Практиката показва, че най-оптималния структурата на бизнес е дружество с ограничена отговорност (по-нататък - LP), така че гледайте заглавието на статията си върху проблема за пример.

Тъй като е необходимо да се подготви стартирането на учене през целия живот, получавате, изпращате, контрол и съхранение на огромен поток от организационни, административни, финансови и други бизнес документи. А там, където главата на LLP този документален филм поток по някаква причина не плащат достатъчно внимание, той започва да се удави в нея. В резултат на това на своите бизнес партньори, тъй като не бяха получили своевременно очакваните документи се изнервят, а самият той се опитва да си спомни кога и на кого документите бяха раздадени за изпълнение.

За да не бъде в тази ситуация, ръководителят на LLP, трябва първо да се организира една ясна операционна система офис. Нека да видим как тази "книга", за да се реши проблема оптимално.

За да започнете, се изяснят основните понятия. В най-общ вид на водене на документацията - дейност, която обхваща въпроси от документация и организация на работата с документи (комплекс от документирани техники за обработка на информация) в изпълнението на дейности по управление: подготовка, приемане, предаване, записване, индексиране, одобрение, поглед, подписване, възпроизвеждане, представяне, изпращане , контрол, съхранение и унищожаване на документи.

Документите, които трябва да бъдат във всяка LLP, могат да бъдат разделени в следните групи:

1.Uchreditelnye и правни документи:

- меморандум и устав;

- сертификат за държавна регистрация;

- сертификат за собственост на земя или на правото на временно земя под лизинг;

- рамкирани сертификат за собственост на недвижим имот или договор за наем на имота;

- лиценз за разрешените дейности, изискващи лицензиране.

2. Организационни документи:

- структурата и персонала LLP;

- Редът на разпределение на официалния (служители) офис мениджъри LLP (ако са повече от един);

- регламенти, по структурни звена, обществени организации, клонове и представителства LLP;

- длъжностните характеристики на служителите (на заплата на персонала); LLP

- други документи, вътрешна циркулация (инструкции, указания и т.н.).

3. Документи на административната дейност:

- протоколи от общи събрания на акционерите на дружеството; Open

- протоколите от заседанията на други органи LLP (управителния съвет, надзорния съвет, Одитният комитет);

- разпорежданията на ръководителя на LLP по ключови въпроси на икономическите и финансови дейности;

- нормативните правни актове на държавни органи по въпроси, свързани с дейността на LLP;

4. Финансова и счетоводна документация отчитане.

5. Преписка с правителствени агенции и недържавни участници по въпросите на LLP.

6. документи за персонала:

- индивидуални трудови договори с работници и служители;

- лични въпроси (лични карти) работниците и служителите;

- поръчки на персонал и персонала въпроси;

- трудови книжки на работниците и служителите;

- материали от трудови спорове, жалби (извлечения) на работниците и служителите, както и разследването на нарушения на трудовата дисциплина и трудови злополуки;

7. Документи за работа по договора:

- икономически договори (договори) и кореспонденцията по тях с бизнес партньори;

- искови молби в съда, както и техните решения, както и съответствието на тяхното изпълнение;

- нормативните правни актове, свързани с работа на акорд.

8. Документите за планиране на производството и бизнес дейности:

- работни планове за календарни дати (месец, тримесечие, година), както и справка за изпълнението им;

- Материали официални срещи за изпълнението на производствените планове и други въпроси;

9. Документи проверки на LLP държавен надзорен и контролните органи и кореспонденцията по тези въпроси.

10. Референтен - информационни документи.

Присъства систематизиране на документите (разбира се, това е във всеки случай може да се коригира, като се вземат предвид особеностите на учене през целия живот на задължителните дейности) се изпълняват по нареждане на ръководителя на LLP като номенклатурата на делата чрез възлагане на които се падат (индексиране) и номер на конкретни лица, отговорни за правилното им управление. В образуването на номенклатурата на делата главата LLP, моля, имайте предвид, че тя трябва да отговаря на следните изисквания:

- отрази на целия поток от документи, представени в хода на учене през целия живот;

- номериране номенклатура на нещата е направено в зависимост от тяхната значимост и взаимоотношения. Обикновено първите номера, присвоени случаи номенклатура, съдържащи съставка и правни документи, и по-нататък, в съответствие с тяхната класификация;

- във всеки случай номенклатурата посочен срок на годност и лицето, отговорно за неговото поддържане и опазване.

Номенклатура случай от датата на институцията и за прехвърляне на архива или унищожаване, се съхраняват в структурните звена на учене през целия живот на изпълнителите (тези, които отговарят), или в офиса.

Възползвайте се и доставят документи на случаи на постоянно съхранение не е разрешено. Това освобождаване може да се направи само по искане на съдебните и разследващите органи. В този случай, в случая трябва да остане на заверени копия и акт за причините за тяхната поява.

