документи за персонала
Частен бизнес е систематичен набор от необходимите лични и оригинални счетоводни документи, описващи живота на работниците и служителите в различни позиции в организацията или на ръководни длъжности в определени сектори на икономиката.
Технологичната верига на формиране на служебно досие включва:
- Добавяне на списък (дневник) описа на лични файлове записва институцията на нов личен файл;
- обучение обхваща личен файл: корицата е разработено в съответствие със стандарта; посочване на регистрационния номер на личното дело и датата на неговото създаване; Определяне лично дело на гърба на папката;
- подаващи папка чисти чаршафи вътрешни инвентарни документи от личен случай, пълнене и да го поставите в плик на задната корица на контрол е издала картата лично дело;
- получаване на отдел персонал служител от ръководителя на службата, на първоначалния набор от документи, които да бъдат включени в един личен въпрос;
- систематизиране на получените документи с вътрешна информация, документи инвентаризация поставени в частни бизнес документи;
- брутни номериране листове от документи и обозначение оформление лист документи в вътрешния инвентар;
- подаване на документи в папката файл лично в поредните номера на листа; брой валидиране на листа;
- стая личен файл в затворен шкаф за съхранение;
- Освен това, при получаване на документи, лични файлове;
- систематизиране на документите, които да бъдат включени във всеки частен бизнес, в съответствие с необходимата последователност на тяхната позиция в случая;
- извършване на редовни подстъпи към вътрешния опис на документите на един личен въпрос; подаване на документи в броя на лично дело валидиране на листа;
- провеждане на личен бизнес: извършване на необходимите документи и бележки за проверка на документи от личен случай, в допълнение към личната под формата на счетоводен персонал;
- издаване на организация за управление на личните файлове и отдел персонал на ръка в контролната карта на делото; когато делото обратно - проверяват наличието и целостта на документи;
- проверка в отдела на персонала на организацията на работниците с документите на личните си дела в съответствие с настоящата система, достъп до лични въпроси;
- направи знак на разпространение, в допълнение към личното дело на счетоводен персонал; сертификатна марка стенописи лицето, отговорно за поддържането на досиетата на персонала, както и да се запознаят с един личен въпрос;
- затваряне на личното дело: проверка за всички документи на лично дело, регистрация на свидетел-лист в края на делото и вземане на окончателното записване във вътрешните работи на опис на документите, задължителен набор от документи, регистрация обхваща служебно досие в съответствие с изискванията на архивната служба;
- предаване на личното дело на организацията на архив на ръководителя на архива описа на картини в приемане и (или) списание опис на личните досиета;
- регистрация на лични записи в описа на архивните личните дела; поставянето инвентарни номера и номера на съхранение единица на корицата на личното дело;
- Добавянето Архив брой личен бизнес в описа книга лични дела на обслужване на персонала.
Първоначално личен въпрос включва документи, които придружават процедурата за получаване на гражданин на тази позиция и се получи след публикуването на реда на работа.
За лична дейност на служителите, заемащо публична длъжност на Руската федерация или обществена длъжност на Федерална обществена служба, се прилага в допълнение:
- декларация за съгласие за замяна на държавна служба или за допускане до Федерална обществена служба;
- копие на работната книга или документ, потвърждаващ приемането на военна или друга услуга;
- информация за лица, доходи и имущество, принадлежащо му от право на собственост;
- документи и сертификати за резултатите от проверка и пълнотата на информацията, предоставена от гражданите при назначаването, както и други документи.
Документите в личното дело са подредени в определена последователност. За удобство на личните файлове и референтни работи от върха са разположени:
- вътрешен опис на документите, налични в личното досие;
- сключване на трудовия договор (договор);
- Освен личната лист (форма) на счетоводния персонал;
- лична форма (профил) на счетоводния персонал;
- автобиография, сертификат-obektivka;
- посока или представяне на назначаване на поста, обосновката за назначаване;
- по-високата ръководен орган писмо за съгласие за назначаване на длъжността;
- решение (или извлечение от протокола) на комисията по конкуренцията или колегиален орган по назначаването, ако е необходимо - копие от решението на органа на профсъюзите;
- заявление за допускане не работи;
- спецификации, препоръчителни писма, автобиография, медицинско свидетелство;
- копия от дипломи и присъждане на степени, сертификати за даване на научни и почетни звания, награждаване на документи, различни удостоверенията и другите документи, които потвърждават тези или други лични данни,
- списък на научни трудове и изобретения;
- Копие от заповедта (или извлечение от акта) относно назначаването;
- копия на други поръчки (ако е необходимо).
