Среща като един вид административна дейност.
Защо е важна среща?
Известно е, че 90% плодотворни идеи се случва при мнение контакт. Очевидно е, че това обяснява разпространението на такъв колективен иск, под формата на решения, както и среща Ся.
Какви видове на срещи? Срещата се разделя на:
Разходите за срещата?
Среща - един от най-скъпите видове на административната дейност. Това се дължи на причини лека yuschimi:
· Съветник обикновено оглавява, т.е., най-високо платени служители ..;
· Има скрити загуби, свързани с времето за събиране на участниците, "съкрушителен" на работния ден;
· Болка-shinstvo извънредна ситуация, възникнала по време на отсъствието на главата по време на работа, тези месеци;
· Разубеди някои заседателни професионалисти.
Дали срещата?
Проблемът е, че те са до голяма степен неефективни срещи. Така например, в САЩ, според експерти, 90% от срещата не се постигне целта. Очевидно е, че в други Стра-нах това не е най-добрият. Той също така граничи отговорност про-Blema за решения. Някои мениджъри смятат среща като колективен начин за избягване на лична отговорност, което води до значителни вреди за каузата.
Как да спестим време за срещи?
1. Организаторите на производството и управлението в засегнатите от проблема различните държави. В САЩ, например, да се съкрати продължителността на заседанията, се използва този метод: разположен в заседанията на стая електронно табло. Той показва текущата продължителност на срещата и стойността му с изгряващото-проводящ резултата (показанията се променят всяка минута). Това напомняне е добро за бизнесмени, които са в състояние да отделите време и пари, и в резултат на темпа на срещи се увеличава.
2. Не трябва да се по време на срещите за решаване на въпроси, които могат да бъдат решени в работно състояние. Среща - е дело на колективната интелигентност, и по тази причина не е необходимо да го по-привлича до нищо. Ефективно разпределяне писмена информация на работниците и служителите, а не да ги събере. Това спестява време.
3. Намаляване на броя на срещите. В Япония, например, се използва техника, наречена "kingso": събират писмени бележки по проекта на решение. Това дава възможност за управление за решаване на проблема, без да отговарят или да притежават vstre-чу с много тесен кръг от хора, които се нуждаят от по-малко за прекарване на времето. Такъв метод за хармонизиране на въпроса е въведена у нас през първите години на съветската власт. Това се нарича "Нека кръг." Така kingso - не е оригинално изобретение, и пода eznoe заем с от домашно практика.
4. Внимателната подготовка на срещата. Необучени среща -neeffektivnye среща, следователно, да се намали продължителността им и да се повиши ефективността, не трябва да се пестят време, за да се подготви.
Как да подготвя заседанията?
Определете целта на срещата. Това е "началото на всички начала", както е формулиран по-конкретните цели на срещата, толкова повече надежда за продуктивен резултат. И обратно, в устата, неясна формулировка ", за да обсъдят състоянието на въпроса" за нищо не конкретни цели. В много срещи, участниците не може да куче-ritsya както всъщност казват за различни неща.
Разработване на дневния ред на заседанието. Подробната дневния ред на срещата намалява скоростта му Flow дължина, тъй като позволява на участниците да бъдат по-добре подготвени, и по-специално да се каже.
3. Определяне на броя на участниците. Оптималният брой на участниците бяха обсъдени-Ню Йорк съвместно - 5-7 души. Увеличаване на броя на покани драстично намалява средният коефициент на интереси (или връщане) присъства в същото време, простираща се на срещата. Поради това е препоръчително да се намали броят на поканените. Един от принципите на Паркинсон, "Колкото повече хора, колкото по-дълго дебат."
Случаи, когато в преследване на фалшиво разбира престиж събират колкото е възможно повече, Лиу Dei. Освен това, някои Дневен възприема като обида, когато гостуващ главата изпраща заместник вместо, или специалист по който подлежи на обсъждане. Известно е, че за доброто на каузата е препоръчително да се даде възможност на главата, за да се реши кой пее, децата по време на срещата, като по този начин позволява по-ефективно използване на времето си. Особено, защото Следствие отсъствие, на срещата не освобождава от изпълнение на решенията, взети.
