Сред организационни проблеми да бъдат решени в процеса на създаване на разходите за работни потоци на услуги и на проблема с нормативната уредба на дейността на самата услуга. В структурата, функциите, задачите на услуги са фиксирани в редица вътрешни документи - наредби, инструкции, правила, структура и кадрови нива, персонал поръчки разпределение на отговорностите.

Сред най-важните организационни документи, обезпечаващи правния статут на офис работници, са Наредбата за записи на услуги и длъжностни характеристики. Те трябва да бъдат разработени на базата на съществуващото законодателство, правителствени разпоредби и методи и организационни документи, определящи дейностите на организацията (харта, споразумение фондация). Създаване на описанието на позиция и работа е насочена към разпределението на ролите и отговорностите, както и на регламента, приет на работния процес технологии.

Регулирането на дейността на водене на отчетност услуга играе важна роля в организацията харта - (. Виж § 7.1) нормативен акт, който определя реда на образуване, от компетентността на организацията, нейните функции, задачи и процедурата операционната.

ефект харта за развитие на цялостната формулирането на офис, както е посочено от задачите, които отразяват посоката и спецификата на организацията, процедурата за одобряване на структурата, управлението на персонала и т.н. създаване на оригинален документ институционална рамка установяване. Диференциацията в Хартата на ролите и отговорностите допринесе за регулиране на организацията лидери на информационните отношения, които възникват по време на изпълнението на тези функции, и ви позволява да се определи реалния обхват на документи, които ще бъдат създадени в управляващия блок. Заложените в Хартата на организационна структура дава възможност да се определи набор от документи, които да се използват в управлението. Раздел статут, посветена на организирането на процедурата за контрол предоставя първоначален разбиране на административната документация, публикувани насоки засяга dokumentoobrazovaniya процеси рационализиране, определя параметрите на информационния поток и работен процес.

Наредба за обслужване на производството, създадени за една и съща цел, и че позицията на другите структурни звена. Въпроси организационни дейности в областта на апарати за управление на документи е тясно свързани с общите цели на организацията (институция).

Разпоредби относно водене на отчетност услуга, разработена на базата на модела, който съдържа максимално функциите на услуги. При разработването на отделните позиции е посочен състава задачи и функции на услуги, в зависимост от действителните условия на дейността му. Например, стандартните функции на технологии могат да се добавят към функцията на прогнозиране на развитието на поддръжка документален филм, унифициране на документите, методичен управление на работния процес постановка в подразделения и други. Напротив, в определена ситуация може изключение на типичните функции на тези в организацията не са изпълнени водене на отчетност услуга или възлага на други ведомства.

Форма позиция и структура на текста са обединени в USORD. Първият параграф в раздел "Общи положения" определя точното име на офис услуги и неговото място в организационната структура на организацията, степента на независимост на услугата. Помислете два от този параграф:

1. "Службата е независима структурна подразделение на ВСС и е на пряко подчинение на генералния директор."

2. "Офисът е част от общата отдел на акционерно дружество и е обект на началника си."

В първия случай, на независимостта на Службата на фиксирани, във втория - нейната добавка.

Освен това, регламентите определят името на пощенските станции - ръководител, ръководител, ръководител; процедурата за назначаване и освобождаване от длъжност, изискванията за квалификацията му и опит за практическа работа.

Следващата точка е даден списък с основни правни, политика, регулаторни и ръководните документи, че офис услуга се ръководи в работата си. Първоначално изброени законодателна и националния регулаторен насоки и технически стандарти, а след това - на вътрешния организационни и административни.

Ако Службата разполага със собствен печат (и), в състояние да го даде описание, условията за неговото съхранение и употреба.

Във втората част на Правилника формулира обща цел и основни задачи на живота в офиса. Когато сервизни дейности, формулиране не може да бъде сведен до задачите на главата си.

В третата част на основните разпоредби. То съдържа подробно описание на услугата активност и деловодители, наречена "функции". Тяхното описание трябва да е ясно език и включва всички функции, изпълнявани от офиса на услуги. Ако има експлоатация на структурните звена в секцията "Функции" се въвеждат, съответстващ на името си секция и описание на функциите се дава за всяко структурно звено. По този начин, определен отговорност на всяка структурна единица за определен сектор на работа. Необходимо е да се обмисли внимателно разграничението между индивидуалното обслужване разполага линкове или сайтове, с цел да се избегне дублирането и да се припокриват, както и "загуба" или да прескочите някои от функциите на своята невключване в регламента. При съставяне на този раздел реши да се предвиди кои функции единица изпълнява като цяло, и в това, което е замесен и в каква форма.