В личен въпрос за преценка на отдел персонал на работника или служителя не може да включва документи временен период на съхранение - .. Позоваване на мястото на пребиваване, здравни сертификати и т.н., както и дублетни копия на документите, ако те не съдържат лично ценни носилки. Тези документи могат да бъдат генерирани във временен период на делото за съхранение.
Онлайн съхранение на лични файлове
Лични файлове трябва да бъдат взети под внимание и са регистрирани в книга (списание) на сметката на частни дела. списание The графики: номера на делото, името и инициалите на служителя, датата на създаване нещата по сметката и датата на дерегистрация, списък на служителите, които отговарят за поддръжката на лични досиета. В номенклатурата на дела на обслужващия персонал, лични файлове, за да се поберат на един ред "служители личен бизнес."
Лични файлове се съхраняват в офиса на персонал и провеждат служител на службата, определена със заповед на ръководителя на организацията, отговорна за тази работа. Лични файлове на работниците и служителите, заемащи позиции номенклатурата се съхраняват в управленския персонал на организацията-майка.
Достъпът до лични въпроси, уредени от ръководителя на организацията в съответствие с общия ред на достъп до поверителни документи и лични данни.
А личен въпрос е формулиран в покривка картонена (регистратор директория), която трябва да бъде маркирана с определен номер в регистъра на лични файлове. Обхваща лични файлове числа са последователни, което съответства на общия брой случаи. Капаците се използват за съхраняване поставени в личния си файл само активни служители.
Когато един служител напуска негов личен избор се извлича от папката, изготвена в съответствие с изискванията на архивната служба и се отказва архивите на организацията. Освободен капак може да се използва при формирането на нов частен бизнес под един и същ номер.
Отделът за персонал лични файлове се съхраняват в последователност от числа в архива - по азбучен ред на фамилните имена е работил. За да намерите бързо работи служи като азбучен или картотека. В случай на малки организации се намират в килера по азбучен ред. Лични файлове се съхраняват отделно от работните книги.
Всяка година, от специално назначена комисия трябва да провери наличието и състоянието на личните досиета. Факт проверка се определя за всеки отделен случай. При определяне на загубата на лични дела или повреждането е съставен и провежда вътрешно разследване.
формиране и съхранение на лични файлове от служители на организацията Правилното дава възможност да се гарантира пълна конфиденциалност на личните дела са в документите, за да се предотврати неоторизиран достъп до лични въпроси на неоторизирани лица. С правилната поддръжка на лични досиета е много по-лесно да се работи с бизнеса и своевременно изменение на необходимите оправдателни документи и информация.
Защита на личните данни в човешките ресурси
При работа с документи, нотариални актове и обслужващ персонал базите следните основни принципи за защита на личните данни трябва да се спазват:
- лична отговорност на ръководството и работниците на услуги за служителите на сигурността и поверителността на личните данни, както и носителите на тази информация на организацията;
- разлагане (разцепване) познаване на лични данни между различни мениджъри и служители на служба организация персонал;
- на ясна, позволяващи (разделение) системи за достъп и лидери на всички нива на служителите до документи, съдържащи лични данни;
- извършване на редовни проверки наличие на традиционни и електронни документи, файлове и бази данни в офиса на персонал и документи на персонала в организацията на отдели.
Работа с документацията на HR трябва изцяло да се съобрази с изискванията на лечение на поверителни документи и лични данни.
Основната точка в областта на защитата на личните данни е ясно регламентиране на функциите на служителите на персонала и в съответствие с регламента на функционални комплекси, принадлежащи към служителите на документи, файлове, карти, лични сметки, както и журналите на базата данни. Всички неупълномощени лица не знаят на работните процеси, разработване на технология, дизайн, управление и съхранение на документи, калъфи и работни материали в офиса на персонал, особено за формуляри и документи на строга отчетност.