Най-хубавото е, когато с разнообразна програма сова schaniya членството си е променлива. Лицата, чиито теми са позволени да се даде боде-среща, и други участници, чиито въпроси не са първите, поканени в подходящото време.
посрещане на разходите се изчислява по следния начин. Тя се определя от броя на участниците, продължителност и почасова ставка за участник. Опростено-ти изчисление позволява да получите необходимото количество съвместно Thoraya тяхната значителна стойност обикновено неприятни изненади, само главата.
Изчислението се извършва съгласно формулата:
C - Разходи за срещи в рубли;
N - броят на участниците;
T - продължителността на срещата в час;
W - средната месечна работна заплата на участниците;
W - средният брой на работните часове на един месец;
1 - коефициент скрити загуби, свързани с участие в конференцията.
4. Определяне на време на срещата. Добра традиция времето беше от плановете за излъчване единици. Непланирани срещи нокаутирам на ритъма, намаляване на културата на бизнеса първото съобщение, лишени от участниците възможност да управлявате времето си и да се разпорежда с него, да наруши планирани срещи и бизнес.
С цел да не се нарушава работния ритъм на служителите, це-целесъобразност не да организира срещи в първата в Lovina работен ден. Срещи на ден, в зависимост от техния вид:
· Проблем - в средата на седмицата, когато има най-висок процент на труда Flow;
· Указания и оперативно - в края на седмицата или в понеделник (много кратко).
Срещите са склонни да бъдат по-добре да се свика в следобедните часове. От теорията на биоритмите е известно, че един човек, има две върхове на увеличените rabotospo-lities:
· Първо - около 9 до 12-13 часа и
· Вторият - между 16 и 18 часа.
Среща на най-доброто време за втория връх. Това ще послужи като допълнителен-ING фактор, който мотивира участниците се оттегли-ТА да работи бързо и ефективно, така че да не zasizheny-vatsya късно.
5. Продължителността на срещата е по-добре да се планират предварително и след това информира участниците за времето на своето начало и край. Ние, за съжаление, е малко по-разгърната, но е ефективно средство за среща, за да определят по-добро темпо, което позволява едновременното Кратомът време, за да го задържи.
Доколкото е възможно, по-точно да се оцени срещата на скорост дължина на потока и да реши всички планирани дневен ред Проблеми-Сай, е целесъобразно да се разпределят времето между въпроси.
В дневния ред трябва да се остави на покритие времеви обхват и дискусии, както и отговаря за тяхното обучение. Задачата на вземащите решения - така че бъдете готови да се срещнат с решението да се отмени въпроси-ващи време.
Опитът показва, че 30-40 минути - достатъчно време за вземане на решение по време на срещата е доста сериозен въпрос.
При изготвянето на дневния ред на заседанието, определяне на броя на въпроса, трябва да се основава на следните насоки. Продължителността на срещите. за, не трябва да надвишава капацитета на:
· Проблемни срещи - един и половина - два часа (след два часа участниците непрекъснати болки-shinstvu станали безразлични към въпроса за повторно shitsya);
· Указания и оперативна беседването-Ню Йорк - 20-30 минути.
Продължителност, време и честота на седани до голяма степен определя тяхната ефективност.
Имайте предвид, че оптималната продължителност на съвместната умствена дейност на голям брой хора сътрудничат stavlyaet 40-45 минути. Затова продължителност образованието учебни часа взето на 45 минути с задължителна последваща почивка. В bolshinst острови хората физиологична граница на умора съвместно сътрудничество е един час. Ето защо, след 40-70 минути, участниците отслабени внимание на срещата.
Ако няма прекъсване и след това да продължи да обсъжда-ТА, по-голямата част от участниците, уморени от идват. Това състояние продължава около 30-40 минути, след което присъства подобрена самостоятелно усещане, възстановява нормалното състояние и дебати пламнат отново.