Разпоредбите на Четвърто отделение "правата" изброява правата, които са възложени на услугата като цяло за изпълнение на своите задачи и функции. Правата за офис услуги включват правото да провери организацията на работата с документи в подучастъци изисква завършване на документи изпълнители в случай на нарушаване на правилата за тяхното получаване, за да поискат от структурните звена на информация, необходима за изпълнение на техните функции, и т.н. Значително влияние върху работата с документи, може да има офис придобиване услуга направо да не приема за регистрация и изпращане на вътрешни и изходящи документи, издадени в нарушение на установените изисквания (например липсата на необходимите визи или подписи с изтекъл срок на годност дати и т.н.).

За да инсталирате на определението за права и услуги от главата му, началник отдел, на правата, лични записи услуга за управление. Сред тях, обикновено има право да определи отговорностите на своите заместници, влезте, одобрява, одобрява определени документи, издават директиви, по редица въпроси, назначава и освобождава от служители офис офис услуги (или да подаде документи за тези процедури), се прилагат стимули или санкции и т.н.

Задължения мениджър офис услуги не се регулира от отделен документ (длъжностна характеристика), така че предоставянето въвежда раздела "Справочник", където тези задължения точка за координиране на дейностите функция офис услуги, планиране на работата му, надзор на персонала, организационно развитие, създаване или участие в разработването на нормативни и методически дейности в сферата на обслужването.

Вижте "Отговорност" се разпределя като независим или включени в раздела "Справочник" и изброява основните елементи, на които лидерът е лично отговорен за изпълнение на задачите на услуги за състоянието на документация, нейното съответствие със законовите и нормативни документи, на точността на информацията, нейното изтичане организация предоставянето на услугата, човешки ресурси и др

Понякога разпоредбите на раздел "Пътеводител" е разделена на три части: седалището е длъжен да обслужва (данъците върху прехвърлянето), седалището има право на живот (права за пренос), ръководителят на съответната служба офис (лична отговорност).

Вижте "Взаимоотношения с други отдели" трябва да отразяват наличието и характера на работата в офиса връзки с други структурни звена, които възникват по време на изпълнението на нейните задачи и функции, взаимни задължения, състав и характеристики на инструментите, разработени офис обслужване в комбинация с други отдели, времето на тяхното представяне , честотата на обмен на информация. Като правило, в този раздел, фиксирани отношения с отдел персонал, на секретариата на колегиален орган, функционалните структурни звена, на правния отдел. Секцията изрежда дейностите, които държат офис обслужване в координация с други ведомства.

Правното значение на разпоредбите на двете организирането на документа е увеличена чрез включване на участък за създаване ред и контрол върху използването на материалните ресурси, критериите за оценка на структурното звено, редът за стимулиране на работниците и санкции за изпълнение на неговите функции, както и на разпоредбите, както и реда за нейното преразглеждане. Тези секции не се считат за обвързващо, но значително засилване на ролята на регламента като организационен документ.

Ситуацията се развива и се подписва от ръководителя на офис услуги, казва ръководителят на организацията. Издадена регламенти относно общата форма на организацията и се координира с ръководителите на структурни подразделения, с които обезпечени връзка.

Преразглеждане на регламента се извършва при смяна на структурата на офиса на организацията, подчиненост обслужване, промяна на вътрешната си организационна структура, въвеждане на нови форми и методи на организация на работата, както и въвеждането на нови технологии, тъй като това е преразпределение на функции между отделите.

Основната организационна документ, уреждащ разделението на отговорностите и правата между служителите, което е основа за премахване на дублирането и припокриването при изпълнението на определени операции, изграждане на мрежи на отделните позиции - длъжностна характеристика (виж § 7.1.). Положението над е основният елемент в структурата на управление. Позициите формирането на системата зависи от размера, състава, естеството на функциите, изпълнявани в структурното разделение, разделението на труда и сътрудничество. Описание на длъжността - ефикасно средство за управление, който изпълнява организационни, регулиране и регулаторна роля. В допълнение, длъжностни характеристики обективно позволяват оценка на дейността на всеки служител услуга, обективно се прилагат санкции.