Процесът на всяка организация за голям брой документи, но стойността им не е същото. Различна стойност на информацията, записана в документите, тя налага внимателна оценка.
Основните критерии при определяне на стойността на документите
В зависимост от стойността на информацията, съдържаща се в документите, могат да бъдат разделени на 3 групи от документи:
- постоянен срок на съхранение;
- временно съхранение в продължение на 10 години;
- Временно до 10 години срок на годност.
Във всеки организация, създадена документи на всички тези три групи, които неизбежно поставя въпроса за необходимостта да се унищожат документи, които не са от практическо или научен интерес.
Основата за избор на документи за унищожаване
В процеса на подбор на документите за унищожаване е необходимо, на първо място, отнемат неща, които нямат практическа или научна стойност. Този избор се извършва въз основа на установените срокове за задържане на документи и дела. Срокът на годност на документи и файлове се определя от стойността на експертиза.
В процеса на изследване на ценностите, определяне на стойността или значението на документите на организацията и условията на тяхното съхранение.
За организирането и провеждането на стойността на работата по разглеждане на документите в организацията, за да се създаде постоянна комисия от експерти.
Алгоритъмът в унищожаването на документи и случаи на временен склад
За унищожаване на документи и случаи на временно съхранение е необходимо да се направи следната последователност от действия.
Алгоритъмът в унищожаването на документи и случаи на временен склад
Основната функция на експертната комисия е да се направи преглед и вземане на решения за ценности изследване. Комисията взема решение за координирането и представянето на материалните запаси в изявлението на нещата трайни и дългосрочни (над 10 години) за съхранение, описи въпроси относно персонала, действа върху разпределението до унищожаване на документи и файлове на годност на продукта е изтекъл.
Експертната комисия, създадена със заповед на ръководителя на организацията от едни от най-квалифицираният персонал, състоящ се от най-малко 3-ма души. В този състав е задължително да включва arhi¬vom ръководител на организацията, ръководителят на документирането обслужване и главния счетоводител. Също така в състава на експертната комисия и по-добре се даде възможност на отдел персонал служител, особено в организации, където голяма част от документите на персонала. В организации, които предават своите документи, депозирани в Държавния архив, част от комисията могат да бъдат включени в този архив служител.
Поръчайте на извадка от създаването на комисия от експерти, вижте глава "Полезни документи" на стр. 24 от списанието.
Председател на експертната комисия назначава един от най-висшите хора в организацията (обикновено заместник-началник).
В организации, които предават документи за постоянно съхранение в държавните архиви, Наредбата за експертната комисия се съгласи с съответните държавни архиви.
Заседанията на експертната комисия съставя протокол.
Стъпка 2. Ние произвеждаме експертна оценка на документите.
експертиза Документи стойност се извършва на няколко етапа.
При разглеждането на стойността на документите в структурните звена на организацията по време на образуването и регистрирането на случаи извършват подбора на документите на постоянни и временни (над 10 години) за съхранение на прехвърляне на архивите на организацията.
Следващият етап от стойността на разглеждане на документите се извършва в архива на организацията. При прехвърляне на файлове към архив организации следят за качеството на стойността на разглеждане на документите в подразделения. Въз основа на материалните запаси случаите на структурни звена в архива да компенсирате организацията като цяло опис на случаите на постоянно съхранение, временни (над 10 години) за съхранение, включително и по отношение на персонала.
При определяне на срока на годност на типични документи справка със списъците, които показват времето за съхранение (типични списъци). В момента на територията на Република Беларус е с 2 на списъка:
При разглеждането на стойността на документи може да се използва като ведомствени списъци на документи, описващи периодите на задържане, които се развиват министерства, други републиканските органи на държавната управление, организация на подчинение на правителството, след консултации с Комисията по архиви и документи за управление в рамките на Съвета на министрите.
В тези списъци, заедно със стандарта отразява условията на съхранение на документите, които са специфични за организациите от системата (индустрията). В случай на стандарта и ведомствени списъци не е необходимо статия, срокът за съхранение на съответните документи поставя на експертната комисия на организацията.
Стъпка 3. Ние правим подбор на документи и файлове на унищожаването.
В хода на разглеждането на документите са избрани случаи стойност за постоянна и дългосрочна (над 10 години) и освобождаване на памет, за да унищожи неща с изтекъл срок на годност.
Избраните произведения постоянно и дългосрочно съхранение трябва да бъдат надлежно документирани, и те трябва да се направи инвентаризация.
Подборът на документи за унищожаването на изтекъл срок на продукцията след изготвянето на описи на делата за съответните години. На случаят с изтекъл срок на годност на актовете за разпределяне на документи за унищожаване.
Примерен акт относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват, вижте глава "Полезни документи" на стр. 25 на списанието.
При избора на документи за унищожаване на тези марки са взети под внимание в номенклатурата на делата като "вече не е необходимо, за да", "да се замени с нов", "след уволнението" и др.
