Необходимо е пълното име на организацията, в името на позицията, само в случаите, когато документът не е издаден във формуляра. Тази ситуация възниква, например, при подготовката на съвместни споразумения (съвместно писмо, на съвместна заповед, договор, споразумение, и т.н.).
Пълното име е винаги първите инициалите и след това - името. В този случай, между инициалите и фамилията на разликата не е направено.
Име на пост в необходимия "подпис", трябва да бъдат отпечатани от нулева позиция в раздела, т.е. от лявата граница област. Обяснение подпис се издава от шестия позиция на страницата, съответстваща на белезите 48 печатни (когато поставяте документ на пишеща машина), или 120 mm (в случай на документ на компютър). Привеждане грешка се дешифриране на подписването на дясната граница на полето.
При подписването на изходящите документи се подписва, като правило, първият екземпляр на документа и копието остава в организацията (наречена ваканция), заверени от служба за управление на документи.
При подписването на административни документи (заповед, указ, и т.н.) е подписан само на първа инстанция, а по-късно повторен и сертифицирани. При извършване на съвместни документи, актове, протоколи, договори, подписи бъдат поставяни на всички копия на документите, които по този начин придобиват статут умножават скриптове (всеки екземпляр на скрипт).
Проектът на документа, представен на съответния официален подпис (на базата на неговата компетентност) напълно обзаведени, тествани, последователен, заедно с приложения и (ако е необходимо) на материалите, на които тя се състои.
Дейностите на организацията, често имат ситуация, в която проектът е вече готов и се съгласиха документ предвижда подписа на лицето (например, директор), който по някаква причина отсъства (болестта, ваканция, бизнес пътуване и т.н.) и не може да го подпише. В този случай, подписването на документа извършва заместник-ръководител или лицето, го замени временно, и подписът е направена по модела:
IO фабрика мениджър
Заместник. фабрика мениджър
Нормативни правни актове не позволяват подмяна на съкращенията "Актьорско майсторство", "Зам." Знакът "/" или претекст "за". Декодирането на подписване също трябва да се съобразят с имената на длъжностното лице, което е подписало документа.
За да се ускори подготовката на документи, подобряване на работния процес, което спестява време мениджър в организации, се препоръчва да се делегира подписването на някои документи на длъжностните лица, в съответствие с тяхната компетентност и отговорности. Делегиране на правомощия да подпише трябва да бъде фиксиран стандарт; то се осъществява, като правило, чрез издаване на съответната заповед на ръководителя на организацията или отразени в други правни актове на организацията (чартър или позиция на организацията, редът на разделението на отговорностите между управлението, Управление на записите обучение в организацията и др ..).
Подписаните документи нямат право да правят корекции и допълнения без разрешение на лицето, подписало документа.
Андрей Рибаков, директор
Беларуски изследователски институт
Управление на записите и архивистика,
Кандидат на историческите науки
Свързани статии