Можете да управлявате записи "на място", т.е. напускане на документа в текущата позиция на сайта или магазин записите в конкретен файл, като например сайт Records Center.
Създаване и конфигуриране на сайт Records Център
Създаване на сайт за Records Център използването на шаблон за сайта Records Center.
Създаване на библиотека или записи в списъка за записи за управление на всички видове, които са определени по отношение на файлове и да ги съхранявате (файл план описва видовете документи и предмети, които се разглеждат в организирането на бизнес документация, тя показва, пространство за съхранение на архиви и отличителни черти на различните видове записи) ,
Създаване и добавяне на колона на сайта на съответните типове съдържание за съхраняване и показване на метаданни, свързани с всеки от видовете документи, които са посочени в плана за файл.
Настройка на Организатора съдържание на маршрут всеки тип запис до определеното място.
Създайте сайт Records Център
В SharePoint Online можете да създадете Records Център сайт от вашия SharePoint сайт най-високо ниво. Кликнете върху + Създаване на сайт. и след това можете да започнете от стъпка 4 по-долу.
В Management Web Site Централно управление на приложения, кликнете върху Създаване на колекции от сайтове.
На Създайте сайт колекция в уеб приложението е уеб приложение, ако не бъде избран, в която искате да създадете колекция от сайтове, кликнете върху стрелката надолу. В менюто на уеб приложения върху Промяна на уеб приложения, а след това щракнете върху бутона на уеб приложения, в която искате да създадете колекция от сайтове.
В секцията на името и описанието, да посочите заглавие и описание за събиране на сайта.
В секцията Шаблон Selection, намерете списък Select Интерфейс версия и изберете SharePoint интерфейс версия на шаблони, които смятате да използвате.
Изберете версията на качеството, ако искате да имате колекция от сайтове, за да намерите и работи като едно семейство на уеб сайтове в SharePoint Server. събиране на сайта, който използва по-ранна версия на качеството се извършва в по-късна версия на SharePoint, но потребителски интерфейс и потребителски опит на събирането на сайта ще бъде показано в по-ранни версии. Семейството на уеб сайтове, които могат да бъдат актуализирани по всяко време до най-новата версия на качеството.
В раздела за избор на шаблон и изберете Корпоративна Records Center.
В главния администратор на колекцията сайт, въведете потребителското име (във формат "домейн \ потребителско име"), който е администратор на колекцията на сайта.
В средното администратора на събирането на сайта, въведете името на потребителя, който ще бъде добавен от администратора на събирането на сайта. Присвояване на допълнителен администратор колекция сайт - това е най-добрият начин да се гарантира, сайтове семейни контрол в отсъствието на главния администратор.
Ако управлението на съхранение в колекциите на сайта, който използвате квоти, в раздела за Квота за шаблони, изберете шаблон от Избор на шаблон квота.
Щракнете върху OK.
Създаване на библиотеки или списъци за управление на записи
Библиотеки и списъци са съществени елементи от системи за управление на документи. Те служат като "фишовете" за всеки вид записи, които да бъдат съхранявани и управлявани. Свързването на типове съдържание с библиотеки и списъци (тази процедура е описана по-долу) могат да бъдат класифицирани в по-подробен отчет. Препоръчително е да се създаде единна библиотека или списък за всеки тип съдържание от гледна точка на записване на файлове.
Добавяне на съществуващ тип съдържание към списък или библиотека
Добавяне на тип съдържание към списък или библиотека позволява да включва елементи от този тип. Записи, изпратени до центъра на записи, насочени към съответния списък или библиотека, в зависимост от вида на съдържанието на документи.
Създаване и добавяне на колони в списъците на мястото, библиотеки, както и вида на съдържанието
Създаване на колона на сайта
щракнете върху Настройки на сайта Records Center. и след това изберете Настройки на сайта.
На SharePoint сайт, свързан група, щракнете върху Настройки. Изберете Съдържание на сайта, а след това върху Настройки на сайта.
На страницата за настройки на сайта в групови уеб дизайнерски колекции, кликнете колони на сайта.
страница Колони сайта, щракнете върху Създаване.
