Алексей Фьодоров

В ви предлага статия няма да се реши въпросът с основи за управление на времето, начина на разпределение на задачите в брутната балансова и непълнолетния, на принципите на организацията на работното време и т.н. Това вече е писано достатъчно, и по-добър съвет, отколкото да четат специализирани книги за управление на времето (представен предимно на този сайт), не мога да дам. Целта на тази статия е въвеждането на много специфична система за счетоводство и организация на времето, което аз използвам.

Дневник извършва по обичайния Excel файл. Характеристики на тази програма може да не само удобен, да планират деня, но и сортиране на задачите, за да архивирате и да следите за използване на времето.

РЕГИСТРАЦИЯ TIME

Определен начин razgrafiv Excel работен лист, можете лесно и удобно да могат да бъдат взети под внимание по време на деня. За да направите това, използвайте схемата за следното:

Фигура всеки час (горната линия представлява времето) е разделена на четири колони, т.е. точността на часовника е 15 минути. По-голяма точност прави неудобни за деловодство, по-малко - признава твърде голям сметка загуби.

Най-лявата колона представлява типичен размер на времеви графики (CHTN - четене, RBT - работа док - водене на документи, живот - решението на проблемите домакински lchn - лично време, rzvl - забавления, DV - nchg движение - нищо, загубата на време).

През деня, през последните интервалите са пълни. "1" се използва за опростяване на изчисленията като заместител. След това, чрез въвеждане в съответните колони в Excel формули (формулите са написани на прикачения към статията, примера файл) автоматично ще изчисли времето, прекарано на един или друг вид дейност.

До края на листа срещу часовника, както следва:

Това, ако е необходимо, схемата позволява да се възстанови по цял ден (спали бързо се събраха, отиде да работи, работи, поприказва с колега, работил, вечеряли, работи, отидох на срещата, изчака да закъснява партньор, който се проведе работна среща, той се завръща в офиса, се докладва на началника, прибрах се вкъщи, вечерях, чета, гледах един филм, се приготви за лягане, прочетете преди лягане, обобщи деня, заспа).

Но на практика това рядко се изисква, така че повечето дни са кратки резюмета на времето, прекарано. те изглеждат така:

Такива обобщения позволяват трезва преценка за това колко време се отделя за този или онзи вид дейност, както и, в допълнение, донесе средното за седмица или месец. Освен това, ако е необходимо, могат да се направят изводи за необходимостта да се даде този или онзи вид дейност повече или по-малко време.

ПЛАНИРАНЕ

Започваме с конвенционален лист задачи за един ден. В моята версия, тя изглежда така (под NEGP, днес):
Както може да се види, че се използва в лист работна колона 4: Cm - статус; Bp - път; Пет - приоритет; и колона да се посочи датата и описанието на проблема.

За колона "Състояние" ще бъде последвано от подробно обсъждане по-долу. Колоната "Време", според мен, е очевидно. Сега ние се фокусираме върху "Приоритет" колона, за да ги прегледате. Тя използва следните признаци:

- основна задача на седмицата

- част от седмичните задачите за изпълнение на текущия ден; вторична задача за седмицата

30 - приоритетна задача в определен ден (задачи, за който са определени или да бъдат определени)

40 - Приоритетна ежедневника

50 - по-малко важни ежедневни задачи

60 - задачата за определяне на резултатите от деня

70 - Обзор на деня

80 - задачата за определяне на резултатите от седмицата

90 - обобщаване на седмицата

Знаейки тази класификация е доста лесно да се как да се разпределят задачите за деня, и да ги планира за една седмица. Седмичен план в досието ми изглежда така:

Всъщност седмичен план може да се види в долната част на страницата. Непосредствено под графиката с предназначението на първия и последния ден от седмицата писмено задание за седмицата. Това е последвано от обозначението на всеки ден, при които конкретни задачи се записват в този ден.

Графиките в горната част на страницата - ежедневно и ежеседмично за работа, които просто се копира в съответния лист при съставянето на дневния план.

Месечният план се изготвя с помощта на следната схема:

ИЗПЪЛНЕНИЕ ОЦЕНКА

Сега графата "Състояние" ще се завърне в анализа. вие Че тази колона позволява да се оцени ефективността на последните дни. В колона "Състояние" показва, изпълнено или не, предназначени задачата. 3 възможни признаци се използват при определянето на степента:

Б - частично изпълнено или не са изпълнени, за обективни причини

N - не е направено

През деня, като си пълен списък задачи отнема следния вид:

С помощта на "сортиране" (меню - Информация), можете автоматично да сортирате задачи:

С такъв сортиране (Status => Приоритет => време) всички завършени работни места ще върха на класацията. Те вече не може да се пренебрегне, той концентрира върху останалите задачи.
В края на деня, когато са запълнени всички кутии, предложената система ви позволява да справедливо и обективно оценяване на ефективността на използването на времето.

работа лист до края на деня, е както следва:

Използването на различни цветове след сортиране позволява да се демонстрира ефективността на деня.
В примера от 13-те работни места в 9-ия ден са направени, 3 не са изпълнени, и 1 - не е изпълнено поради обективни причини. Като се има предвид, че точки «Б» за да се брои като 0.5 / 0.5, резултатите от деня са както следва: общо - 13; плюс - 9,5; минус - 3.5. Преброих деня успешно, ако работата "плюс" за повече от две трети от общия брой; Успешното половина - половината до две трети от общия брой; неуспешен - ако "минус" повече от половината от работните места. Има и други пропорции, в зависимост от вашите нужди за себе си.

Подобна система се използва за оценка на ефективността на седмицата. Архивът изминалата седмица изглежда така:

Подобна система се използва за оценка на ефективността на месеци и години. месец:

Възможно е също така да обобщим година, десетилетие, и така нататък, докато обобщаване на целия живот :)

Полезни съвети

Можете просто да отпечатате списъци на задачи и за проследяване на времето на принтера. Препоръчах да напусне определено количество празни графика, която в течение на деня, за да влязат в тези бързо развиващи се работни места.
Надявам се, че системата е посочено по-горе, ще бъде също толкова полезна за вас, тъй като е помогнал да се организира живота си сам. На добър час!

Научете повече за управление на времето можете от книги Глеб Архангел. Поръчайте БЕЗПЛАТНО!