Разделяй и владей: функциите на счетоводството и продажби

Много компании са изправени пред проблема за разделение на задълженията между счетоводството и отдел продажби. За последното, най-важното - да се продава стоката. В този случай, мениджърите обикновено не обръщат достатъчно внимание на документален страната на сделката, което не е възможно без заплащане. Как правилно да се разделят отговорностите на отделите?

За да се разреши или да предотврати отдели конфликтни първоначално трябва да бъдат ясно да се определи разпределението на отговорностите. Необходимо е също така да се обърне внимание на функции, които са в пресечната точка на двата отдела. Помислете каква функция.

1. Предоставяне на документи в определен час.
Счетоводители се нуждаят от някаква информация за контрагента да завърши формите. Липсата на данни или неправилни полета може да доведе до плащане на сметки, отчитането на грешки и санкции след данъчна ревизия. Продавачите го възприемат като твърде придирчиви и не желаят да губят време по искане на клиента информация и попълване на необходимите формуляри или да определи собствените си грешки в документите. В допълнение, конфликти възникнат и когато счетоводството изисква оригинални документи, а не на техните електронни колеги.

2. Комуникация с клиента.
Счетоводство - това е вътрешен услуга на компанията. Преките отговорностите на работата си, обикновено не се включват контакт с клиента. Разбира се, в повечето фирми, това правило не се спазва, а мениджърите често за финансова или документален филм за "прехвърляне" на клиентските сметки. Но такова отношение може да си счетоводител от работа и не винаги ще бъде полезно да се установи отношения с клиента. Продавачът е насочена към клиенти и знае как да общува с него. Счетоводни не е подготвен предварително за такава комуникация и не винаги са наясно каква информация трябва да бъде съобщена на лица извън и кой стил на комуникация използва.

3. Строги населени места с клиенти.
Всички изчисления трябва да отговарят на сумите, предвидени в договорите, сметки, фактури и други документи. Когато несъответствия в количествата на отговорността за това ще бъдат поети от счетоводител. Отдел продажби специалисти понякога желание да "прощава" на клиент нищожната сума за поддържане на лоялността му или да му даде "капитулация", защото те не винаги разбират какво означава това счетоводство.

Докато компанията е малък и броят на клиентите, тя има по-скоро ограничени и приходите за всеки клиент, не е толкова голяма, счетоводен отдел на изпълнителя понякога той им напомня за необходимостта да се плащат сметки и да се установят други въпроси директно. Но с размера на растеж на бизнеса, задържани клиенти, както и броя на клиентите, техните неизплатени сметки и други въпроси се увеличили значително. Счетоводство няма време за редовни "чукат вземания." Освен това, независимо от такива отлични качествени счетоводители като отговорност, точност и точност, често тези хора не разполагат с необходимите близък контакт с комуникационни умения на клиентите. Те не трябва да имат тези умения. В резултат на това да започне да страда отношенията с клиентите, счетоводителите пренасочват към задачи, които не са свързани с техните задължения, както и всеки проблем се решава за по-дълго и по-трудно, отколкото би могъл. Счетоводни изисква търговски екип, който води клиенти на компанията, самостоятелно говорим за тях и да ги убеди да си плащат сметките навреме, и да предостави документите. Изглежда, че е логично. Но отдел продажби вярва, че неговата задача - да продават. Ако клиентът се е съгласил да закупи даден продукт или услуга, информация за него е получено и подписано споразумение, задача на продавача е направено, и банкови операции вече не са под неговата юрисдикция. В резултат на това компанията получава допълнителен конфликт в рамките на компанията: служители "хвърля" на клиента един до друг, като горещ картоф.

Решение разделение на функциите

Има два начина за решаване на тези проблеми. Както изисква известно преструктуриране и ясно подреждане на процесите в компанията.

Бележки в изолация. За да се разрешат конфликтите службите следва ясно да определят разпределението на отговорностите. Важно е да се регулират всички процедури и да се изгради компанията на ефективна система за управление на документи, което ще позволи на време, за да напомня на всеки служител на своите задължения и да следите на всички документи и фактури в системата.

Второто решение на проблема - премахване тежестта на борбата срещу вземания и неправилно документирани с двете дивизии и да се създаде допълнителна единица в компанията. отдел Име говори за себе си. Това е хубава маркетинг ход: клиентът в цялата комуникация с компанията след сключването на договора може да комуникира само с един човек, който винаги ще бъде наясно с неговите нужди. В допълнение, клиентите ще бъдат подготвени да общуват само хора, които дори и в най-трудните ситуации на конфликт ще бъде в състояние да реши проблема, без финансови загуби за компанията.

Най-ефективни е цялостен подход: правилно структуриран работен поток, удобен CRM-система, регулирането на всички процеси и създаването на отдел за работа с клиенти, за да спомогнат за разрешаването на всички проблеми, бързо и ефективно, споменати по-горе. Разбира се, счетоводство и отдел продажби от време на време все още ще бъдат включени в решаването на различни проблеми, както е необходимо, но не и в такъв мащаб, какъвто е случаят при липса на отдел за работа с клиенти.

Например, работата на организацията може да бъде структуриран по следния начин. Когато се свържете с клиента комуникира с отдела за продажби. Когато потенциален клиент е получил цялата необходима информация, и се съгласи да сътрудничи с нея започва да работи на управителя да работят с клиенти. След сключването на договора за услуги, го изпраща на счетоводния отдел чрез CRM-система "карта", която определя всички необходими данни на клиента.

В зависимост от счетоводството на данни изгражда бъдещата си работа по отношение на този клиент.

Ако липсват подробности, програмата просто не позволява да се извършват транзакции по сметките. В този случай мениджърите да работят с клиенти посочите желаните данни от клиента и счетоводител може да продължи да работи.

След сметки и прилагане информация се предава на отдела за работа с клиенти и колеги изпращате всички документи на клиенти. Track вземания също могат да бъдат автоматизирани, и, ако е необходимо, всички преговорите за плащане води отдела за работа с клиенти.

G. Afleeva,
Счетоводител BDO Аутсорсинг дивизия