В тази статия ще прочетете:

Организиране на бизнес пътувания и намаляване на разходите

Служителите, които докладват за контрол на средства

Ефективните начини за спестяване без компромис по отношение на качеството

Организиране на бизнес пътувания - важна стъпка, която трябва да се подхожда разумно. География пътуват нашите мениджъри са много широки. Те посещават клиенти в цяла Русия, страните от ОНД, в чужбина. Често на територията Красноярск, на полуостров Ямал и Урал, Казахстан и Беларус. И пътуват много: през последната година - повече от 300, а тази година - вече повече от 150. Всяка година броят на бизнес пътувания се разраства, тъй като бизнесът се развива, увеличаване на производствения капацитет, разширяване на клиентската база, привличане на повече доставки и преговори.

Продажбите пътуванията на служителите на бизнеса да направи контакт с клиенти, преговори, участие в търгове и изложби. Много инженери на туристически услуги за монтаж и въвеждане в експлоатация на готовия оборудване. И по-малката част от пътуването е необходимо да се учат в други градове - за служителите на всички отдели. Като цяло, можем да кажем с увереност, че чрез правилно структурирана организация на пътувания зависи от ефективността на компанията.

Организиране на бизнес пътувания и определянето на стратегически насоки

По мое мнение, най-важното нещо - да получите най-доброто от вашия престой в мениджърите на мисията. Приоритетите ни са: продуктивна тренировка и бързо завръщане в офиса. Ето защо, например, ние предпочитаме въздушния транспорт към железопътния транспорт, ако има такава алтернатива, въпреки разходите bo`lshie. Служителите на влака си купят билети само в отделението, така че хората да се чувстват комфортно, като по този начин увеличаване на разходите за бизнес пътувания, но увеличаване на влиянието и управлението.

Трябва предварително да се определи основните планове на мениджърите за бизнес пътувания и да ги направи толкова богат, колкото е възможно. Изчислява маршрут, така че на пътуване, всеки служител е развила толкова контакти, колкото е възможно. Нашата компания помага на служителите за да остане в командировка по-ефективни, осигурява не само корпоративна мобилна комуникация, но също така и мобилен интернет. За тази цел има специален "пътуване" плоча, който е свързан с всички необходими услуги и дори в рамките на ICQ.

• Професионално обучение на мениджъри по продажбите в 3 етапа

Друг важен факт е, че работните процеси не трябва да страдат, докато работникът или служителят е далеч. Ние трябва да се изгради безболезнено съвместните планове, въведе "график на отсъствия" в корпоративния д-портала. Тя показва всички планираното пътуване в продължение на поне една седмица предварително: име, дата и място на липсата на движение. Аз препоръчвам да се приемат: график ви позволява да запишете на компанията обичайния ритъм на работа.

Виртуални преговори, като начин за намаляване на разходите за пътуване

Ако няма нужда от физическо присъствие на мениджър в преговорите, например в друга държава, или сте с ограничен бюджет, можете да използвате виртуални преговори. Днес това е създаден по-ефективни технологии, по-специално, обществен телеприсъствие 1. Поради това развитие, организиране на бизнес пътувания до миналото, решаването на бизнес проблеми в много отношения вече не зависи от държавните граници, разстояния и тарифите за въздушен превоз. Системи позволяват по всяко време да общуват с чуждестранни колеги или партньори с пълно чувство на лична присъствие на кръглата маса. Разпръснати по целия свят голям брой обществени и частни стаи "виртуална телеприсъствие", които могат да бъдат използвани, например, да се демонстрира на нов продукт или презентация. Крайното решение за това дали мениджърът трябва да отиде на екскурзия или не губите време и пари, за да отговори на практика ви отведе. Според нашите данни, сега се отнася до такива технологии повече от 62% от пазара на бизнес пътуване.

Източник: Асоциация Бизнес Travel

Присвояване отговорност за организирането на бизнес пътувания

За организиране на пътуванията имаме отговорно офис мениджър. Тя планира пътуване, избира път, заминаване, нарежда най-икономичните билети и хотел (например, понякога е полезно да се резервира по-скъп хотел, който се намира по-близо до бизнес среща, отколкото да плащат за такси в града), визи.

Самият служител на подготовката за пътуването не е спряно. Ако планирате бизнес пътуване до друга държава, или в много отдалечен район на Русия, самият мениджър открива това, което там се прогнозира времето, изучаване на местните особености, изготвяне на карти и миграционни маршрути. Това ви позволява да контролирате ситуацията на място и да се чувстват по-комфортно.

• Как да навлезе на нов пазар: организацията на изложбата в 5 стъпки

Организиране на бизнес пътувания - това не е бърз процес. При планиране на пътувания най-важното - възможно най-скоро информира офис мениджър за предложената пътуването и да направите поръчка. Ние трябва да се прилага чрез портала за корпоративна електронна поща.

Подгответе се предварително. Оптималният срок на кандидатстване за бизнес пътуване - две седмици преди пътуването. Понякога ние сме в състояние да го наблюдаваме, но често се дължи на различни форсмажорни обстоятелства, като например за среща с стратегически важен клиент, е необходимо да се прилагат няколко дни преди отпътуване. И в този случай, наличието на един човек, който има пълна информация и всички контакти за организиране на бизнес пътуване е голямо предимство. Това ви позволява правилно да се подготви за пътуването, дори и в един много кратък период от време.

