Ред и условия на съхранение на счетоводни документи
При определяне на реда на подаване счетоводител трябва да се ръководи от нормативните актове на различните клонове на правото, тъй като управлението на счетоводна документация свързана както с данъчните закони и разпоредбите на частен всички законови изисквания на Руската федерация. Сред основните нормативни актове, регламентиращи реда и условията на счетоводни документи, могат да бъдат идентифицирани:
Разпоредбите на документите и работните процеси в областта на счетоводството, одобрени със Заповед на Министерството на финансите на СССР с дата 07.29.1983, N 105.
Според Данъчния кодекс, данъкоплатците са задължени да водят счетоводни и данъчни счетоводни данни в продължение на четири години. Това се отнася за документи, които да послужат като доказателство от най-големите финансови операции: приемане и понасяне на платежните доход (при източника) данъци. Това правило трябва да бъде последвана от индивидуални предприемачи. прилагане на опростена система за данъчно облагане, ако останалите срокове документ подаване предписани от руското законодателство.
Документи счетоводни политики и стандарти на организацията, както и други документи и средства за осигуряване на възпроизводството на електронни документи и удостоверяване на електронен цифров подпис, се съхраняват в продължение на най-малко пет години след годината, в която последно са били използвани за изготвянето на счетоводните отчети.
Методи за съхранение на счетоводни документи
собствен архив на организацията
В случай, че ръководството реши да запази документи в самостоятелен вид, в съответствие със законодателството на историята, трябва да се разпределят отделна стая, оборудвана със средства на съхранение на документи (например, рафтове или шкафове), както и системи за сигурност и системи за контрол на климата, за да се съобразят с температура и влажност условия.
Освен това, въз основа на общата практика на съхранение на архивни документи, можем да дадем няколко съвета за създаване на собствен архив:
Ако стаята е бъдещата архив твърде много светлина, а след това на прозорците трябва да се мотае плътни завеси или щори. В противен случай, организации са изложени на риска от най-важните документи, избледняват и се влошат преди изтичането на тяхното съхранение.
За да се предотврати риска от неоторизиран достъп до прозоречните отвори, се препоръчва да се сложи метални решетки. Ако стаята на файла е на първи или партерен етаж, можете да инсталирате метална врата на входа.
Обхватът на случаи - това е, което ще спести време на персонала на организацията при намирането на необходимите документи. Копие от развита номенклатурата на нещата, което е систематичен списък на случаите, трябва да се съхраняват директно в архива на организацията.
Внимание! Екстрадирането на счетоводни документи в областта на счетоводството или архив организация с персонала в други отдели. В някои случаи, документът може да бъде издадена, ако това е решението на главния счетоводител.
съхранение извън площадката на счетоводни документи
Днес на пазара е представен от архивните служби извън площадката на услуги за съхранение на документи, в които съхранение на счетоводни документи и други функции са преминали в ръцете на професионалните архива на дружеството. За разлика от своя собствен архив, който, като правило, е в състояние на липса на грижи, професионално архив оборудвана с модерни съоръжения, за да отговарят на всички изисквания на архивно законодателство.
Изберете начина на съхранение на счетоводни документи се определя до голяма степен от финансовите възможности на организацията и характеристики на документи за справка. Както показва практиката руски, правилния избор на фирмата, архивира извън площадката за съхранение на документи може да бъде по-полезно от гледна точка на финансовите разходи на етапа на създаване и по-нататъшното съдържанието на архива.
Санкции за нарушение на реда на съхранение на счетоводни документи
В случаите, когато счетоводните документи са загубени в резултат на непреодолима сила (например природни бедствия) или неправомерни действия на трети лица (кражба, палеж), и в двата случая, този факт трябва да бъде потвърдена от служители на правоприлагащите органи. Така че, в случай на пожар в такава потвърждение сертификат за пожарна надзор услуга.
Най-скъпата загуба на организацията може да бъде загубата на първичните счетоводни документи. Съгласно чл. 120 от Данъчния кодекс, липсата на първични документи, признати груби нарушения на правилата на приходи и разходи. Сред тях са липсата на първични документи, фактури или счетоводни регистри и системни (два или повече пъти в една календарна година) ненавременно или неправилно отразяване на сметките на отчитането и докладването на бизнес транзакциите в брой, материални активи, нематериални активи и финансови инвестиции данъкоплатец.
В съответствие с ал. 6.8 от Наредбата за документите и документооборота в счетоводството, одобрен със заповед на Министерството на СССР на финансите от 07.29.1983, N 105, на обстоятелството, че загубата на първичните документи на ръководителя на организацията трябва да назначи комисия, която да разследва причините за загубата.
Данъчния кодекс предвижда главният счетоводител на отговорността за безопасността на първични документи. Той е този, който взема решение за издаване на документи за служителите на други структурни подразделения на организацията. В случай на загуба на първични документи, фактури и счетоводни книги минималната глоба ще бъде 5000 рубли. максималната сума може да бъде до 150 хиляди рубли.
Унищожаване на счетоводни документи
Първата стъпка в унищожаването на процедура документи е да се направи оценка на документите на организацията, за да се определят условията на техните рани. За разглеждането на стойността на документите, представени в хода на организацията, подбора и подготовката им за прехвърляне на държавна опека в архива трябва да се създаде постоянна комисия от експерти.
Обикновено в състава на експертната комисия, одобрен от директора, съставена от експерти от различни структурни звена на организацията, която може да се определи стойността на документите и ще вземе решение за унищожаването на документите, които периодът на складиране е изтекъл.
При ликвидация (неправителствена организация) на компанията, трябва също да се създаде експертна комисия, която да направи преглед и последващо нареждане на архивни документи на ликвидирани организацията с цел депозиране на съответните държавни или общински архиви (въз основа на споразумение между ликвидационната комисия и държавни или общински архив) или унищожаване на документи с изтекъл срок срок на годност.
Трябва да се отбележи, че, ако организацията не е източник на придобиване на държавни или общински архиви, унищожаването на счетоводни документи се извършва без съгласието на архивните власти. В такива организации, документите трябва да бъдат унищожени, се определят само след изготвянето на годишни инвентаризации прегради случаи на постоянно съхранение, както и за персонала - само след подписването на главата.
За бързото обезвреждане или унищожаване на голям обем счетоводни документи, е препоръчително да се потърси помощ от професионален архивисти, които, наред с други неща, да помогнат за премахване на риска от неправилно избор за унищожаване на документи. В допълнение, счетоводител няма да бъде пощадена от задължението да свърши работата, което е извън задълженията си, и ще бъдат изготвени документи (включително акта за разпределяне на делата на унищожаването) в съответствие с изискванията на архивно законодателство.
И накрая, ние се отбележи, че унищожаването на документи, без да се съобразява с условията на съхранение, както и тяхната загуба води до административна отговорност. За нарушение на правилата за съхранение, складиране, регистрация или употреба на изкуството документи. 13.20 от Административнопроцесуалния кодекс на Руската федерация предвижда административните санкции под формата на предупреждение или административна глоба.
Препоръчайте тази статия на колега:
Свързани статии