Раздел 3: Организация на работата с документи
Част 3.1. организация на работния процес
Предаване на документи между структурните звена обикновено се извършва от лицата, отговорни за воденето запис на структурните звена (секретари), или услугата за управление на записи. В този случай, документите трябва да бъдат изпратени на съответната бележка в регистрационния формуляр, който ще съдържа информация за местонахождението на оригиналния документ и неговото копие.
Документи в структурното звено на предаваните предимно за изпълнение, поне за преглед.
При предаването на документите, необходими, за да се помни, че изпълнителите получават документи не само в съответствие с решенията на лидерите на организацията, но също и в съответствие с инструкциите на непосредствените началници на отдели, като се вземат предвид функционалните задължения, квалификация и равномерно използване на работниците и служителите. Ето защо, не изпращайте документи изпълнители без предизвестие ръководители на ведомства. 2
Когато оптимално регулира изпълнителите трябва да се запознаят с документите, в деня на пристигането им. В същите документи, които се изпълняват няколко структурни звена, се прехвърлят към тях последователно или едновременно в екземпляра. Оригиналът се изпраща на отговорен изпълнител на име в резолюцията на първо място. Необходимостта за възпроизвеждане на документи, както и броя на копията, определени от лицето, което организира изпълнението. 3
Когато се използва в организацията на автоматизираната информационна система (електронен контрол на документ) изпълнителите обикновено са изпратени на документа за регистрация и акаунт форма (карта) с прикачен файл, съдържащ образа на самия документ. В този случай, отговорен изпълнител, ако е необходимо, може да се предава на хартията и самия оригиналния документ. Използването на тази технология може да намали броя на хартиени копия на документи, за да се ускори движението на документите в организацията, да се намали сложността на обработката на документи и за подобряване на ефикасността и ефективността на изпълнение на служебните задължения.
Трябва да се отбележи, че на практика, значителна част от организациите за управление на документи са различен вид на проекти на документи, за да се помири, подписани или одобрени. Докато всички тези стъпки документи може да се фиксира в таблицата на форми на документи, той може да се отбележи, че координирането на проекти и подписването на окончателните текстове са държани в увеличаването на йерархичен ред. В този случай, прехвърлянето на проекти се извършва, като правило, служители на отдели, изготвяне на услугата документи и записи управление единственото, за да контролира времето и точност (пълнота) на регистрацията им в регистрацията.
Днес, много организации автоматизират работата с документи по проекта, чрез използването на нови технологии, които включват електронни системи за управление на документи, които са склонни да подкрепят пълния цикъл на проект:
- създаването на картата проект регистрация;
- промяна на проекта със съхранението на предишните версии;
- одобрение на проекта на документа;
- подпис или одобрение на документацията по проекта;
- регистрационен документ, създаден на базата на проекта.
Свързани статии