Определете лимит на разходите за командировки

Нашата компания е поставила следните ограничения за пътуването до Русия. Daily - 1500 рубли. цената на хотела - 5000 рубли. на ден. Както показва практиката, това е средната цена на бизнес пътуване, които позволяват на мениджърите да се чувстват комфортно, и с това, което надхвърля. В допълнение, ние ще се компенсират разходите за такси, ако служителите пътуват с багаж. За пътувания в чужбина при условие надбавка в размер на 2500 рубли.

Въз основа на тази информация, както и броя на необходимите бизнес пътувания, формиран бюджет на дружеството за пътуване. Ние не води до намаляване на броя на пътуванията - толкова, колкото е необходимо. През последната година в командировка е похарчила около 0,2% от годишния оборот на 1,6 милиарда рубли.

За да контролирате разходите за бизнес пътувания, можете да използвате виртуални кредитни карти, които нямат материален носител и са предназначени да направят покупки в Интернет. Те могат да бъдат свързани към обща корпоративна сметка и се управлява централно. С тяхна помощ лесно можете да зададете конкретен бюджет за бизнес пътуване и да се идентифицират доставчиците на услуги.

Контрол на разходите за пътуване и поведение отчетния

Вие, като лидер, трябва да следи пътните разходи на персонала и действителността. Мениджърите трябва да знаят какво документи са необходими, за да премине в доклада за пътуване. Тя трябва да се фиксира в положение на мисията, в която се определят границите на пътуване и цялата процедура по регистрацията им. В рамките на три дни от служителите на пътуване са длъжни да представят документи (билети, офис мениджър). Ние не трябва да излизат на принципа, че ако изведнъж някакъв документ, потвърждаващ служителят не работи, като например получаване от такси, което не винаги е в състояние да осигури, - вярвам в думата.

Според резултатите от мениджъри по продажбите пътуване премине доклад за напредъка, които описват подробно резултатите от срещи и преговори. "Servisniki", т.е. инженери, които извършват дейности по поддръжка на нашата доставя оборудване, трябва да преминават акта на предоставяните услуги и доклад на отдела за технически контрол. Но тези, които присъстваха на обучението, да предостави за докладване, копие от удостоверението.

Вследствие на резултатите от пътуване доклад за сметка на счетоводството, че е по-надежден. Насърчаване на тези, които не могат да отделите време, за да се документира, както следва: а не предадат доклад за пътуването, не се такси за следващото си пътуване. Тъй като много работници отиват, го дисциплинира.

Въведете стандартите на достъпна услуга

Юлия Kutina, изпълнителен директор на Асоциацията на бизнес пътувания

Аз вярвам, че ефективната организация на бизнес пътувания е невъзможно без политика за пътуване, или да се използва по-запознати терминология за руския бизнес, разпоредбите относно официални мисии.

Само когато стандарти на класове на услуги са регламентирани в документите, вие ще бъдете в състояние да обясни убедително на служителя пътувате по работа защо, например, лети в икономична класа и ще остане на ниво хотел "три звезди".

Потърсете начини за спестяване на разходи за командировки

Спестяванията, които постигнахме по различни начини. На първо място, се дължи на факта, че редът на билети и хотели концентрира в едни и същи ръце. По този начин ние се натрупват точки от авиокомпаниите и агенциите, които харчат за командировките на персонала.

На второ място, с предварително планиране, за да пътуват до въздушния транспорт, например, можете да спестите до 50%. По-специално, цената на разлика самолетен билет за два дни преди датата на пътуване или в рамките на 14 дни до 10 000 рубли. и др.

• Бизнес в криза: 8-важните стъпки, които трябва да се направи по време на стагнация

Третият фактор се отнася до участието в изложения и конференции. Като правило, която получаваме от организаторите на сделките с купон за настаняване. Ние и те самите са имали опит на поместване на множество посетители от други страни и региони на Русия, когато организира международна конференция доставчици на компанията. Те също така платен собственото си настаняване в хотел Ярославъл и получи 5% отстъпка от цената на договора ни с нея.

И накрая, да се намали количеството на движение, а не реализирането на печалба и не е насочена към развитието на компанията. Така например, разходите за пътуване на нашите служители към клиентите да извършват въвеждане в експлоатация на работа обикновено се включват в стойността на оборудването. мениджъри екскурзия за преговори и впоследствие се възстановяват. Това е съвсем друго нещо - едно пътуване в случай на ремонт гаранция. За тях ние се плаща в тези разходи, разбира се, не се интересуват. За нас това е допълнителен стимул да изключи всякаква възможност за освобождаването на нашия неуспех оборудване.

Бизнес туристическа асоциация - независимо сдружение на клиенти корпоративни туристически услуги. Партньор на Асоциацията на корпоративните мениджъри бизнес пътувания (АСТЕ) и германската асоциация Travel Business (VDR). Тя си сътрудничи с водещ доставчик на бизнес-пътуване услуги. Официален сайт -www.businesstravelrussia.ru

Прочетете в следващия брой на "Търговски директор"