Стъпка 4. изготвя справка за разпределението на документи и файлове на унищожаването.
Закон за разпределение до унищожаване на документи обикновено върху цялата организация бизнеса. В този случай, на името на всяка структурна единица е посочено в акта пред група колекторни работи на единица (например, "Службата", "счетоводството", "Човешки ресурси", и т.н.).
Действието може да бъде и случаят на отделна структурна единица (например, HR).
Представляват отделен акт на документите, с надпис "EPA". Този знак може да се случи следващия знак. "Кореспонденция с организациите майки на рецепцията, разпространението, трансфера, регистрация на персонала", "протоколи от заседания, решения на сертифициране и квалификация комисионни" и други, с надпис "СИП" остави в номенклатурата на организацията на нещата в графата "Период калъф за съхранение "в съответствие със стандартните и ведомствени списъци, както и решенията на експертната комисия на организацията. Закон за разпределение до унищожаване на документи с надпис "СИП" са заедно със списък от случаи за одобрение на съответните държавни архиви.
Стъпка 5. Закон за трансфер за одобрение на ръководителя на организацията.
Това е важно! Деяния на разпределението до унищожаване на документи обмислят организация (координати) експертна комисия в същото време със списък от случаи, и едва след това те са одобрени от ръководителя на организацията.
Трябва да се помни, че в организациите, предаване на документи за държавна опека, актовете на лидерите на организацията твърдят, само след одобрението на описи случаи на постоянно съхранение и координация на описи на дела на персонала съответните държавни архивни институции.
Закон за разпределение на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват, подписано от лицето, което извършва стойността на разглеждане на документите и разгледани на заседанието на експертната комисия на организацията в същото време с консолидираните запаси от случаите.
Акт, съставен в организацията, която е източник на придобиване на държавните архиви, според ръководителя на организацията, след одобрението на съответните държавни архиви или ръководството на Националния архивен служба на Република Беларус консолидиран списък на случаите на постоянно съхранение и хармонизиране на консолидираните инвентаризация работи персонал и акт за разпределяне до унищожаване на документи с надпис " СИП ".
Акт, съставен в организацията, а не източник на придобиване на държавните архиви, но в кои дейности генерират постоянни регистри, казва ръководителят на организацията, след одобрение от страна на централната експертната комисия на организацията-майка (ако има такъв) обобщение опис на случаите на постоянно съхранение и хармонизиране на консолидираната описа на случаи на персонал акт относно разпределението до унищожаване на документи с надпис "EPA".
Акт, съставен в организацията, а не източник на придобиване на държавните архиви в дейности, които не формират постоянни регистри, казва ръководителят на организацията след споразумението с централната експертната комисия на организацията-майка (ако е приложимо) опис работи персонал и акт относно разпределението до унищожаване на документи с надпис "EPA".
Стъпка 6: След одобрението на актове и документи по делото, които са предназначени да се унищожи, да ги прехвърли на организации, отговарящ за събирането на вторични суровини съхраняват в архивите на организацията или лицето, специално предназначени за тях място.
Случаи, планирани за изпълнение след одобрение на правилата относно разпределението на унищожаването се съхраняват в специално определено за целта място за тях, а след това предават на организациите, отговарящ за събирането на вторични суровини.
Стъпка 7. доставка на документи и дела организации, отговорни за събиране на вторични суровини, се подготвят за приемане отгоре.
Подаване на документи, издавани приемане отгоре.
Стъпка 8. Премини на документите и делата, предназначени за унищожаване, организации, отговорни за събиране на вторични суровини.
Това е важно! Използването на документи избран за унищожаване, забранена за битови нужди.
Стъпка 9. точки с акт на прехвърляне на информация от документи и дела и да го Хеминг в съответния случай.
Датата на доставка на документи, теглото им и номера на фактурата се посочва актът, който се подава в съответния случай.
при попълване Memo акт Брой относно разпределението до унищожаване на документи
При попълването на Закона за графика за разпределение на документи до унищожаването на следните изисквания са взети под внимание.
В т. 2 показват заглавията на отделните случаи. Позволено е също така да се уточни заглавията на групата на хомогенна случай (т.е. заглавията на няколко случая на един вид). Така например, в акта, могат да бъдат включени в "директор Поръчки компания на персонала (празници, възстановяване, делови пътувания)" група от ред 2 случая със съответните поръчки за 2 години. Тази опция се използва, ако изборът на документи и файлове до унищожаването на организацията се осъществява не всяка година.
В т. 3 марки на датата или датите на екстремните случаи.
В т. 6 посочва броя на случаите (обеми части), включени в акт съгласно една позиция.
В т. 4 стаи нанасят материални запаси временните случаи на съхранение (за фирми със срок на годност от над 10 години), които са включени средства за унищожаване на делото, или индекси номенклатура на въпроси (период документ за съхранение не по-дълъг от 10 години).
В т. 7 показва периоди на съхранение, определени за унищожаване на нещата по отношение на съответните членове от списъците.
Свързани статии