По същия начин, както и счетоводители предварително подготвят за пристигането на данъчната проверка, често предвиждане на одиторите покана пристигане, секретарки, трябва периодично във вашата организация да се направи одит на работата си в областта на архиви и документи за управление. В края на краищата, ние също така да проверите държавните структури.
Съгласно този документ, Държавната инспекция, установен на територията на щата на Министерството на архиви и документи за управление на Република Беларус (по-нататък - катедра) и осъществява държавния контрол върху спазването на законодателството в областта на архиви и документи за управление на територията на Република Беларус.
Инструкции открити в системата на Държавната инспекция се състои от държавни инспектори на архиви и документи за управление в регионите и Минск, както и на Института по свободна практика инспектори архиви и документи за управление.
Целите на Държавната инспекция са:
- Държавен контрол върху спазването на законодателството в областта на архиви и документи за управление;
- да установи причините за нарушения на законодателството в областта на архиви и документи за управление, да съдействат за тяхното отстраняване;
- предотвратяване на нарушения на законодателството в областта на архиви и документи за управление.
Инструкция определя sleduyuschiefunktsii Държавната инспекция:
- проведен в съответствие със законодателството относно контрола (надзорни) дейности списъците, както и проверки на спазването на законодателството в областта на архиви и документи за управление на одитираните обекти;
- провеждане на административни производства по отношение на лица, действия (бездействия) довели до нарушение на законодателството в областта на архиви и документи за управление;
- даване на предложения ръководител на проверявания обект за прилагането на дисциплинарни мерки на страните, действия (бездействия) довели до нарушение на законодателството в областта на архиви и документи за управление;
- участват по предписания начин за изготвяне на правни проекти, технически нормативни правни актове за подобряване на архиви и документи за управление, изпълнение на (надзорните) дейности на контрола;
- Обобщение на резултатите от проверките, под формата на бележки, статии, доклади, съобщения, както и информация за официалния сайт на Министерството на правосъдието и Министерството;
- проучване и прилагане на практика на местни и чуждестранни опит на организация и методи на контролни дейности.
Държавната инспекция има право на това, някои законодателни актове за контрол (надзорни) тела.
Ръководителят на Държавната инспекция по главния инспектор на архиви и документи за управление на Република Беларус. Държавни инспектори на архиви и документи за управление в регионите и в Минск са ръководителите на отделите на архив и отдел за управление на документацията на правосъдието на регионалните и Минск град изпълнителни комитети. Съставът на свободна практика инспектори на Държавната инспекция се формира от едни от най-квалифицираните служители на структурните подразделения на архив и отдел за управление на документацията на правосъдието на регионалните и Минск изпълнителните комитети на града, на държавните архивни институции, и ако е необходимо - териториално (град и област) архивите на местната власт и административните органи да представят своите мениджъри и одобрен от директора на отдела.
Държавните инспектори и на свободна практика архиви и документи за управление на сертификат, издаден формуляр, определен от Министерството.
Според установената практика на Държавния инспекторат е Gosarhivnadzorom наречен в професионалните среди.
Ще видим на първо място?
Сега, вече знаят нашия надзорен орган в лицето, ние се обръщаме към въпроса за това, което обръща внимание Gosarhivnadzor по време на одита?
Главно интересуват от проверка на наличността на организацията на местните разпоредби за управление на документи и архивни бизнес. Ние говорим за наличието на ключови документи като:
- Инструкция за офис-работа;
- позицията на архива;
- позицията на експертната комисия;
- номенклатура на нещата.
По-нататък се разглежда сложните въпроси, свързани с офис организация, подготовка на документи за последващо съхранение.
Първото нещо, което трябва да се провери тази заповед за назначаване на лица, отговорни за водене на отчетност и въпросите на сигурността в структурните звена. В тази връзка, обърнете внимание на датата на публикуване на заповедта. Ако по времето, изтекло от датата на издаване на заповедта, е имало промени в състава на персонала и някои такса за дълго време, не е нищо повече от Вашата организация актуализира своята структура на нова поръчка.
Освен това, всяка проверка изисква да се интересуват в какъв ред и формуляри за регистрация на входящи, изходящи и вътрешни документи, тъй като организираната система на контрол върху изпълнението на документи.
Особено внимание по време на инспекция Gosarhivnadzorom винаги даден момент на обработка на поръчките по отношение на исканията на гражданите.
Разбира се, той няма да бъде пренебрегнат толкова важен бизнес документи, тъй като номенклатурата на организацията работи (година за одобрение, одобрение на архивното институцията или организацията-майка, годишната запълването на финалните надписи в номенклатурата на делата), независимо дали делото да бъде учредено в съответствие с номенклатурата на делата, образуването и регистрирането на случаи пълно водене на документацията.
