съхранение на документи и е част от процеса на счетоводната организация.
Отговорността за безопасността на документи счетоводство източник, след като те се обработват в отчитането и докладването на счетоводните регистри за срокове, но не по-малко от три години, се упражнява от ръководителя на компанията. Изискванията по отношение на съхранението на счетоводните документи, посочени в т. 6 от Наредба № 88.
За съхранение на документите в предприятието трябва да получи специална стая (или част от него), че ще гарантира запазването на документи преди датата на крайния срок за тяхното съхранение. Съхранение на първични документи, счетоводни книги и докладване, прехвърлете ги в архива осигурява главния счетоводител на дружеството.
Форми за строг отчет, са под специален контрол. в съответствие с правилата на строги форми за регистрация трябва да се съхранява в пожароустойчив метални шкафове или сейфове (портфейли, пълномощно, известието за доставка и така нататък.)
Документите трябва да се съхраняват по такъв начин, че да може по всяко време да се намери правилният документа. Ето защо, в подготовка за трансфер да архивирате всички документи, генерирани в случая - папки, чиито заглавия трябва да съответства на съдържанието на папката.
Папки с документи за месеци, години са преплетени, на заглавната страница се посочва името на фирмата, името и серийния номер на годината до момента, отчетния период, общият брой на листа в случай, срокът на годност.
В образуването на документи в папки, трябва да се спазва изискванията на Инструкция № 1153 (одобрен от Постановление на Министерския съвет № 1153 17.10.97g ..):
- документи на постоянни и временни периоди на съхранение са групирани в различни папки;
- Поръчки за основни дейности са избрани за съхранение отделно от поръчките на персонала;
- в случай, че документите са групирани един период - месец, тримесечие, календарна година;
- в присъствието на папка документ за няколко месеца документите месечно разделени листа хартия с посочване на месеца;
- приложения към документите, независимо от датата на тяхното съставяне, са приложени към документите, за които се отнасят.
- всяка партида на първични документи за текущия месец, свързан с конкретна регистър (списания, документи, доклад финансово - отговорни лица) попълнени отделно, в хронологичен ред и придружени от сертификат, изписано на файл
Позоваване на архива
Балансовото число подсметка 372 "селища с отговорни лица" Документи №1 в брой 56 в размер на петдесет и шест парчета
Главен счетоводител ________
- касови документи, отчети за разходи, банкови извлечения с прикачени файлове се съхраняват отделно. Тези документи (пари), изложени в хронологичен ред и п края на текущия месец са пришити.
- лични сметки на служители (в тяхно отсъствие фиш) Заплатите са групирани в отделни случаи и са изброени в азбучен ред. Те се съхраняват (75 години - в години), където B - възрастта на лицата, към момента на прекратяване на сметката.
Ако компанията се прекрати дейността, документите се оценяват на заплатите трябва задължително да преминат държавните архиви.
Издаване на документи от счетоводството и от архивите на служителите на други ведомства, регулаторни органи могат да се извършват само с разрешение на главния счетоводител.
Срокът на годност на първичните счетоводни документи, счетоводни книги, отчитане на всички форми, одобрени по реда на Главна архивно управление, когато V CM № 41 от 20.07.98g. В допълнение, има и редица други ведомствени списъци, уточняване на условията на съхранение на различни видове документи (за фирми с ведомствената принадлежност).
Поръчка определя срокове:
- за бизнеса да предадат документите на държавните архиви;
- за фирми, които съхраняват документи в архива;
Особено внимание следва да се обърне на документи с кратък срок на годност. Такива документи могат да бъдат унищожени само след приключване на проверките от страна на държавните данъчни агенции относно спазването на данъчните закони.
счетоводна архивни документи след изтичане на съхранението им са разделени на три групи:
подлежат на постоянно съхранение до ликвидацията на предприятието или в Държавния архив;
като оперативна референтната стойност;
Решението за избора на документи за унищожаване или за прехвърляне на архива на предприятието (държавен архив), взети в резултат на разглеждането на стойността на документа, който предвижда експерт Utilities комисия (ЕК). ЕО се назначава със заповед на ръководителя на организацията - обикновено се състои от най-малко 3-ма души. За унищожаването на избрани документи от предишни години, с изтекъл срок на годност и загуби за предприятието практическото значение. За документите, отбелязани за унищожаване, той е съставен. Сертификатът е направен и се подписва от членовете на ЕК, се разглеждат и утвърждават от ръководителя на организацията. Когато малки количества документи могат да бъдат изгорени, тъй като в акта на съответна бележка (писмо на отдел от образуване на GAF и офис на Държавната комисия за архивите на Украйна от 12.10.01 № 05-26). Ако много от тях, е необходимо да се премине на priemo- приемане режийни организация, която се занимава с подготовка на вторични суровини.
Свързани статии