Печат не се изисква
Като общо правило производство на хартиени копия на документи, генерирани, получени и предадени в електронен вид и електронно подписани с помощта на система за управление на документи електронни, в т. Н. на пари в брой документи не се изисква. Това правило обаче има няколко изключения.
. В съответствие с раздел 7 Инструкция номер 157n институция генерира електронен документ, произведени за собствена сметка на копие от доклада си:
- по искане на регулаторните органи;
- по искане на съда и прокуратурата;
- по писмено искане на други участници на икономическите факти от живота.
Но понятието "член на икономическите факти от живота" не е формулирано в законодателството. Въпреки това, въз основа на буквалното тълкуване на понятието, можем да заключим, че ние говорим за страните, свързани с определени правоотношения, например, организациите, които са сключили споразумения помежду си, или на работника или служителя и работодателя в случаите на работа от разстояние и е-документ в рамките на трудовите отношения.
Възниква въпросът: кой точно член на организацията е най-отговорен служител и дали трябва да бъде едно и също лице, което е подписало електронния документ.
Важно е да се разбере, че не е необходимо да иска копие от работника или служителя, първоначално се прилага цифров подпис в документа. В противен случай, това противоречи на поставената цел формиране на копия. Копие от всеки електронен документ, може да осигури на лидера или член, посочен от него. По този начин, ние можем да формулираме списък с въпроси (въпроси), че има смисъл да се помисли за организацията на работа с електронни документи (вж. Таблицата).
Организационни въпроси, които трябва да бъдат разгледани
при работа с електронни документи
В това писмо до Министерството на финансите на Русия заяви, че процедурата за вземане на хартиени копия на електронни документи се установява лидер в граници на формиране на счетоводната политика.
По наше мнение, това не означава непременно, че тази процедура трябва да бъде подробно да се определи директно в счетоводната политика. Ние може да ограничи позоваване на местен закон, който е одобрил процедурата за вземане на хартиени копия на електронни документи, като например:
При този вариант за промяна на установения ред на главата, ще бъде по-лесно. Заповед за одобряване на процедура за копиране на електронни документи могат да се издават във всякаква форма (проба-долу).
правила за запазване на
В съответствие с п. 14, № 157n Manual, гл. 1 супена лъжица. 29 от Закона № 402-FZ институция е длъжен да предостави за съхранение на първичната (консолидирани) счетоводни документи, дневници и финансови отчети в сроковете, установени в съответствие с правилата на организацията на държавните архиви, но не по-малко от пет години. Освен това, периода на задържане, се установява, без значение в каква форма (хартиен или електронен носител), те ще се съхраняват.
- реда на съхраняване на електронни документи, електронни регистри, определени директор на организацията в рамките на формирането на счетоводната политика (дизайн проба показани по-долу);
- информация, съдържаща се в електронни архиви, както и съоръжения за преработка (съхранение) трябва да бъдат защитени от nesaktsionirovannogo достъп в съответствие с правилата на държавата на архивите.
Според Министерството на руското министерство на методология бюджет финансите, съхраняване на електронни документи е препоръчително да се придружават от подходящи за съхранение на електронни или хартиени дневници, както и ключови сертификати подпис и означава да се осигури възможност за работа с електронни документи и електронен подпис.
Тези формулировки позволяват редица заключения:
- Тя може да бъде, но не е задължително да водят дневник сметка на електронни документи на хартиен носител. По наше мнение, това решение би усложнило само на работния процес и достатъчно прикрепен към списъка с материална подкрепа на разположение на това превозно средство документи;
- Тя може да бъде, но не е задължително да водят дневник сметка на електронни документи в електронен вид;
- По желание централизирано съхранение на ключови сертификати подпис. Упълномощено лице получава ключ за подписване сертификат, заедно с носител и по-нататък може самостоятелно да съхранява данни, обекти.
Прочетете следните въпроси на списание "Счетоводство в институцията"