Архив организация - важен и отговорен!
специално и много важно по време на Gosarhivnadzorom тест ще бъде отделено на организацията на архива. На първо място да отнеме лихвени условия на съхранение на документи, а именно:
- присъствието на архива, разпоредбите на архива, на архива държавата (в отсъствието на служител на пълно работно време - е отговорен за съществуването на файла);
- включва архивни помещения, неговото оборудване.
Не се оставя без надзор проверите броя на файловете, съхранявани в архива, получаването процедура на документите по делото, поставяне на документи в архива, за състоянието на нещата, наличието на документи за евакуация на плана.
Важни счетоводни документи: наличието на материални запаси случаи на постоянно съхранение и персонал, тяхното одобрение и съгласуване, хронологичния рамка, броят на делата. Припомняме, във връзка с това, че постоянните записи са създадени само в организациите, които са източник на придобиване на държавни архиви (списък № 1) и в организациите не са държавна собственост, частни бизнесмени. Опис на случаи на постоянен списък фирми за съхранение номер 1 трябва да бъде одобрен от експерт и за проверка на Комисията (EPA) или вещото лице и методичен комисия (EMC) архивни институции, организации, които не са държавна собственост - експерт комитет (ЕО) на организацията-майка, ако има такива. Инвентаризация на случаите на организации на персонала Списък номер 1 да бъдат договорени по време на срещите на EPA или на ЕЗД архивни институции, организации Списък номер 2 (организацията, а не източник на придобиване на държавни архиви) и недържавни координира заседанията на организацията за ЕО майка, ако има такива. [1]
Gosarhivnadzor провери реда на разпределяне на документи за унищожаването, съществуването на разпоредби относно разпределянето на унищожаването на документи и файлове, които не могат да се съхраняват.
Трябва да съхраняват информация за използването на документи, съхранявани в архива (проверка за наличието на регистър на случаите, издадени за временно ползване).
Notorious човешкия фактор ...
Ние сме включили основната гама от въпроси, по които, госпожи и господа, трябва да се обърне внимание. Разбира се, не могат да бъдат осигурени всички нюанси, най-важното в тази ситуация - на нормативните документи в областта на архиви и документи за управление и спазване в работата си.
Честно казано, аз написах последното изречение и си помислих, се хванах да мисля, че това не винаги е възможно да се позове на разпоредбите. Това се случва, поради следните причини: в различните регламенти, понякога са един и същ въпрос се разглежда по различен начин.
В допълнение, аз подкрепям определянето и яснота при представянето на вземания, които не винаги се наблюдава в документа регулаторни насоки. Така например, в Насоките за подготовката и прилагането на номенклатурата на организацията работи, примерни и стандартни случаи номенклатури, разработена от служители BelNIIDAD и Министерството на архиви и документи за управление на Министерството на правосъдието на Република Беларус, той не казва нищо за това, което можете да или не може да бъде в подготовката на номенклатурните въпроси консолидираните да се използва под формата на таблица. Въпреки това, в горния пример, номенклатурата на методически препоръки на организацията работи използва табличен вид номенклатура на нещата. В действителност, когато широко разпространеното използване на компютърни технологии маса форма е много удобно във всяко едно отношение за работата. В същото време в Националния архив на Република Беларус за инспекции на работниците и одобренията, номенклатури работи безкомпромисно търсене за изключване на таблична форма. Има ли основания за това, или това е просто знак на почит към далечните дни, когато описа не е отпечатан на компютъра и на пишещите машини? Въпросът не е, ще изглежда плитко и празен ход, ако проверките ще сочи към този момент като коментари.
Аз разбирам, че въпросите ми са най-вече риторични, а аз не очаквам днес, за да се отговори на тези и други въпроси, които са натрупали. Аз просто искам, скъпи колеги, че винаги замислено възприемат всички разпоредби на регулаторните и процедурни документи и изисквания за контрол не се възприемат на вяра, но-убедително. В случаите, когато нормативната уредба няма споразумение или всяко положение не е предвидено, за собственото си спокойствие и ред, е необходимо да се регулират тези проблеми, като местните разпоредби, по-специално, за да осигурят тези елементи в наръчник за управление на документацията на вашата организация.
По този начин, с изключение на факта, че трябва да сме готови да се срещнат Gosarhivnadzorom, имах в предвид и фактът, че трябва да бъде готов да защити своята гледна точка. Все пак, това по никакъв начин не не е свързан с обосновката на нашето бездействие и пренебрегване на въпроса. Мисля, че е разбираемо.
Свързани статии