Попълване на база данни - на процес отнема време и досаден. Ето защо, всеки нов инструмент за автоматично попълване на таблиците е много важно за счетоводител. Освен това, поради няколко причини. На първо място, автоматично довършване ускорява работата, което го прави по-малко време. И второ, за автоматично довършване рязко намаляване на броя на грешки при въвеждане на данни. Съгласен съм, че този аспект в счетоводна практика не може да се надценява. Не е изненадващо, че бързото запълване на таблици Excel разработчиците са предоставили на набор от специални инструменти. С някои от тях, аз предлагам да се срещнат повече. Нека започнем с подмяната на ценности.
AutoComplete дубликати
Като пример за нашата работа, аз избрах базата данни е показано на фиг. 1. Той има само три полета: "Дата", "купувач" и "Сума". И в колона "Дата" и "Сума" вече са ценности и данните в графата "купувач", ние ще запълни. Направете това:
1. Да станеш клетка «B2», въведете текст в него от името на фирмата. Нека да е "Омега, TOV".
2. продължете надолу по «Б» колона. В примера, показан на фиг. 1 задам показалеца на текущата клетка в «B8».
3. Отпечатайте буквата "О". Excel след това да го замени с думата "Омега, TOV".
4. Бутнете «Влез» - клетка попълнено.
Това, което наистина се е случило? След въвеждане на първия знак Excel анализира съдържанието на текущата колона и се опита да намери компании, където първият символ в името е буквата "О". В този случай, той открива една такава име - "Омега, TOV". Според вътрешната логика на Excel «предложи», че тези данни могат да бъдат повторени няколко пъти в колоната. Въз основа на това се предлага да се въведе тази стойност автоматично. По мое мнение, много удобна функция.
Между другото, смяната се извършва на първия знак в "надолу" посока, и "отдолу-нагоре".
Важно! За да Excel автокоригиране изпълнени, активен показалеца на клетката трябва да е в зоната на база данни.
Нека се опитаме да направи по-трудно. За тази цел на "Купувач" колоната, за да добавите името "Олимп, LLC." След това повторете същите стъпки. Сега въведете буквата "О» Excel не реагира! И това е разбираемо: един символ вече не е достатъчно да се определят ясно името на колона "купувач". За да направите това, ще трябва да въведете най-малко два знака: поредица от Excel "оферта Ol 'да замени" Олимп ООД ", символът" Ом ", той ще предложи да се замени" Омега, TOV ". Имайте предвид, че данните за autosubstitution могат да бъдат въвеждани в главни или малки букви.
Важно! Изберете "Настройки", за да се даде възможност (или деактивиране) възможност autosubstitution знак в меню "Файл". Ще се отвори прозорец на настройките «Опции на Excel". В него, отидете на "Advanced" и в "Настройки, свързани с" група се даде възможност (или деактивиране) в квадратчето "завършване на стойности на клетки".
Сред предимствата на описания метод, ще се отбележи, простотата на неговата употреба. Не се нуждае от никакви допълнителни действия. Първата буква - останалото ще направи самата Excel.
Основният недостатък - autosubstitution случайно героите работи само с текст. По време на работа на инструмента не се отнася. В допълнение, autosubstitution работи добре, когато базата данни или подобни дребни елементи. Само в този случай, Excel може бързо (които вече са на първия знак) да предложи възможност за попълване на клетките.
Тази комбинация копия активната клетка (или избран блок работен лист!) Съдържанието на клетката родител. Нека да видим как изглежда на практика.
1. Отваряне на данни, както е показано на фиг. 1.
2. Сменете «B3» Индекс на активната клетка.
3. Натиснете «Ctrl + D». Появява се "B3" надпис "Омега, TOV". Excel тази информация, прехвърлени от «B2» клетката.
Съвет Използвайте комбинация «Ctrl + D» за да се пренесат в базата данни "на колоните." За селективно пълнене маса клетки използват «Ctrl + D» във връзка с интелигентен филтър.
