Тема 4. основните изисквания за подготовката и изпълнението на документи.
Проучване Въпроси:
Форми на документите и изискванията.
Форми на документи и изисквания към тях
Повечето документи на предприятието, включително и изходящи документи, изготвени на формата.
Blank - стандартна хартия с възпроизведени на тях типографично постоянна информация.
форми на документи могат да бъдат произведени на хартиен носител с помощта на офсетов печат или възпроизведени чрез компютърни технологии за създаване на конкретен документ. За най-важните документи на предприятието се използват формулярите, типографично, с логото, който е с висока степен на детайлност, релефни, водни знаци, цветен печат и други елементи, които затрудняват фалшифицирането. Обикновено такива форми са означени типографска или специални номерационни кутии. Използването на всяка една от тези форми трябва да бъдат вписани в специален формуляр за регистрация.
форми на документи трябва да притежават качества като nesvorachivaemost когато прегряване или омокрящи и липса на прах върху повърхността на листа, както и спазването на изискванията за плътност - 80 г / м2 до 200 г / м2 и White - от 88% до 98%.
За производството на заготовки се използват главно два листа формат А4 - (210 * 297 мм) и А5 (148 * 210 mm).
Всеки документ лист украсен, както на формата, и без да се, трябва да има съответните размери поле,
Left - 20 мм;
Право - 10mm;
Най-високо - 20 мм;
Bottom - 20 мм.
В съответствие с изискванията на ГОСТ установява следните видове форми на предприятието:
Общата форма - формата на предприятието или структурна единица за производство на всякакъв вид документи (с изключение на буквата);
Форма писма;
Форма на определен вид документ, с изключение на писмото.
Има два варианта за подробности формуляра за местоположение - ъглови и надлъжни.
Всеки документ се състои от набор от данни.
Реквизит - задължителен елемент на всеки официален документ.
Събирането на данни, които съставляват документ, наречен документ Форма.
Разпределение - модел за изграждане на документ за определяне на изисквания за полета обхват, формат, размер за изграждане на структурна решетка и основните реквизити. Разпределение - набор намира в определена последователност принадлежности общи за всички видове документи.
- федералните власти, държавни органи на Руската федерация, включително и Руската федерация, трябва, заедно с руски език, като официален национален език, органите на места, самоуправление;
- предприятия, организации и техните асоциации, независимо от собствеността и организационно-правна форма.
Този стандарт определя състава на реквизитите на документи; Изисквания за регистрация на данни за документи; изисквания към формуляри и документи за регистрация; изисквания за изграждане, интегриране, употреба и съхранение на форми с възпроизвеждане на герб на Руската федерация, на герба на Руската федерация.
При подготовката и обработката на документи чрез издухване следва предпоставки:
Изисквания към детайлите на документите
Текста на връзката обикновено се разделя на две части. В първата част се посочва причините, на основание, че целта на документа, вторият (крайни) - решения, заключения, молби, предложения, препоръки. Текстът може да съдържа последната част (например поръчки - административна част без да се прецени, писма, приложения - Заявка без обяснение; запитвания, меморандуми - оценка на факти, изводи).
Документите за установяване на правата и задълженията на организациите и техните структурни подразделения (наредби, инструкции), и съдържащи описание, преценката на фактите или констатации (доклад, удостоверение), използват форма на текста в трето лице единствено или множествено число ( "отдел изпълнява функциите" "асоциацията включва", "Комисията е установила").
Буквите използват следните форми на представяне:
- в първо лице множествено число ( "директно към" "Моля, изпратете");
- първият човек, единствено число ( "изберете" "смята за необходимо");
- ( "без възражение до Министерството", "VNIIDAD счете за възможно") в трето лице единствено число.
21. марката присъствието на приложения в текста на заглавието, процес, както следва: - Приложение: 5 л. 2 копия.
Ако документът е приложение, не име в текста, това показва името му, броя на страниците, а броят на ekzemp-lyarov; ако има няколко приложения на техния брой, например:
1. Разпоредбите за управление на регионалното кредитиране от 5 литра. 1 копие.
2. Правила за производство и преработване на документи на Службата на регионалното заем от 7 литра. 2 копия.
Ако заявлението зашити, броя на страниците, не е показана.
Към административните документи на първия от неговите листа в горния десен ъгъл за запис "Приложение" с името на националния административен документ, неговата дата и регистрационен номер, например:
Документът може да бъде подписан от действащ служител, което показва реалното си положение и име. Не е позволено да се сложи предлога "за", надписа на ръцете му "Зам." Или наклонена черта преди името на публикацията.
23. документ Гриф хармонизация се състои от думи, договорени, на лицето, с което е договорено, документът (включително и името), личен подпис, разшифроването на подпис (инициали, фамилно) и дата на преговори, като например:
Ректор на финансите академия
руското правителство
Лично подпис AG Gryaznov
. Ако съответствието се извършва с писмо, протокол и др съвпадение врата изготви следния вид:
Руската академия на писмо
24. Одобряване на документа да различи визата, включително подписване и заглавието на документа за прицелване, пълното име (инициали, фамилно име) и датата на подписване. Например:
Ако има коментари по виза документ изготвят, както следва:
Бележки, изложени на отделен лист, подписани и приложени към документа.
За да се документира, че скриптът остава в организацията, визи са поставени в долната част на задната страна на последната страница на оригиналния документ.
За документ, който се изпраща на сценария на организационната-нето, визи, ще се появи в долната част на предната страна на копия от документи се изпраща.
Може би оформлението на визи за документа отделен лист помирение.
Това е позволено по преценка на организацията, един лист при вида на документа и неговите приложенията.
25. Seal удостоверява автентичността на подписи върху официални документи, предвидени в специални нормативни актове, удостоверяващи правата на лицата, за определяне на фактите, свързани с финансови активи.
Документи, запечатани от организацията.
26. Сертифициране на копие на спазването на скрипта по-долу подпори "подпис" поставя: за осигуряване на надпис "вярно длъжността на лицето, удостоверяващ копие; личен подпис; трите имена (инициали "име); дата на осигуряване, като например:
Петров II
333-25-25
28. марка за изпълнението на документа и неговата посока в случай включва следните данни: позоваване на датата и номера на документа, свидетелстващи за неговото изпълнение, или, при липса на такъв документ, в обобщение на изпълнението; думите "в случая"; по номер на делото, по който да се съхранява в документа.
Марката за използването на документа и да го изпратите на сделката трябва да бъде подписана и датирана от изпълнителя на документа или на ръководителя на структурното звено, в което се изпълнява на документа.
29. Оценка на документа за приемане в организацията и съдържа датата на получаване на документа (ако е необходимо - часовете и минутите)
Това даде възможност на бележка на получаване на документа в организацията, за да предоставят под формата на печат.
30. Идентификатори електронно копие на документа е марката (долния) захванали за кожата в долния ляв ъгъл на всяка страница от документа и съдържа името на файла на носителя на машина, датата и други данни за търсене, за да се инсталира в организацията.
Свързани статии