На "Създаване на колона сайт" страница, в името и вида, въведете името в името на колоната.
Изберете вида на информацията, която ще се съхраняват в тази колона (например, валута, дата и час, или текст).
В групата, изберете съществуваща група, в която да се съхраняват новата колона сайт или изберете New Group. за създаване на нова група за съхранение на колоната. Групи ви помагат да организирате колони и да я направи по-лесно да ги намерите.
В секцията допълнителна колона Настройки, посочете допълнителни параметри. Наборът от параметри можете да намерите тук зависи от вида на колоната, избран в името и вида. Например, за една колона, в която да се съхраняват данните на "Option", можете да посочите списък с опции, които ще бъдат показани в раздела Разширени настройки на колоната.
Щракнете върху OK.
Добавяне на колона сайт на тип съдържание за записи
В началната страница на сайта на рекордите Center, щракнете върху Настройки, след което щракнете върху Настройки на сайта.
На SharePoint сайт, свързан група, щракнете върху Настройки. Изберете Съдържание на сайта, а след това върху Настройки на сайта.
В уеб дизайнер колекции, изберете вида на съдържанието на сайта.
На страницата на типовете съдържание на сайта, изберете вида на съдържанието, което искате да конфигурирате.
Избор на вида на съдържанието на сайта родител или да създадете нов тип съдържание на страницата на избрания вид на съдържанието на даден сайт в раздел Колони, използвайте командата Добавяне от съществуващите колони на мястото.
На страницата "Добавяне на колони в типа на съдържанието" раздел Изберете Колони, посочете в Избор на колони от групата, за която искате да филтрирате.
Изберете колоната, която искате да добавите в списъка Налични колони и щракнете върху бутона Add.
В секцията Актуализация изброява видове и типове съдържание на сайта уточняват дали са направени промени типове дете съдържанието на сайта, които наследяват от този тип съдържание на сайта.
Добавяне на всички графи, а след това щракнете върху OK.
Забележка: Ако желания тип съдържание не се показва на тази страница като връзка (затъмнен), това означава, че той принадлежи към центъра на записи родител на мястото. Този тип съдържание е необходимо, за да изберете и конфигурирате на мястото родител. За да направите това, щракнете в колоната Източник противоположния сенчеста съдържание тип колона типа на съдържанието на сайта.
Създаване на политики за записи за управление на информацията
политика за управление на информацията е набор от правила за определен тип съдържание. Чрез използване на политиките за управление на информацията, организациите могат да контролират и наблюдават редица аспекти, като например периода на съхранение на съдържание или действия на това на разположение на потребителите.
Забележка: За да изпълни тази задача изисква разрешение на "собствениците" в сайта на рекордите Center.
Добавянето на политиката за управление на информацията за тип съдържание
Забележка: Попитайте политика за управление на информацията за основен тип съдържание не е възможно. Основните типове съдържание са инсталирани при създаване на колекция от сайтове. Трябва да създадете тип съдържание, което се извлича от сърцевината и прилага правила за управление на информацията.
На сайта, щракнете върху Опции и след това щракнете върху Настройки на сайта.
На SharePoint сайт, свързан група, щракнете върху Настройки. Изберете Съдържание на сайта, а след това върху Настройки на сайта.
На страницата Настройки на сайта на в секцията галерии, уеб дизайнер, за да изберете вида на съдържанието на сайта.
На "Съдържание Видове на сайта" страницата, изберете вида на съдържанието, което искате да добавите политика за управление на информацията.
На политиката изберете Настройки за управление на информацията "тип съдържание".
страница промяна на политиката, въведете описание на политиката и кратка бележка, обясняваща целите на своите потребители. Максималната дължина на бележки - 512 знака.
След това трябва да добавите една или повече функции в политиката на политиката за управление на информацията. Как да се включат елементи, които ще разполагат с допълнителни опции.
Добавянето на компоненти на политиката за управление на информацията
В политиката за управление на информацията, можете да добавите съставки, като например етикети, одит, срок на годност и баркодове.
Добавянето vpolitiku информация компонент съхранение управление
От "Промяна на правилата", проверете Активиране на съхранение.