Използване на клавишите за «Ctrl + D» има няколко предимства:
- по този начин може да се възпроизведе не само на текста, но и номерата;
- комбинация «Ctrl + D» копия не само съдържанието, но и на размера на клетката родител;
- комбинация «Ctrl + D» работи, когато «Caps Lock», т.е. английски и руски подредбата на клавиатурата ...
Избор от списък със стойности
Работа функцията за автоматично довършване режим става неефективна, когато базата данни, са много подобни елементи. В този случай е необходимо да се отпечата използва на повечето от думите, преди началото на програмата ще предложи да се използва за автокоригиране. Тук, може да е препоръчително да се работи със списък. Връщайки се към примера на фиг. 1. да направи това:
1. Поставете показалеца на мишката върху празното място в колона "купувач".
2. Щракнете с десния бутон на мишката. Появява се менюто контекст, както е показано на фиг. 2.
3. От това меню, изберете елемента "Изберете от падащия списък." Excel ще покаже списък на всички стойности от колона "купувач".
4. В списъка, намерете елемента, който искате и кликнете на мишката да го замести в клетката.
Важно! Excel Списък за автоматично довършване форми само текстови стойности.
Избор от списъка на ценности е добро, защото е трудно да се обърка. Всички повтарят данните, въведени по този начин ще бъдат същите. Все още няма излишни интервали, няма правописни грешки. Що се отнася до недостатъците - възможност за избор от списък не работи с числа.
ремонтирам
на ключово «F4»
При работа с бази данни, често е необходимо да се повтаря едно и също действие. Това може да бъде всичко, което искате: .. Добавяне на линии, наситен цвят, промяна на фона, размера на клетката и т.н. В такава ситуация, ви съветваме да обърнете внимание на един прост метод: натискане на «F4» ключови повтаря последното действие и да го прилага по отношение на текущата клетка или специален отдел. Спестете време, като този метод понякога са просто огромни. Малък пример: вие трябва да добавите няколко линии в друга база данни позиции. Обичайният начин, ние ще имаме:
- сложи показалеца на мишката в клетката, в която искате да добавите един ред;
- като щракнете с десния бутон на мишката, за да се покаже контекстното меню;
- от които да изберете "Добавяне на клетка ...";
- Прозорецът на предложената настройки изберете "Prompt", след това кликнете върху "OK".
И всички тези стъпки трябва да се повтори за всеки новодобавените редове. Ако тези линии ще бъдат най-малко сто, процесът може да се забави ...
И тук е един пример за това, което изглежда, че когато се работи с «F4» ключ. Направете това:
1. Добавяне на един ред по всеки удобен начин.
2. Поставете активната клетка за вмъкване на нов ред.
3. Натиснете «F4» (повторете предишната стъпка). И така няколко пъти.
Чрез натиснете «F4» Excel може да изпълнява повечето операции: изравняване на клетките, промяна на размера им, форматиране, настройки и т.н. Но за да се включат отново в предишната стойност на новата клетка на «F4», за съжаление, не мога ...
Въвеждането на данни масив
Тази техника е полезна за да се пренесат същите стойности на лист. За да използвате този метод, направете следното:
1. Отворете документа Excel. Маркирайте блок от клетки, където искате да пишете едни и същи ценности.
2. все още избран, натиснете «F2» (влезе в режим на редактиране на клетка). На лист ще бъде на разположение за редактиране на първата клетка в избрания блок.
3. Въвеждане на данни в тази клетка. Тя може да бъде даден номер, текстова или формула.
4. Натиснете комбинацията «Ctrl + Shift + Enter". Excel запълване споменатата част на листа от първата стойност на избраната клетка блок.
Работа с формула за масив - мощен инструмент MS Excel. Тя позволява не само фрагменти от данни бързо да попълнят работния лист - формулата за масив може да се използва във връзка с филтри, инструменти за избор на блокове за създаване на сложни формули. Но това - материал за следващата ни статия. И за днес. Надявам се, че описаните методи за попълване на таблиците ще направят работата ви с Excel по-продуктивни.
Podіlitisya на колежите
Свързани статии