Ако има информационна система (вън от въпроса не е ясно кой от тях), в който се влиза информация за споразуменията, и дори да се карта ( "вход" форма) на документ, който да прикачвате файлове със копия от сканирането, най-добре е да се поддържа този ред, в който изпълнителят, извършване на операция сканиране и улавяне, незабавно провежда, за да и регистрация на договори в информационната система в деня на получаване на организацията. услуга за управление на записи А ще бъде предадено на договори и документи за изпълнението им в прилагането на структурните звена в деня на получаването им от пощата. Тази процедура обикновено се очаква да намалее още работа разпоредби. в който фиксираните алгоритмите на изпълнение на договора (вида транзакции), подразделения на отговорност-изпълнители, включително счетоводство, което прави плащания предимно въз основа на заповедите за плащане. че подготвя изпълнители в отделенията и да подпише официално. Регламентите, установени с договор за работа и сътрудничество на службите, както и индикатори за оценка на работата или спазването на нормативни актове. Структурните подразделения за изпълнение винаги горди от факта, че те направи организации с нестопанска цел, но те забравят, че договорите и документите за тяхното изпълнение са, изпращате, разпространявате, падат, магазин, не се губят и са по поръчка на услуги на работния процес и архив.

офис обслужване, анализ на настоящата ситуация, може да отнеме част от отговорността и изпълнението на операции по договори за операции. За да направите това, трябва да получите разрешение за създаване на документ (създател, автор, за източника) в използва за работа по договора информационна система и инструктира специалист офис услуги договори за сканиране, за да запълни датата и определя регистрационен номер (индекс) в споразумението за карта, за да се определи датата на получаване, попълнете информация за колега и т.н. И копия от договорите си експерт трябва да имат правото да издават предимно регистрационен номер (код), въз основа на счетоводна информация (наръчници и автоматични м) от информационната система. Разбира се, индексът не е задължителна предпоставка на договора (Граждански кодекс предвижда задължително само дата в заглавния част от договора), но това е идентификационен подпори. Поради това, страните се съгласяват, който подписва договора, и посочва на първо място, и всяка страна по сделката, по своя екземпляр брой равенства в съответствие с приетата в система за регистрация на всяка организация. Например, често можете да видите на договорите с комплексни показатели, които се състоят от един индекси и други страни по договора, те са насърчавани да споделят с наклонена черта:

В следващите скриптове договори да публикувате депозирани в офиса на услугата, която ще бъде в центъра на депозитар за съхранение на оригинални документи, които имат отношение към организацията. Отдели и счетоводство са в такива технологии да работят със сканирани копия или хартиени копия на договори в информационната система за записване на етапите на изпълнение и сетълмент на договора.

В съответствие с правилата за регистрация на документи за поддържането на регистрацията запис на всички документи, в организацията трябва да бъде единен. Няма никакъв смисъл да се въведат нови договори трупи в офиса на услуги, ако все още трябва да бъдат регистрирани и идентифицирани в информационната система на договорите.

Ако все още не са разработени правилата на договорния работа и реда за взаимодействие с подразделения, както и за изпълнението на сделката е необходимо да се обърне потвърдя получаването на копия от документите за поръчката или в изпълнението му, услугата на работния процес може да предложи търговски и счетоводни отдели, както следва:

• в деня на услугата в офис копие от договора не поставя регистрационен печат и се подпечатва с марката на получаване или написани на ръка версия:

Марката на гърба на получаване на документа

Марката на получаване отпечатано на обратната страна на последния лист на договора или който и да е документ за неговото изпълнение и определя началната дата на юридическата отговорност на организацията за документа;

в деня на договора с рекорд на получаване се изпраща на отдел продажби или счетоводството (счетоводни отчети и фактури);

в приложните специалисти информационна система търговски отдел или счетоводна дата на вписване на получаване поставена офис обслужване; в карти ( "вход" форма) трябва да бъдат разпределени за запълване "датата на изготвяне" на полето. която се различава от датата на споразумението, както и датата на регистрирането му в "вход" форма се прехвърля от датата на получаване печат.

Как мога да се изброят на лицата, отговарящи за регистрацията на договорите