за срещата
Като правило, на срещата трябва да изпълнява такива функции, като комуникация, оценка на ситуацията, отговор и изпълнителни служители, съвместните действия настройка да се развива и решения за контрол. За да използвате ефективно събранието, което трябва да разберете своите предимства и недостатъци.
Грешки при провеждането на срещи
Типични грешки, най-често в заседанията са както следва:
Това често се случва, че водещият срещата не е напълно наясно с това, което в резултат на това той иска да получи в крайна сметка. Ефективни срещи изисква ясна цел и специфични цели;
- невъзможност да се изгради по време на срещата в съответствие с тази цел.
След срещата се превръща в "говорилня", т.е.. Д. загуба на време. Това често допринася за използването на дневния ред на термини като: "да се говори за ...", "обсъжда този проблем ...", "контур разрешение от пътя ..." и т.н., и "предостави на участниците информация за ..." по отношение на резултата, "да се върна .. нас на ... "," съгласие по реда на взаимодействие ... "и др.
Оперативни (седмични) срещи са предназначени за решаване на текущите проблеми. Въпреки това, някои лидери, не са в състояние да използва срещата като инструмент за управление, смятат, че е загуба на време и просто не знаят какво трябва да се каже за тях. В резултат на това се провеждат срещи, но сегашната планирането и контрола съществуват сами по себе си, и на срещата - сами по себе си;
- липсата на готовност на участниците в срещата.
Това може да се изрази в непознаване на темата на срещата, без притежание на наличния материал, нежелание да участват в дискусията;
- Липсата на ясни срокове среща (регламент).
Срещата става безкрайно дълго или твърде кратък;
- противоречието между целта на срещата и методите на неговото прилагане.
Различни видове срещи и особено на общото събрание на работниците и служителите не могат да бъдат държани от един метод - това води до провал.
Предимства на среща
Специалисти и управленски практики, имайте предвид следните предимства като инструмент за управление на среща. По този начин, на срещата:
- гарантирана лоялност на служителите, за да се вземат решения.
- Тя ви позволява да колективни средства за намиране на оптимални решения.
- Тя ви позволява бързо да получат обратна връзка "отдолу".
провеждане на срещи са основните предизвикателства, с цел постигане на ефективността на организацията и мотивацията на служителите на органите на изпълнителната власт на местно самоуправление за постигане на общите цели.
Форми и видове среща
За практически ефективно използване на този инструмент за управление, обърнете внимание на концепция, видове и типове срещи.
Среща, като част от дейностите по управление на ръководителя (или единици) позволява използването на колективната мъдрост, знания и опит на експерти за решаване на сложни проблеми, организират обмена на информация между отделните служители и структурни звена, незабавно донесе конкретни цели за преките извършители и наблюдение на тяхното изпълнение.
Монтаж и метод за среща представлява колективен обмен на информация, която приключва приемането на конкретни решения. Те се различават:
- кръг от участници (началници на отдели присъстват на заседанията, секторите, отговорни експерти или заинтересовани страни, както и срещи - всички служители);
- характера на обсъжданите въпроси (по време на срещите бяха обсъдени текущи въпроси, специфични и срещи - са по-чести, натрупани в продължение на определен период от време или в дългосрочен план);
- предназначение (срещи са оперативни по характер и са предназначени да се направят корекции за подобряване на текущите дейности, срещите предимно обобщени и определени планове за бъдещето).
За целите на следните видове срещи:
- уводна (издаване на работни места, обучение);
- информация (обобщена информация, проучването гледни точки);
- разяснително (служители вяра в нещо);
- проблематично (колективно решаване на проблеми търсене);
- поучителен (привеждане до знанието на необходимата информация и обяснение на начина на действие);
- ред (получаване на актуална информация за състоянието на нещата и да се преодолеят недостатъците);
- координация (осигуряване на сътрудничество между подразделения).
На начина на извършване на тези срещи могат да бъдат идентифицирани:
- група интервю като метод за изучаване на разделение на мненията на работниците и служителите по конкретен проблем;
- "Мозъчна атака" (мозъчна атака) като метод за разработване на нови решения и идеи;
- прави с цел разрешаване на проблемната ситуация и развитието на конкретни решения група решение;
- панелна дискусия от конкретния случай (специална, нестандартна ситуация);
- групова дискусия.
В рамките на подготовката е необходимо да се определи целта на срещата.
В съответствие с целите на срещата е необходимо да се поканят само онези служители, които:
- отнеме или да участва във вземането на решения по въпроси, за да бъдат разгледани на заседанието;
- на техните задължения трябва да се запознаят с информацията, която ще осигури водеща по време на срещата;
- ще изпълни взетите решения.
Други служители да получават необходимата информация или конкретни инструкции от преките участници (техните лидери).
В дневния ред на заседанието на необходимостта да се включат само тези елементи, които наистина могат да се разглеждат в определеното изпитно време. Продължителността на срещата зависи от целите и дневния ред.
Максималната продължителност на срещата на проблема с интензивна програма - 1,5-2 ч В същото време не трябва да забравяме, че след 30-40 минути работа, участниците започват да отслабват внимание, през 70-80 минути има физическа умора, над 80-90 мин развива "отрицателна. Дейност "- да започне разговори и извършване на външните работи. След 2 часа непрекъсната работа, хората са готови на всичко, за да се разбият скоро.
По този начин, в дневния ред трябва да включва малък брой въпроси, така че да можете да ги обсъдим внимателно по време на срещата. Следователно, трябва да се отърве от дребни проблеми, които могат да бъдат решени извън заседанието.
Опитът показва, че по-добре старт среща от напомня на публиката какви решения са били взети преди и все още не са изпълнени, въпреки че условията са изтекли, и който лично е отговорен за това. Такова начало веднага се настройва за да представи бизнес хармония и дисциплина. Водещият на събранието трябва да притежава техника встъпителна реч, което обикновено отнема 3-4 минути. капитанът трябва да докладва за това време:
- Целта на срещата;
- дневен ред;
- възможни решения и условия за тяхното приемане;
- нормативните актове и изсичане на поръчката.
Провеждане на официално протокол не винаги е необходимо, но е необходимо фиксиране на решения, срокове, отговорност, отчетност, контрол.
психолог
1. Главата трябва да остане в неутрална позиция! Това има положителен ефект върху емоционалното състояние на аудиторията.
2. Винаги поддържам разговора. Ако е имало неловка пауза, веднага се намеси: с помощта на допълнителни въпроси, обяснения или чрез обобщаване на предварителните резултати. ,
Свързани статии