Единна форма на мотивационно писмо към документите не съществуват, но обичаите на бизнес и работни потоци правила предвиждат спазването на определени стандарти.
Бизнес кореспонденция между стопански субекти (юридически лица и индивидуални предприемачи) извадени на фирмена бланка, съдържащи ъглови печати с подробности подател.
Подпис мотивационно писмо зависи от вида на водачите на документа. Така например, в посока на копия от договора или на писмото за оферта обикновено подписан от ръководителя; ако изпратени счетоводни документи - главен счетоводител или финансов директор, и така нататък.
В допълнение, писмото трябва да посочва името и координатите на действителното му художник - за бърза комуникация в случай на въпроси, свързани с представените документи.
Първоначалната описателна фраза на писмото е зависим от организацията, към която е насочена:
- висшата организация - "ви представя";
- в подчинени организации - "да ви изпрати";
- Третата страна - "ще ви изпрати".
По-долу е описание на целта на документите и, ако е необходимо, искане за тяхното разглеждане. Ако кореспонденция се предава по искане на организацията, е необходимо да се уточни в началото на писмото.
В придружително писмо със заглавие "Приложение" трябва да посочите изчерпателен списък на водачите на документа за следните позиции:
- името и номера на документа;
- датата на нейното изпълнение;
- броя на копията;
- броят на листа в документа;
- марка за фърмуер и номерация, ако има такива.
В края на написването на докладна записка относно общия брой на листове от документи и да ги изпрати опаковане.
Важно: посока на едни и същи данни на (. Напр фактури, договори и т.н.), е позволено да се уточни общият брой на листа, и тук.
Свързани статии