Но тъй като участниците на болка-shinstva в последния половин час на вниманието е изключен, високоговорителите, често започват да се повтарят предишните оратори. Този етап от експерти среща, наречена "период на отрицателен AK-ефективност." Той се характеризира с това, че човек става неуправляем, това се отнася до всички нервни и под-verchivo. Решенията, взети в този момент, обикновено се характеризират с екстремизма.
Ако срещата продължава без прекъсване в продължение на два часа, след повече от 90% от участниците се споразумеят за всяко решение, само за да завърши сесията по-бързо.
Така, оптималната дължина с Broadcasting - не повече от един час. Ако едни и същи факти по делото изисква по-дълъг работа продухване следва задължително да се проведе на 5-10 минутни почивки.
6. Изисквания към помещенията.
2. кръговата форма на таблицата улеснява по-демонстрации от втора дискусия. То премахва разликата в състоянието на услугите, докато в разширен pryamou golnym-масата седи близо до председателя на съда, като правило, участниците с по-нагоре-lzhnostnym или личен статус и позиция като водеща подчертава го намери на масата на главата. Добри възможности в тази област създава маса трапеца.
4. В стаята, където се провежда срещата, тя трябва да бъде добре проветрено. Установено е, че липсата на актуална lzhnoy вентилация намалява производителността на ум-правителствена работа не по-малко от 10%. Това се отразява както на продължителност на срещата, а TVO-kaches взети на това вземане.
5. Има стойност и температурата в помещението: хладен въздух помага за намаляване на продължителността на срещата и напротив, температурата над нормата стая улеснява неговото увеличаване.
6. Срещата не трябва да седи на един стол. Столове, трябва да бъдат трудни.
7. Уведомление на участниците. В дневния ред на заседанието, за да информират по-добре всички поканени в писмен вид, тъй като много писмена информация ефективно устно: по-малко изкривяване-ТА, повече от задължително.
следва да се обърне на Hang-петата на деня:
· Началото и края на събранието;
· А мястото, където то ще се проведе;
· Ясно деклариране на всички въпроси, свързани;
· Имената на предварително kladchikov, съдокладчиците и отговарящ за въпросите;
· В определеното време за всеки въпрос;
· Място, където можете да се запознаете с информация за всеки обект.
Най-ефективните проведените разисквания, когато офертата е готов предварително проект за решение (по един или не-като неговите алтернативи). Човек, който се подготвя конкретен въпрос трябва zablagov-каишка събере възражения по проекта. Това значително ускорява решаването на въпроса по време на срещата.
Дневен цел. Основната цел на председателя на събранието - за да намерите всички точки от дневния ред на оптимални решения в минимално време. За да се постигне това, той трябва да осигури възвръщаемост на всеки участник и е да се даде конструктивна дискусия като цяло.
Ние имаме голям председател ВЪЗМОЖНОСТ ЗА да се контролира процеса на вземането на решения, но те не винаги се използват в пълен размер.
Обикновено началото на заседанието, председателят stvuyuschim традиционно "Кой иска да говори по въпроса за транс-vomu?".
Въпреки това, предложените от тях решения често са традиционни. Драстични, неочаквано, необичайно предложение-zheniya често идват от по-младите си колеги. Но след речта, "майстори", специално проектиран в императивна тон, младите губят желанието да изразят своята гледна точка, не съвпада с вече декларирани. По този начин, на срещата е лишен от свежи идеи и в същото време се превръща в пасивни наблюдатели на-безцелно изразходване ценно време.
Както председателстващият се избегне това да упражни-ТА?
2. Друг начин да се индуцира активността на участниците се оттегли-- предим- представление изискване на всеки от тях. Ясно е, че това може да се постигне при сравнително не-голям брой лица, участващи в срещата. Ако участникът не е изразено, дали е необходимо по време на срещата? Затова то трябва да покани само тези, които могат да направят адекватно становище.