Премахване на номенклатурата на делата на учене през целия живот на сградата е позволено само първият лидер в изключителни случаи.

За съхранение на документацията главата LLP, в зависимост от обема на документооборота, създава офиса на служител или определен от тях, основните

които (TH) функции са както следва:

- получаване на електронна поща (включително документите, които идват с посланиците са заведени или партньор) и регистрацията му в дневника на входящи документи;

- доклад подал документи ръководители LLP в съответствие с разпределението на правомощията им;

- получаваме от лидерите на прегледаните документи и разпределението на тях чрез боядисване конкретен изпълнител, определен в решението на главата на документа;

- контрол върху навременното изпълнение на задачи от страна на Изпълнителя, определен в решението;

(Специална доставка, факс и др);

- отстраняване от контрола на изпълнение на документи;

- TOO докладва на началниците на документи и задачи, срокове са изтекли изпълнение;

- възпроизвеждане на документи по указания на ръководителите и служителите на LLP приложения;

- сертификати за ориентиране и издава на заинтересованите страни за преминаване на документи;

- набор от документи на вашия компютър за задачи, мениджъри LLP;

- съхранение, отдаване под наем на архив или унищожаване на номенклатурата на случаи, в съответствие с действащата нормативна уредба;

- изпълнението на задачите мениджъри TOO други помощни технически видове работа.

След създаването на Службата (офис услуги), както и развитието на съответните разпоредби на изчерпателен списък на права и задължения, е необходимо да се подготвят поръчките и първата глава на LLP одобрява:

1. Разпределение на задълженията (сили) сред изпълнителните директори на компанията.

2. Разпоредбите на подразделения, клонове и представителни офиси LLP и длъжностните характеристики (мита) на своите служители.

3. Инструкции за управление на документи (процедура за получаване и предаване на документи) в LLP.

4. Процедурата за подготовка, сключване на търговски договори и контрол върху тяхното изпълнение.

5. регулации на труда (Работно време) в учене през целия живот.

6. Наредба за възнаграждения и премии, както и издаването на парични заеми и помощи.

7. Наредба за охрана на труда, безопасността и здравето на работното място.

8. Списъкът на информация, която представлява търговска тайна.

Документация на която и LLP съдържа много поверителна информация, и следователно на въпросите за правилното му обръщение и съхранение трябва да се третират сериозно.

Както вече бе споменато, дейността на която и LLP започва със създаването на документи (учредително споразумение, устав), получаване на документи (удостоверение за държавна регистрация, статистическа карта и т.н.), за публикуване на документи (заповеди, наредби, решения и т.н.) и е придружена от различни документи, до неговата ликвидация. Какво се разбира под "dokumentoborotom" и как да го организирате правилно?

В документа се признава всички материални носители (хартия, флопи дискове, ленти и т.н.) за обработка и предаване във времето и пространството.

За референтни документи (офис) е необходимо да се образува специална структура (офиса) или маркирайте специален офицер (секретар). При разглеждането на този въпрос следва да се основава на възможностите на компютрите оборудване, копирни машини и друга офис техника, както и целесъобразността на използването на времето и интелектуални способности на служителите на технически операции машинописни да се определи:

1) Ще дейността, необходима на дружеството да се подготвят документи, пишете на компютър, печат, отпечатайте отново след коригиране глави и да се възпроизвеждат всички служители себе си и техническата работа (изцяло или частично) ще изпълнява операторите компютър (асистенти и т.н.)?

2) Кой ще събира визови заинтересовани страни по проекти, изготвени от компанията (или получена от) документи на фирмата: самия изпълнител, прекия си ръководител, Службата на работник (чиновника), или офис мениджър?

3) Дали да се даде възможност на посетителите (клиенти, бизнес партньори и др.) За да се предават на ръководителя на каквито и да било документи в лице (по време на частна рецепция) и всички входящи документи трябва да бъдат изпратени само чрез Office (секретар) с тяхната задължителна регистрация?

4) Как ръководството на компанията трябва да налагат резолюция на документите, считани от тях: директно на инструмента или на специален лист за резолюции? Вторият вариант е неудобен факт, че този лист може да се изгуби случайно или умишлено унищожени от изпълнителя и след това върху съдържанието на резолюцията ще се познае само.

5) Какви документи (и двете входящи и изходящи) ще вземе главата на контрол на дружеството?

6) Кои са мениджърите на компанията ще имат право да подпише (първа, втора и т.н.) от финансови, счетоводни и изходящи документи, както и за осигуряване на отделните документи за печат на фирмата, ако е необходимо?

7) ще бъде създадена на строг контрол върху използването на компютърна и копирна техника?

Конкретни отговори на горните въпроси и по-пряко

свързани с организацията на работния процес процеси в компанията, те трябва да бъдат изложени в поръчките, инструкции, подзаконовите и другите документи, вътрешна циркулация и донесе на ръка до знанието на всички служители.

