ESCOM.BPM система за управление на документи ви позволява да организирате електронни документи (за обмен на документи в електронен вид) е не само в рамките на вашата организация, но също така да се осигури обмен на електронни документи с вашите партньори.
Автоматизирани контролни функции
Тъй като ние ще се автоматизира контрола, ние първо трябва да се определи контролните функции да бъдат автоматизирани. Когато става въпрос за документи на хартиен носител, както контрольор изпълнява човек, който е натоварен с отговорността на контролни функции. Трябва да се отбележи, че администраторът, в повечето случаи, работи само с документи, които са класифицирани като "под контрол", или както се казва "позира за контролиране." Какво се случва с другите документи, изпълнени на хартиен носител - това е известно само на художника. Ако такъв неконтролируем документ, че има проблем, той остава само да го оправи, няма начин да диагностицирате проблема, предварително, както и да намерите своите каузи.
В идеалния случай, за да се подобри дисциплината производителност като цяло, всички документи, необходими, за да поставят под контрол. Но това, разбира се, отнема много време - да контролира всички документи. Ето защо ние не говорим за инструменти за мониторинг на изпълнението за автоматизация, както виждаме решение при прехвърлянето на процедури за мониторинг трудоемки върху раменете на автоматизирана система.
Така че какви са функциите на документи за изпълнение на контролните, които искаме да се автоматизира?
Формиране на контролната карта
Контрол на изпълнението на документа започва с създаването на контролен талон към него. В него да съдържа информация за поръчки на документи, срокове, изпълнители. По време на контролата го въвели различни маркери на изпълнението. Работата е много време. Но използването на електронна система за управление на документи е неговата лекота. Ако системата вече има документ електронна регистрационна карта, защото контроли се добавят към страницата "Контрол" и "Напредък в изпълнението." Така че, влиза вече не е необходимо данните от документа, и е достатъчно да се посочи времето и изпълнителите.
Счетоводни срокове на изпълнение на документи
Какъв е контролът на срока за изпълнение на документа. Първо, фактът, че предварително сигнал и напомня на изпълнителите и надзорни органи за неговия подход. Възможно е, че това ще им позволи своевременно и да направи усилие, за да изпълни документа във времето. Ако срокът, определен в картата за хартия, а след това да се информира за изпълнителен му подход трябва да му се обади. Препоръчително е да се забележи и напомняне функции, възложени на автоматизираната система. Това ще отнеме много работа с надзора. В допълнение автоматично заключване, че сте прочели съобщението допуска работникът или служителят няма съмнение, че той вече е наясно с това, което се случва. Второ, терминът се използва за контрол на изтеклите документи.
Образуване на списание "изтеклите документи"
Ако срокът на изпълнение на документа е изтекъл, и документът не е изпълнено, например не подготвен отговор, документът трябва да бъде определен статутът на "Просрочени". Направи го ръчно от контролните карти на документи е много времеемко работа. документи система за контрол на изпълнението може автоматично да зададете състоянието на документи, които не се изпълняват "Просрочени" и образуват дневник от просрочените документи карти. Наличието на такъв дневник позволява на мениджърите да предприемат бързи действия за справяне със ситуацията.
Отчет за контрол на документацията
контрол документи изпълнение включва важна процедура за определяне на контролния документ. Процедурата се състои в това влизат в отчета за контролен талон към датата на контрол, наблюдение и извършване на дата въвеждане на контролирано дневник за контрол на документацията. С голям брой контролирани документи е доста отнема активност време. Система за управление на документи автоматизира настройка за контрол на документи. Ако по време на разглеждането на документа в картата е опцията "В Control", след изпращане на документ за изпълнение на това ще бъдат поставени в проследяването на одита, а картата ще бъдат изброени марки на изявление относно контрола.
Образуване на списание "под контрол"
Както вече бе споменато по-горе, за особено важни документи са обозначени със знак "В Control". Информация за тези документи се вписва в регистър ръчно Controller. Тази работа трябва да се премине към автоматизираната система за контрол на изпълнението. Тя трябва да подпише документа с "В Control" автоматично ще бъдат показани в дневника за контрол. Влизане в електронен формат е много удобно и значително улеснява работата ръководител. Картите на всяко контролирано документ трябва да се поставят под датата на контрол. Като правило, това е няколко дни преди датата на изпълнение на документа. Електронно проследяване на одита следва да бъдат групирани според датите контрол. Това ще даде възможност на всички участници да видят изпълнението на документите на процеса, срокът на контрол, която идва днес, утре, следващата седмица, следващия месец, и т.н. и предприемане на мерки за тяхното навременно изпълнение.