3. На разположение на председателстващия има още един инструмент - за да фокусирате, спектакли точка vitost. За тази цел трябва да има отклонение от същността на проблема, забавяне на речи, за стимулиране на бетон, смислен Ана-лизинг и реални оферти. Ако в началото на дискусиите стана ясно очевидна липса на издаване подготовка, за евентуално движение решително, за да го премахнете от дискусиите с над отделно подписан протоколът отбелязва експертът, подготвя въпроса за показване на небрежност.
5. председателстващия нагоре-lzhen най-категорично да потискат остър, някои нетактични изказвания ИМОТИ-махало върху друга. Ако говорителя все още успява да боли за-да постави опонента си, председателят на съдебния състав, Заинтересованата-сова в активното участие на "жертвата" в следващите редове, е препоръчително да се повиши статута си на среща с валиден номер.
6. Установено е, че при равни други условия, по-голямата започват да се сблъскват хората, седнали един срещу друг, и по-рядко - седеше наблизо. Дневен-проводим, знаейки естеството на поканените на заседанието и взаимовръзка-нето, може, без да привличат вниманието засегне фундамента на участниците, така че да не се изправят един срещу друг са тези, които могат да "половинка" и помещения-СБАЛ конструктивна работа.
7. График на срещата. Спазване на процедурните аспекти организира по време на срещата. Начало и край, тя трябва, но според графика, така че да не подкопае доверието на мениджъра и физическите лица да се подготвят за среща.
8. Pereryvy.Esli брой участници е малка, препоръчително е да се възстанови прекъсвания за кратко при всеки час работа. Ако поканени много, на всеки шест до осем часа работа (това се определя от необходимостта от повече време, за да се изключи все още лай може да излезе, а след това има време да дойде и да заемат местата си).
Въпреки това, прекъсвания в срещи често не се спазват се дължи на факта, че:
- Организаторите не ги вземат на сериозно нужда,
- Те искат да вземат умората на публиката, когато те се съгласят да всяко решение, дори и само за по-бързо-финала.
9. заели представления. Тя трябва да бъде кратко и ясно изразяват своите мисли и за това - внимателно се подготвят за изпълнение. Анализ на материала за отделяне на важните от маловажните, да се намери основание за отмяна на разследването. И като резултат - да предложи конкретни мерки, мотивирани решения.
Някои говорители, говорейки без подготовка, прекарват първите няколко минути в изказване на думата, не носят никаква информация, но когато стигнем до по-голямата си интереса на публиката вече е загубена. Ето защо, председателстващия трябва да гарантира, че говоренето е проводник се използва ефективно определеното му време.
10. Срок на речи. Една от задачите на председателстващия - не нарушават lyat OAPC-граница от високоговорители. Да не злоупотребява с публиката, дълги ЗИД се прилагат специални техники. Така например, в някои племена, които действат трябваше да стои на един крак, и затова се опитах да говоря за кратко. Датският парламент организира специално устройство, подемна платформа-високо и по-високо до такава степен, че той продължава като лектор в края на определеното втори път с него.
Някои експерти смятат, че в резултат на тежък товар на Дневен той се нуждае от помощник, който да следи за спазването на правилата. Така например, мерки, когато имаше 3 или 1 минута и "времето изтече", той прави знака на високоговорителите и Дневен-ти (помощник обикновено назначен някой от ЕСТЕЙТ-махало, по-малко зает по време на срещата).
За да помогне на говорителя може да се настрои на пясъчен часовник на 3, 5 или 10 минути - в зависимост от приетите ограничения за отчети.
Пушенето по време на срещите им се удължава. Когато, например, в Полша, се въведе забрана за пушене в срещи BPE спални, продължителността им е намален с 40%. Струва си да се има предвид, нали?
дали са необходими отчети? Доклад по темата в процес на обсъждане, не е необходимо винаги. В много случаи е достатъчно да се размножават и разпространяват на участниците в аванс от информационния сертификат, съдържащ необходимите фактически половинка-риал и проекти за решения. Този ред се отличава от докладите, много от които са подобни на добра хапче за сън.
Свързани статии