Инструкция за попълване на организацията на паспорт на файла,
съхраняване на административни документи
1. Въведение
1.1. Тези насоки са разработени, за да се подобри състоянието на счетоводните документи на архивен фонд на Руската федерация и други архивни документи, които се съхраняват в архивите на организации - източниците на придобиване на държавни и общински архиви на Република Карелия.
1.2. Инструкция дефинира процедурата за попълване на организацията на паспорт файл, съхраняване документация управление (Приложение номер 4 от Наредбата).
1.3.Pamyatka предназначена за архивите на организации и други лица, на работниците и служителите, отговарящи за регистрацията, съхраняването и използването на документите, създадени в организацията, както и за служителите на държавните и общинските архиви, извършване на организационно и методическо управление на архивите на Организацията.
2. Общи положения
2.2. архив паспорт се попълва в 2 екземпляра. Първите копия на паспорти се изпращат на съответния държавен или общински архив. Втори копия на паспорти се съхраняват в организацията преди ликвидацията (реорганизация).
2.3. Организациите могат да бъдат паспортните пълномощията на документите на постоянен срок на съхранение, както и персонала, които са депозирани в архивите на Организацията, включително образува в тяхната дейност, дейността на организации - предшественици, както и подчинени организации, ако документите са във владение идва в архивите на организацията-майка ,
2.4. Неправителствени организации, водене на документи на държавни и недържавни форми на собственост, което означава, документи, създадени преди и след приватизацията или корпоратизацията, представляват две отделни паспорти.
3. Процедурата за попълване на формуляр за регистрация и паспорт файл организация
3.3. Раздел 1. "Обща информация" по линия 101,
Брой 1 - показва броя на средства на депозит в архива
колона 2 - площта в квадратни метри архиви
Граф 3 - Процент на натоварване архиви.
Архиви степен задръстванията се изчислява, като се раздели на броя на делата, които се съхраняват в архива, за измерване на капацитета и се умножи по 100.
За определяне на капацитета на индикатора трябва да се изчисли средният брой на единици за съхранение на подредени в един линеен метър на архивни стелажи. Тази цифра зависи от параметрите на оборудване за съхранение (височина, количество, дължината на рафтовете багажник и т.н.).
Пример: в единична архив съхранява депозитар 7500
Дължината на архивни рафтовете, заети от документите, се намира на 100 линейни метра. Брой елементи, разделен на броя на линейни метри
7500: 100 = 75 депозитар единица
Следователно един линеен метър от рафтове 75 е депозитар единица
За изчисляването на размера на дяловете на капацитета за съхранение намира на едно м, умножена по броя на общата дължина на архивни стелажи (включително безплатно)
Пример: Общата дължина на рафтовете е 120 лумена
75 х 120 = 9000 LM (Компонент Капацитет)
За да се изчисли броят на сто използване на модули за съхранение, е разделен на капацитет дисплей и се умножава по 100
7500. 9000 x 100 = 83.3%
Процент архив товар е 83,3%
Архивът се съхранява 25 560 депозитар единица Дължина на архивни стелажи, заети от документи 300 л.м. общата дължина на рафтовете - 400 л.м.
25560. 300 = 85 депозитар единица
85 х 400 = 34000 депозитар единица (Компонент Капацитет)
25560. 34,000 х 100 = 75.2%
3.4. Раздел 2, "Информация за документа"
Колона 1 - съдържа информация за документите на постоянен срок на съхранение и по отношение на персонала. Брой на елементите в съответните полета в този раздел е показан след poedinichnogo техните изчисления, включително въз основа на счетоводни документи.
Граф 2 се посочва датата на най-ранните съхранява в организацията на постоянно съхранение на документи на персонала (в съответните линии).
Граф 3 - посочена крайна дата документи, които се съхраняват в архива.
Брои 4, 5, 6 - се попълват, ако отчетната единица е провела избора на документация за управление и постоянно съхранение на персонала и те направиха опис, които са одобрени и съгласуван с EPA архивни институции.
Брой 4 - показва броя на елементите, включени в списъка.
Брои 5 и 6 - посочват датите на начало и край, вписани в списъка на документите.
б) документи за персонал, записи на нотариални актове, както и домакински книги, свързани с жилищните приватизационни документи - 75 години.
Период на временно съхранение на архивни документи на фонд на Руската федерация в неправителствени организации са определени в договора между архива и собственик или притежател на такива документи.
Ако една неправителствена организация, съхранява документите на държавни организации - предшественик, документите, посочени държавна собственост трябва да се разглежда като документи, съхранени във времето.
3.5. Секция "Персонал" - трябва да съдържа информация за броя на организациите архив на работниците в съответствие с наличния персонал.
3.6. В "съхранение на документи" трябва да се подчертае, показатели, които характеризират пространството, в което да се съхраняват документите за архивни. оборудване за съхранение, складиране подкрепя регулаторни режими в него. Ако специализирани архиви в организацията не е налице, необходимата информация трябва да отразява характеристиките на местата за съхранение на недвижими документи (операционни зали, коридори, мазета и др. Н.)
3.7. За по-точна информация относно наличността на местните разпоредби за организацията на организацията на ведомствени архиви и регистри приложение за управление е пълен
3.10. По паспорт обяснителния меморандум, който съдържа информация за промени в името, принадлежност, организационна и правен статут или форма на организация на собствеността, са настъпили причините за промените на показателите през отчетния период, на предварителна информация трансфери от документите по държавната или местна съхранение (името на файла, видове, обеми и екстремни дати на представените документи и годината на предаване) се съобщават информация за наличието на научна референтна система до документите. Обяснителната бележка, подписана от съответния компетентен служител.
персонала на отдела, GN Фьодоров