Като насоки, двете най-важни етапи на документа:

1. Кога и преглед на входящи документи.

2. Получаване и изпращане на изходящи документи.

Приемане и разглеждане на входящи документи.

- дата на печати трябва да докажат (установяване) към момента на изпращане и получаване на писма;

- документ е личен характер, и няма надпис върху плика ", за да представи себе си" .Kstati, Службата получи от ръководителя на компанията ясно написано на инсталационната процедура за разглеждане и регистрация на такива писма, получени от негово име и на служителите на компанията.

Факт получаване на документи в офиса на фирмата е фиксирана носят специалния печат, на регистрацията. Не обръщай внимание на регистрацията на документи, получени от компанията не може, веднага след като регистрация дава възможност за пълно внимание, за да следи за качеството и да извърши бързо търсене на необходимите документи.

След регистрация в офиса на документите трябва да бъде представен за разглеждане от изпълнителните директори на компанията, в структурни звена или чрез позоваване на конкретни служители. Правилната организация на процеса на работа се счита, когато получил от компанията постави документа минава пътя за него по най-краткия маршрут, т.е. чрез най-малкия брой случаи, в оптимално кратък период от време и с един престой във всеки случай. По този начин, ръководител на компанията е освободен от необходимостта да се разреши маловажни въпроси и ви спестява време за преглед на най-важните документи.

Получени в документите на дружеството трябва да се разглежда, като правило, в деня на пристигане и без бюрокрация. След като взе предвид документа, главата трябва да нанесе върху него конкретно решение. В резолюцията е необходимо да се посочва името на члена на персонала, на когото е изпратен документ за информация, мониторинг или производителност, ясно предвижда насоки за времето на изпълнение и изпълнение. Ако е необходимо, в офиса на персонал или служител се дава инструкции да поеме изпълнението на документа по специален контрол. Ако изпълнението на документ, поверено на повече от едно лице, името на лицето, отговорно за изпълнението на цялата или служителят документ е даден първият.

Резолюция трябва да бъде написано на първата страница на документа, освен в случаите, когато са представени документ за преглед и трябва да бъдат върнати, за да го изпрати на организацията. В такива случаи решението се прилага към документите, приложени към специалните листовете хартия.

Изпълнението ще идва от главата на изпълнителя на документа се контролира от служител на Службата на или щабен офицер (контрол инспектор) до момента, в изпълнителната власт съответно (подготви отговор на искането или друг документ) не го изпълни, на която бележка в списание или контрола ( регистрация) карта.

За лесно документ всеки художник (включително изпълнителен директор) трябва да бъде на четири папки:

1) документи за разглеждане;

2) документи за изпълнение;

3) документи за контрол;

4) изпълнение на документи.

От последните документи папка, подадени в номенклатурата на дело, което е самата

Определена част от документите, получени от компанията. То не изисква писмен отговор. По-специално, регулаторните нормативни актове на държавни и местни органи на управление, съдържаща някои общи изисквания. Изпълнението на тези документи е да отговарят на изискванията на тези служители. Като правило, тези документи са поставени марки на "Готово", "Приети за лидерство", подпис на ръководителя на фирмата, както и датата.

Получаване и изпращане на изходящи документи.

Процедурата на документи, издадени от компанията включва няколко етапа:

- проект за изготвяне на документи;

- одобрение (поглед) на документа, изготвен от заинтересованите страни;

- регистрация и изпращане на подписания документ.

Имайте предвид, че всички изходящи документи от фирмата, могат да бъдат разделени в три групи:

1) подготвен в отговор на получените документи на дружеството;

2) отчетните документи на различни институции (финансови, надзорни, статистически агенции, и т.н.) .;

3) инициатива, която е готова да приложи всички управленски решения на ръководството на фирмата или инициативите на своите служители.

Всяка от тези групи има свои собствени характеристики, които трябва да се разглеждат

при изготвянето на документа. Така например, изготвяне на счетоводни документи се извършва, като правило, установено от компетентните държавни органи и стандартни форми с необходимите цифрови данни не представлява никаква трудност.

В отговор на запитвания или бизнес предложения изискват мотивирано краткост и пълнота на съдържанието, и трябва да се вземе предвид необходимостта от спазване на търговските тайни на компанията.

Такава, в общи линии, да се документира изисквания за управление LLP и почти всяка компания, независимо от вида на собственост и нейната организационна-правната форма.

Абонирайте се за нашата Фейсбук страница и винаги ще бъдете в крак с последните новини

Абонирайте се за нашия канал телеграма и да получават уведомления основните новини

Абонирайте се за нашия емисия за Viber и да получават уведомления основните новини

Абонирайте се за нашата страница Odnoklassniki и да научите новината първо

Абонирайте се за нашата Фейсбук страница и да научите новината първо