Организацията за документален фонд може да депозира документите на специална стойност, за да се определи най-важните исторически събития, факти за известни личности автографи на известни личности страна, правителство, култура: документи, е повратна точка в развитието на индустрията и т.н.
Преди да започне работа за определяне на най-ценните документи, трябва внимателно да прочетете историята на организацията, за да се определи в кои периоди CE дейности биха могли да създадат такива документи. Препоръчително е да се обсъди с ЕК на най-старата работниците план и начин за идентифициране на документи с висока стойност.
След консултации със съответните държавни архиви и Под негово ръководство ведомствени архиви ...
Тя идентифицира документи с висока стойност. Да се идентифицират случаи, съдържащи особено ценни документи, взети на първо място опис на тези структурни звена, които отразяват първоначалните собственици на основните дейности.
Ако делото се съдържа особено ценни документи (OTSD), той е включен в списъка. Списъкът включва: Фонд инвентарен номер, случаи, случаи и позиция в същата колона - обобщението на най-важните документи; в. "Забележка" се използва за обяснения и необходимите маркери (физическия статус на случая, размерът на OTSD, свързване с други неща, и др.).
Списъкът се вижда на ЕО (ЦИК) и СИП, договорени с архивна институция. След одобрението на списъка на всички с висока стойност дейност, подлежащи на регистрация. На кориците на случаи, свързани с такива документи в горния десен ъгъл на индекс пут ОС. Основният счетоводен документ ценна описа на случаи се предписва форма (Приложение 1).
Опис се съставя за всеки фонд поотделно в четири екземпляра, одобрен от ЕК и организацията се съгласи с EPA архивни институции. Инвентаризация е последният запис, който се различава като попълване инвентаризация на номера на четирицифрен. Случаите в инвентарния опис се в цифрови запаси и произведения ред. Отчитане на материалните запаси, проведени в листа от средствата, с броя на такива запаси се добавя OC индекс.
В края на записа крайната част на годишните и полуготови запаси, съдържащи особено ценни неща, запис е направен във формата: ". Включително всички OTSD номер (сума с цифри и думи) работи". В т. "Имайте предвид" пред всеки един от случаите на заглавката е подпечатан OC.
Листът на фонда отчитане ценни работи извършва на тези материални запаси, които съдържат тези неща. За тази цел, в. 5, 6, 8, 11, 15 е обозначен с малка (в знаменателя) техния брой, което се отразява в общите вписвания в списъка, с добавянето на фигури BMP. Преброяване на броя на тези случаи се извършва отделно, а общата стойност на този опис (посочено в числителя) не е засегната, тъй като бизнес с висока стойност, вече отчитат в общия брой случаи.
Особено ценни неща се съхраняват отделно, в най-добрите възможни условия, на места, удобни за евакуация (и подлежат на това, на първо място при екстремни условия).
Един от най-важните мерки за осигуряване на безопасността и сигурността на ценните и уникалните документи AF България е създаването на застрахователен фонд на копията.
Колекцията от копия на застраховка е застрахователен фонд. Той е създаден, за да спестите ценно на документи и информация в случай на загуба или повреда на оригиналните документи. Едновременно с каса е създадена да използва този фонд, чиято задача е да замени оригиналните копия по време на работа върху използването на документи.
Застраховка копие от особено ценен документ на хартиена основа - това е отрицателна микрофилм на първото поколение на филм (фонд микрофилм застраховка) на, както и използването на фонда - това е положително микрофилм (в два екземпляра) от второ поколение, т.е. изработена от отрицателен микрофилм на първото поколение, предназначен за работа върху използването на ведомствени, а след това в Държавния архив. Освен ако организацията може да направи микрофилм, тя трябва да отиде в архивите, или други институции, които имат специално оборудване.
фонд Инвентаризация застраховка се извършва в четири екземпляра, три от които се предават заедно с копия на каса и използването на фонд за държавна опека. Инвентаризация може да се приготви за микрофилм на един или повече активи. Запаси са номерирани с цел на груба. Преномерирате застрахователни копия е забранено. Счетоводни данни са вписани в списъка на книгите, получаването и разположение.
навигация в публикациите
Свързани статии