Под неупълномощено лице разбира не само нападателите или техни сътрудници, но и на работниците и служителите на организацията, отговорности, които не са свързани с работата на обслужване на персонала. Въпреки това, всеки служител трябва да бъде уведомен писмено твърдените факти използването на личните му данни, за документиране на функции на обслужване на персонала, водене на документация и докладване и да помогне на услугата. Служителят има право да не разреши използването на личните им данни.
С цел да се приложат разпоредбите на личната отговорност на служителите на услуги за служителите на възложената им лична информация и документи на ръководителя на организацията трябва да се издаде заповед за назначение за всеки служител на услугата на определени групи от документи, те трябва да информират функциите, посочени в длъжностните характеристики, одобрената схема на работниците достъп за услуги и ръководството на организацията, департаменти до архивите на служителите, посочени по-горе под формата отговорност USD nostnyh и служители за безопасност и поверителност на личните данни.
Не е позволено да работника на обслужване на персонала може да се срещне с всеки от съхранените документи и услуги, материали. Препоръчително е, че отделните служители са възложени на групи от служители и персонала на организацията за извършване на пълния набор от функции от набиране на персонал за запазване на документация.
Ако е необходимо, преразпределение на отговорностите между обслужващ персонал (например заболяване на един от тях, уволнение), следва да бъде издаден съответен главата ред на услугата, които се уреждат от естеството на промените, тяхната продължителност и допълнения на достъп до документите на системата работи и бази данни.
Когато се работи с документи на персонала първо трябва да спазват следните специфични особености на тяхната обработка и съхранение.
Материали, свързани с разпит, тестване, интервюиране на кандидати за позицията, че е препоръчително да се постави в един личен въпрос не служител, и по-специален случай, след като е класифицирана като "строго поверително". Причината е, че тези материали разкриват лични и морални качества на работника или служителя и може, ако разкриването на информацията, съдържаща се в него да се превърне в полезен за нападателя. Материали с резултатите от тестването на активен персонал, материали от техните сертификати се оформят в самостоятелен бизнес, има и врата на строга конфиденциалност.
Особено внимание се обръща на безопасността на личните досиета на служителите документи. за регистрация, образуване, управление, затваряне и съхранение на лични файлове на операцията трябва да се извърши по един служител от персонала, който е лично отговорен за съхраняването на документи в бизнеса и регулиран достъп до делата на другите работници.
В случай на разрешени тегления от личното дело на документа в дневника за инвентаризация на делото е направено като посочва причините за това действие, както и на новото място на документа. От документ, за да бъдат конфискувани, отстранен копие, което се зашива на мястото иззети документи. Марк в описа и копие, заверено от списък мениджър и служител на сервиза. Подмяна на документи в личното дело на някой друг е забранено. Нови и актуализирани документи се поставят заедно с предварително включени при сделката.
Заповед на ръководителя на организацията трябва да бъде установена процедура за преразглеждане и предоставяне на изпълнителския персонал на организацията на лични файлове на подчинените служители. Обикновено, за да се запознаят с личните дела са: ръководителят на организацията - с всички лични въпроси, неговите заместници - с лични дела, съгласно техните служби за надзор, началниците на отдели - с работниците и служителите отдела за лични дела.
Въвеждане на лични въпроси работните места мениджъри обикновено не са позволени. Лични файлове могат да се издават само на работни места първи директор, заместникът му за човешките ресурси и в изключителни случаи с изрично писмено разрешение ръководителите на структурни подразделения. Случаи се издават (включително на главата или обслужващ персонал в присъствието на писмено пълномощно - услуги на служителите) под марката в контролната карта. В края на деня всички случаи трябва да бъдат върнати на отговарящото за техните служители персонал за съхранение.
Ръководители на структурни подразделения на организацията с одобрението на ръководителя на отдел персонал могат да се запознаят с личните дела (или, при липса на частни дела - с карти образуват Т-2) само пряко подчинените служители; банкова референция на данни и друга документация на персонала не са разрешени. Запознаване с делата следва да се извършва в помещенията на служба под наблюдението на лицето, което отговаря за безопасността и поддържането на лични досиета. запознаване факт се записва в картата на контрольор на лични въпроси.
Работническите организации имат право да се запознаят само със собствената си дейност, продължителността на осигурителния стаж, индексни картички, което отразява личното му данни. Той има право да прави изменения и допълнения към биографични и биографични и други данни, потвърдени от документи. работник Факт познанство с един личен въпрос и се записва в контролната карта.
Свързани статии