Когато приемете нов служител в компанията, че е важно да го запознаят не само с работни задължения, но и с тези подходи, които ще му помогнат изпълнение на задълженията си възможно най-ефективно. В тази статия ще обсъдим как да се помогне на служителите да извършват ефективна работа с електронна поща. Защо това е важно?
Подобряване на работата на поща може да бъде разделена на два блока:
1. знанията и използване на функции в пощенската си кутия.
Това означава, че на първо място, персоналът трябва да се проучи възможността за електронна поща и да започнете да ги използвате. Това е основното нещо, което трябва да знаете, когато се работи с електронна поща:
Как да се разпространява информацията по папки.
Електронната кутията има редица стандартни папки, като "работа", "профил", "важно", "личен" и т.н. Важно е да се създаде свои собствени папки .. препоръки:
- създадете папка, в която да се получи писмо главата (да ги проверите на първо място);
- изпълнителя (лесно да се намери историята на кореспонденцията);
- предложения, ценови листи (тези писма не се нуждаят от спешен отговор, можете да се върнете към предложението на бъдеща необходимост);
- и други папки.
Как да използвате буквите маркировка
Визуално сортиране на входящата поща също е много по-лесно да се работи с електронна поща и да се намери информация.
Как бързо да търсите конкретни мнения
Пощенски услуги предлагат големи възможности за напреднали съобщения за търсене с помощта на оператори за разширено търсене.
Оператори - думи и заявките за герои, които помагат да търсите съобщения по различни критерии: подател, тема, етикет, имейли с прикачени файлове.
2.Pravilnoe разпределение на времето за работа с електронна поща
По-рядко гледам по пощата
Да не се държи прозореца на пощата отворен през целия ден. Лео Babauta казва: "Аз дойдох, за да вярвам, че ако ми се натрупват чекмедже 20-30 писма, а след това на света няма да се срине, в същото време, това е номерът ще бъде лесен за бързо процес. Внимание! Казвам "процес", а не "четат".
Аз отворите папката "Входящи", за да разпръсне върху другите съобщения в папки, а не да ги четат и да оставите веднага.
разбивка на папки
Отварям пощата и да започне да се вземат решения бързо: премахват или архив, чете и реагира незабавно (ако е необходимо, за по-малко от 2 минути) или архив, да изпратите бърз отговор, а след това обратно нагоре, добавя към моя списък със задачи, за да направите това по-късно (марка със звездичка и тогава архив).
Във всеки случай, във входящия нищо трябва да остане.
Веднага се добавят всички в Календар
Ако писмото идва при мен някои данни, за които аз трябва да се помни, че след като я отведе до календара. Лична среща или говори по Skype, обучение или нещо, какво трябва да се помни само една седмица - всичко се изпраща незабавно на календара. Сега е най-добрият ми навик е доведена до автоматизъм, и благодарение на нея, аз рядко за нещо, за да си спомня.
Напиши кратки писма
Моят отговор на писмото е обикновено 1-3 изречения. Аз рядко пиша писма по-дълги от 5 изречения. И за да бъде по-добра причина.
Ако наистина трябва да пиша много добре просто да го направи в Google Docs и предоставяне на достъп до правилния човек. Кратко писмо означава бърз отговор от получателя, тъй като лицето, което няма да се налага да бродят из джунглата на вашето красноречие, за да се разбере и да разберат основната информация.
Бързо се добавят задачи на ToDo списъка
Някои пощенска кутия се използва като списък със задачи, но това не е добре пригоден за това и ето защо:
- Строителните работи трябва да бъдат извършени, се смесва с други букви, а след това те са трудно да се хване от тълпата.
- Разказът в писмото не винаги, не съдържа специална ръководство за действие, но въз основа на писмото, можете да се постави задачата. Когато сте готови да го изпълни, ще трябва отново да прочете писмото отново, за да си спомни какво конкретната задача сте си поставили, след като го прочетете.
- Всеки път, когато се вгледате в публикацията, за да хване друг случай, попаднете на ново съобщение, което привлече вниманието ви и отвлича вниманието от основните случаи и вкара в ритъма на работа.
Просто и лесно със задачи, списък - е обикновен текстов документ, където можете да добавите задачи от имейли само в няколко кликвания на мишката. И по време на такъв списък би бил по-ефективен инструмент, тъй като не е нужно през цялото време да погледна в кутията за входящи.
Това означава, че ако се отвори писмото и го хвърли в друга папка, той просто ще изчезне.
Това ме мотивира да се вземе решение за това как да се процедира с това писмо веднага, или просто да го загубим. Благодарение на тази конкретна конфигурация, моята пощенска кутия не е отваряйте съобщения трупат, които постепенно се превръщат боклука.
Отложете да чете
безмилостно филтър
Когато в моята пощенска кутия се появява, което аз не бих искал да видя, аз веднага го изправя. Аз не съм мързелив, за да се отпишете или да се инсталира филтър на подателя. И това значително намалява потока на входящата поща.
Аз съм безмилостен срещу имейли, които запушват моята пощенска кутия, и върховенството се прилага дори и в отношението на хората, които са твърде ме притесняват.
Затваряне на имейл съобщения до края на лечението
Разглобена съобщение - затворете поща и не отваряйте продължение на няколко часа, докато там се натрупва отново достатъчен брой букви.
Започнете да откриете някои навици за ефективна работа с електронна поща - това е много вярно. Вие веднага ще забележите колко по-спокоен да постигнете още по-важно дело, да се отървем от натрапчиви проверки поща на всеки 10 минути. Главата ти е на разположение за свежи идеи, веднага след като вашата пощенска кутия без ненужни имейли.
За тези съвети не са забравени, се kototky списък, за да работят с електронна поща. Как да пишем ефективен списък с чек писахме в предишния ни статия.
Познаване на възможностите на инструмента и умения за обучение на ефективна работа с електронна поща ще си свършат работата много по-добре.
Свързани статии