нула". Ако очаквате да се срещне с вицепрезидента на компанията, но в крайна сметка, преди да се появи неговият трети четвърти помощник заместник, е малко вероятно да получите отговори на въпросите си.
- Място на провеждане. Място на бизнес среща играе важна роля. Най-вероятно, няма да покани президента на компанията в бизнес обяд в "Mu-Mu", нали?
В допълнение към факторите на организационен характер, вие - независимо от това дали сте в бизнес среща като негов домакин или страничен гост - трябва да бъдат взети под внимание и някои други неща, които са повече, за да областта на бизнес етикета, но също така играят важна роля във формирането на общото впечатление на приятелите си за вас като бизнес партньор. Разбира се, ситуациите са различни, и непреодолимата сила на непреодолимата сила, за да бъде изненада и да направят свои собствени корекции, но все пак:
Свързани статии