• Елена Boorowa | Ph.D. Доцент, ръководител на катедра Архивното, член на Академичния съвет на руската държава хуманитарната университет, член на Академичния съвет на Института по история и Архиви

Къде: [email protected]
Относно: Безплатен съвет за абонати

Аз съм абонат на списанието за повече от 5 години, с помощта на съвети и консултации по управление на записи. Аз работя в промишлено предприятие главните предучилищна услуги Ан. Аз съм в необходимостта от експертни съвети по следния въпрос.

"Книгата е за сметка на получаване и обезвреждане на документи" е основната (задължително) Records архив организацията. Как да запазим книгата, ако нашия архив основно съхранява документите от съхранението на до 10 години (така по-надеждно). Оказва се, че такива документи в срок на годност, не могат да бъдат взети под внимание в книгата. И ако е така, като в този случай правото да попълните в колоната?

И срока на годност на "постоянно" за документите в организациите, които не са източник на архивите, състояние, което е Тя не може да бъде по-малко от 10 години. Наистина трябва професионален съвет. Очаквам с нетърпение подробна статия. Благодарим Ви!

получаване и обезвреждане на файлове Леджър, документи

Ако архив (архив) Организацията трябва да съхранява документите, само със срок на годност до 10 години, тя може да бъде в колони 8, 9 и съответно 11, 12, вместо на постоянните записи и време (над 10 години), за да уточни датите на вашите периоди на съхранение на документи, или просто да ги добавите части от една колона с "време (до 10 години включително)" име (вж. графики 9.1 и 12.1 в книгата на Пример 2). Модифицирана форма трябва да бъдат договорени по време на срещата на експертната комисия на организацията, че е възможно да се одобри и заповед на ръководителя.

6.4.2. получаване и обезвреждане на документи Ledger

6.4.2.2. Всеки запис или разпореждания, които получава независим поредния номер.

Ако потокът е от документите на няколко фонда, данните за всеки фонд (фонд с нейното име, номер и т.н.), се записват в нова линия за един и същ номер на последователност. Отчитане на приходи и документи за пенсиониране в архива, съхраняване единен фонд, фонда се извършва върху листа.

Архив на съставния организацията могат да бъдат взети под внимание в книгата на сметката на получаване и обезвреждане на документи сами по себе си внос или разпореждането с документи на всяка стопанска единица.

6.4.2.3. Ако фондът получава документите в архивите, за първи път, номерът на фонда се поставя в книгата на сметката на получаване и обезвреждане на документи след определен брой в списъка на средства. Ако получените документи са част от фонда вече е достъпна в архива, в съответната колона на книгата показва броя възлага на фонда по-рано. Ако сте получили или спадна без документи документи, в колона 6 на бележка: "не са обхванати", както и подробности за количеството, дадено в 13 и 14 колони.

6.4.2.4. Всяка година в запис книгата на входните и изходни документ обобщава броя на получените и изхвърлят по време на документите годината (случая).

Примерен запълване на модифицирани плочите на "Книгата на притока на сметката и отлив на случаите на документи" в ситуация, в която документите се съхраняват в архива със срок на годност до 10 години

Въпреки това, твърдението, че охраната на документи в главната със срок на годност до 10 години в архива на организацията е най-надеждни, подсказва на следните въпроси. А какво да кажем на документите, в които срокът на годност на повече от 10 години, и най-важното, на документи за персонала (съхранение до 75 години)?

Особено за създаването на периодите на задържане в организации, които не са източници на придобиване

Промишлено предприятие, което в момента не се възлага на придобиването на източници на държавни или общински архиви, може наистина не беше. Но има фирми, които са в ранг може да се дължи на придобиването на източници, и не-битието, които все още не са. Професионална език, посочен като потенциални източници за набиране на персонал. В тази връзка е необходимо да се упражнява известна предпазливост във времето на съхранение на документите в такива предприятия.

И да кажа, че срокът на годност "постоянно" за документи от организации, които не са източници на придобиване е условно, не е възможно.

2.4.2 Организация не е източник на придобиване на държавни, общински архиви, съхраняват документи за постоянно в списък (колона номер 3), както следва. Държавни, общински организации - на 10 години. Неправителствени организации - най-малко 10 години, по-нататъшен период на съхранение на документи, определени от организацията в съответствие с приложимото законодателство и / или необходимостта от практическото използване на документите.

Определени документи (юридически, собственост и икономически характер, за резултатите от дейността и перспективите за развитие на организацията) постоянен срок на годност на този списък (чл. 5а, б, г, д, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19 , 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а , 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337a, 349, 350а, Ь, с , 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509), за да се съхранява в организации на всички форми на собственост, документи, които не са на разположение в държавни, общински архиви, за премахването на тези оп -organization. се дължи на действащото законодателство и / или дългосрочно практическа стойност на тези документи.

В тази ситуация, всяка организация, по наше мнение, не бива да мислим, че ще отиде или не са получили документи в държавни или общински архиви, но за това дали запазването на писмени доказателства е в случай на каквито и да било спорове, претенции, търсенето разписки и др ,

Принципът на примерните дружества (група), или документи (povidovoy) определя държавно или общинско архива.