Като прибавим към сравнителен анализ на документи
По време на изпълнението на контролер на документ може да поиска информация за художниците и изпълнението да го превърнете в контролни документи карти. В автоматизираната система направя proscho. Няма нужда да се обадя, за персонала и "измъчват" ги гледам. Просто изпратете електронни картички директно от контролирана документ и услужлив персонал ще бъде в състояние да му отговори. Текстът на реакцията на съобщение може да бъде прехвърлен в специална секция, документ "Показатели" в електронната карта. Всички заинтересовани лица могат да виждат на картата документ и да видят напредъка на изпълнението. Това позволява наблюдение в реално време на изпълнение на документи без да е необходимо да се съберат всички заинтересовани страни в една и съща стая.
Проверете доклади певци
Всеки от документа за художници може да изготви доклад и да дойде с него на среща с главния офис. Понякога е необходимо и не е задължително. Но по много въпроси се провери докладите могат да бъдат организирани в система от документи за мониторинг на изпълнението. Докладът може да се приготви в електронен формат, сканиране да прикачвате файлове към поръчката за карта и изпраща доклад за проверката. автоматизирана система Докладът на първо отива да отсява контролери, както и след неговото одобрение се изпраща на ръководителя, издал решението.
Важно е, че в системата за управление на документи автоматично записва всички събития. И изпращане на доклада за събитие съдържа запис на дата и час. Ако докладът ще бъде отхвърлена и върне за преразглеждане, датата на събитието ще бъде записано също. Важно е за всички заинтересовани страни.
Handy система за мониторинг на изпълнението функция е да се създаде версии на документите. В този случай, ако изпълнителят е подготвил доклад, и той го връща за корекции, той може да създаде нова версия на доклада и да го разпределя своята изтънченост и подобрение.
Всички тези характеристики могат да намалят значително разходите за събиране и проверка на отчетите на изпълнителите, както и да направят тази стъпка прозрачен за всички заинтересовани страни.
Отчитане на трансфери на периода на изпълнение
Важно е процедура за контрол, е включването на отлагането на изпълнението на документа. Тези факти трябва да бъдат вписани в контролната карта на документа и да ви позволи да видите колко пъти вече отлагане, колко време документът е изпълнен, тъй като беше закъсняла. Ако направите бележка на отлагане на система от показатели на хартия все още е възможно, да се вземат предвид времевата рамка ръчно с документа - практически е невъзможно. Автоматизираната система позволява да се решат тези проблеми, и в резултат на повишаване на ефективността на контрола. При проверка на доклада и да го върне за преразглеждане на системата следи времето за изпълнение на документа и ако е изтекъл, той предлага на проверяваното лице за извършване на периода на миграция. Автоматично на картата в специален документ "Отчитане на прехвърлянето на периода на изпълнение" раздел записва събитие: кого и при изтичане на мандата на нов живот и стари времето за изпълнение е променен.
И разбира се, това не е проблем, за да следите на времето на автоматизираната система. Изчисляване на сроковете се извършва автоматично и те се показват в електронната карта на документа на страницата "Контрол", като "колко време остава до момента на изпълнение", "колко време се изпълнява документ", "колко време документът е изтекъл."
Премахването на контрола на документа
След доклади за изпълнението на разгледаните документи и се взима решение, че документът е пълен и трябва да бъде прехвърлена на архивно съхранение, преди да е необходимо да се премахне документа от контрола. Тази процедура трябва да се направи само за документи, които са били пуснати на управление. От това, което е тази функция?
За да премахнете документа от контрола трябва да го намерите в контролната карта, картата, за да се направи подходящо бележка в списание, а след това се контролира същото да направи марката. Това изглежда е всичко. По принцип действията на администратора за изпълнение на тази функция е малко, но с по-голям брой документи може да отнеме доста време. Какво може да помогне на автоматизирано решение? В системата за управление на документи, тази функция може да бъде автоматизиран. С кликване върху бутона "Премахване на контрола документ" контролирана документ карта автоматично ще бъдат записани на датата и часа на изваждането от контрола на които се отстранява документа от контрола. Но в действителност документа след проверка на докладите за изпълнение могат да бъдат отстранени от контрола автоматично, ако е активиран този режим за него. И няма нужда да натискате никакви допълнителни бутони.
Премахване на документ от контрола води до факта, че той автоматично престава да бъде показана в списание "В Control". система за мониторинг на изпълнението възлага на документ, статутът "Изпълнена" и неговата карта се мести в електронен архив на документи. Въпреки това, цялата информация, че документът е в контрола и как тя е била изпълнена, се съхранява в неговата карта и винаги е възможно да погледнете.