Изберете Добавяне етап на съхранение и изберете една от периода на съхранение, за да се определи, когато срокът за съхранение на документи. За да зададете срок на валидност на дата имота, изберете "начален час на този етап се определя от свойствата на датата на елемент", и след това определете действието (създадете или промените) и времето (дни, месеци или години).
Въведете в полето между списъците на стойност, показваща дали съответния период.
Избиране на действие да се извършва при изтичането на документа.
За да изберете действието се повтаря, проверете раздел повторение и изберете период на повтаряемост.
Щракнете върху OK.
Добавянето одит компонент в политиката за управление на информацията
От "на промените в правилата" под одит, проверка Активиране на одита. и след това поставете отметка в квадратчетата за събитията, за които искате да извърши дневник одит.
Щракнете върху OK.
Добавянето баркод компонент в политиката за управление на информацията
От "Промяна на правилата" в раздела, баркодове, изберете Активиране на баркодове.
Поставете отметка в квадратчето подканват потребителите да вмъкнете баркод .... до офис клиентски приложения изискват от потребителите да вмъкнете бар код в документа.
Добавяне на компонент етикет в политиката за управление на информацията
За да "на промените в правилата" страница, под Tags, проверете ги активирате.
Да се изисква от потребителите да поставите тагове в документа, преди да ги и печат запаметявате, изберете подканват потребителите да вмъкват етикет, преди да запазите или печат.
За да се предотврати промяна на етикети, след като добавите, изберете Предотвратяване на промени в етикетите, след като са добавени.
В полето за формат Label, въведете текста, който искате да фигурира върху етикета. "Създаден от" Можете да използвате всяка комбинация от фиксирани текстови документи и имоти, с изключение изчислява и вградени свойства, като глобално уникален идентификатор (GUID) или област. За да преминете към следващия ред, въведете последователност от знаци \ н.
Изберете да се поставя етикет текст шрифт, размер, стил и подравняване.
Посочете височината и ширината на етикета в инча височина и широчина.
Щракнете върху OK.
Създаване записи на мястото на управление
Ако използвате работен Records Center се извършва в затворена хранилище. Операция "Изпрати" се използва за записване на стаята по такъв хранилище. Въпреки това, за който и да е сайт, който може да включва управлението на документите на място и се регулира системата за управление на документацията на. В такава система (за разлика от записи център) записи се съхраняват заедно с активния документ в пространството за сътрудничество. По-долу са другите ползи от използването на сметки на мястото на управление.
Можете да използвате записа и управление на множество сайтове.
Ако е активирана версии, това се извършва автоматично за записи.
търсене eDiscovery може да се извърши едновременно на записи и активни документи.
Възможно е да се определи по-точно определение на понятието записи в организацията и управлението на правата за създаването им.
Създаване записи на мястото на системата за контрол се състои от три основни етапа.
Забележка: За да декларира елементи като ръчен запис, трябва да имате права на администратор участник или списък.
Активирането записва ръководни функции на място в колекцията на сайта
Забележка: За да изпълните тази задача, трябва да имате администраторски права по отношение на събирането на сайта.
Сайтът на най-високо ниво, щракнете върху Настройки, след което щракнете върху Настройки на сайта.
На SharePoint сайт, свързан група, щракнете върху Настройки. Изберете Съдържание на сайта, а след това върху Настройки на сайта.
В секцията за администриране на събирането на сайта, кликнете върху връзките по отношение на събирането на сайта.
На противно елемент на мястото Управление на записите, щракнете върху бутона Активиране.
Сайтът на най-високо ниво, щракнете върху Настройки, след което щракнете върху Настройки на сайта.
На SharePoint сайт, свързан група, щракнете върху Настройки. Изберете Съдържание на сайта, а след това върху Настройки на сайта.
Щракнете върху OK.
В SharePoint Online, щракнете върху Настройки, след което щракнете върху Настройки списък или Настройки на библиотеката.
дали да позволи на потребителите да по всяко време ръчно декларират елементи под формата на записи за списъка или библиотеката;
дали да се попречи на потребителите ръчно да декларират рекорд в този списък или библиотека.
Щракнете върху OK.
Свързани статии