"Документ - физически носител с записана върху него във всяка форма на информация, като текст, звук, изображения и (или) комбинация от тях, която има детайли, които му позволяват да бъдат идентифицирани, и е предназначена за предаване във времето и пространството за обществено ползване и съхранение . "Федералният закон № 77-ФЗ" на задължително копие от документа.
Като документ среда за съхранение служи като основен елемент от вътрешната организация на всяка институция, предприятие, фирма, предоставяща безшевна оперативна съвместимост на техните части. Информацията е в основата на управленските решения, това е доказателство за тяхната ефективност и източникът на обобщения, както и материали за справка и изследователска работа. В дейностите по управление на документи и служи като предмет на труда, и в резултат на работа, тъй като запис на решения, фиксирани в документа.
Документация, която е пряко свързана с всички форми на управление, отразява тази дейност и в същото време с помощта на контрол на машината, като начин и средство за изпълнение на функциите, възложени му. В допълнение, документация често е задължително, се изисква по закон и на актовете на публичната администрация.
Това е изключително важно за управленски дейности правната валидност на документите, тъй като те са начин да се докаже информацията, съдържаща се в тях и predstavlyayuto дъното на формите на правата на изразяване.
Въпреки това, един документ - един-единствен акт на документиране. Но дейността на институцията, е направена и призната съвкупността от редица документи по определен начин на взаимодействие, обикновено свързани с ръководни функции. "Събирането на документите, въз основа на свързаната с произход, дестинация, вид, обхват, единни изисквания за тяхното проектиране" е система от документация.
По-голямата броя на документите, създадени именно в областта на управлението, където всички документи, необходими не само да създават и място или получават от външната страна, но също така и да се вземат под внимание, за да прехвърлите до местоназначението, се следят, освен, да определи срок за неговото по-нататъшно съхранение, трансфер архивира или се изхвърля в съответствие с установената правила.
Управление на документи се състои от четири основни компонента, които заедно позволяват да се постигне ефективност на "документалната" дейности и насърчаване на развитието на организацията чрез системно използване на документирана информация. документация на органите за управление, обхващащи пълния жизнен цикъл на документите.
Създаване на документи. Този елемент се разбира създаването на списък на необходимите документи, които се използват, техните имена и функции, формулярите за дизайн на документи, наблюдение на тяхната употреба, използването на съвременни информационни технологии за подготовка на документи.
Съхранение и използване на документирана информация. Този елемент се разбира, че образуването на дела, създаване на файлове и обработка на документи и информационни системи, разработване на комуникационни системи, телекомуникации, копиране и дублиране на документи; създаването на центрове за съхранение на документи или административни документи.
Предаване на документи за постоянно (обществени) съхранение. Този елемент се разбира, че е съставянето на списък на документите със срок на годност, документи за оценка, идентификация и описание на всеки документ и набор от документи. Стойността и необходимостта да се запази признат за документи, които могат да служат за доказване на съществуващи сделки или за исторически изследвания.
Архиви управление. Този елемент се разбира като проектирането и строителството на архиви, подобряване на методите за консервация и реставрация, аранжимент и описание на архивохранилищата, достъп до документи, съставянето на референтни инструменти и разпространение на информация за архивите на компанията.
Характеризиращи преходна фаза от традиционния офис за управление на записи.
Така че, въз основа на изложеното по-горе, ние разбираме, управление на документи и пълен управленски функции на организацията, изпълнението на който се прилага за всички етапи от съществуването на жизнения цикъл на документи, всички видове документи и архиви, вашата организация. Управление на документи се базира на принципите за икономичност и ефективност и широко използване на нови информационни технологии.
Свързани статии