Сортиране, търсене и филтриране на данни
Експлоатация на съпоставяне на данните се използва винаги, за удобство на намирането на информация. Когато се появи на масата, тя е много по-лесно да се намери правилният ред, ако тези линии са разположени на екрана (или на хартиен носител). Можете да свикна с факта, че данните в таблицата е подреден по азбучен ред, по дата, чрез увеличаване или намаляване на стойностите в колони, които съдържат номера. Но в много ситуации, ние искаме да сортирате редовете на различни основания (графи в таблицата). В идеалния случай това трябва да се направи движение на китката. Това е, което ви позволява да направите Access. По подразбиране, когато на масата се отваря в лист за оглед, той е извършен от стойността на ключовото поле. Ако не е определен ключ, записи се показват в реда, в който са вписани в таблицата на маса. Ако записи, за да се сортират по стойността на друго поле, това е достатъчно, за да поставите курсора върху някой ред и в съответната колона за да натиснете един от бутоните в лентата с инструменти: възходящ сортиране (Възходящо сортиране) или низходящ сортиране (Низходящо сортиране).
Друг начин да направите това: щракнете с десния бутон върху някой ред на желания колоната и изберете от контекстното меню (Фигура 1.) на съответната команда.
По този начин, на запис може да се поръча от всяка колона на таблицата. съществуват ограничения само от вида на данните, които могат да бъдат сортирани - не можете да сортирате стойностите на тип MEMO полета, хипервръзки или обекти OLE.
За да приложите правилно нещо, което трябва да знаете няколко прости правила.
- При сортиране във възходящ ред на записване, включващ празните места (празна стойност), описани в първия списък.
- Числата в текстовите полета, сортирани като низове от символи, а не като числени стойности. Ако искате да ги сортирате по ред на номерата, всички текстови низове, трябва да съдържат еднакъв брой знаци. Ако низът съдържа малко на брой знаци, първо трябва да се вмъкне водещите нули.
- Когато запазите маса се запазва и по реда на подобно.
Фиг. 1. контекстно меню в режим на маса
забележка
Редът на подреждане зависи от езиковите настройки, определени в диалоговия прозорец Опции (Options) при създаване на база данни. За да промените тази настройка, изберете Tools (Инструменти), щракнете върху меню Options (Опции), отворете раздела Общи (General), и по реда на сортиране на база данни (Нова база данни на подреждане), за да изберете желания език.
съвет
Процесът на сортиране е значително ускорена, ако предварително създаден индекс за това поле.
Ако промените реда на сортиране на записи в таблицата, а след това реши да го затворите, Access ви пита дали искате да запазите промените в оформлението. Ако отговорите (Да), новият реда на сортиране се запазва и възпроизвежда, когато на масата ще бъде открита следващия път. За да се върнете към оригиналния реда на сортиране (за ключовото поле), трябва да стартирате менюто Records. Премахване на филтър (Records, Премахване Филтър / сортиране).
Понякога искате да сортирате по стойност на няколко области. За да направите това, се движат в първата колона, за да бъдат сортирани, така че те са били, на първо място, в непосредствена близост, и второ, по отношение на приоритетите - определянето на приоритетите от ляво на дясно, които ще бъдат подредени в първата стойност в най-лявата колона ... След това е необходимо, за да изберете всички колони и натиснете, съответно, кликнете Възходящо сортиране (Възходящо сортиране) или Низходящо сортиране (Низходящо сортиране) в лентата с инструменти.
Най-лесният начин за отпечатване на маса е да използвате бутона Print (Печат) в базата данни на арматурното табло (Database). За да се покаже таблицата отпечатани по този начин, трябва да:
- Изберете таблицата в прозореца Database.
- Натиснете бутона Print (Печат) в базата данни на арматурното табло (Database).
В същото време, който печатате цялата таблица. За да се покаже цялата таблица, можете да щракнете с десния бутон на масата в прозореца Database и от контекстното меню изберете командата Print (Печат).
С цел да бъде в състояние да промените настройките за печат, трябва да се възползват от режима на печат маси (фиг. 2.52).
За да направите това:
- Отваряне на таблицата в лист за оглед.
- Изберете менюто File (Файл), щракнете върху Print (Печат).
- В диалоговия прозорец Print (Печат) (фиг. 2), в принтера на блок (Принтер), в полето Име (наименование), за да изберете принтер, на която имате намерение да отпечатате на масата.
- Ако е необходимо, изберете Свойства (Properties), за да отворите свойствата на принтера.
- Ако е необходимо, изберете Печат към файл (Печат във файл), за да създадете файл на диска.
Свързани статии