Регистрация и контрол на изпълнението на документи
Регистрация на документи - запис на пълномощията на документа в регистрационната форма, фиксиране на факта на създаването му, изпраща или получава;
Подлежащи на регистрация на входящи, изходящи и вътрешни документи, които изискват счетоводни и производителност. Документи записани, независимо от начина на тяхното създаване, предаване или доставка.
На всички документи, без изключение, сложи регистрация печат от датата на получаването му в долния десен ъгъл на първата страница на документа (проп 31 "отпечатък върху разписката"). Ако кореспонденцията не се отваря, пликовете печат размазване schayut (пакети).
В началния етап на обработка на входящи документи, необходими за разпределяне на документи, които не подлежат на регистрация, съгласно списък с нерегистрирани документи. Такива документи се изпращат до местоназначението в структурните звена, те са за предварителна регистрация печата, положен без пълнеж.
Недеклариран документи са включени в списъка на документите, които не подлежат на регистрация, разработен от DOW и одобрена от ръководителя на организацията услугата. Примерен списък на документите, които не подлежат на регистрация:
1. Документи, оперативно и информационно естество (писма, доклади и т.н.) изпращат за сведение.
2. Исканията, поръчки, поръчки, на.
3. Поздравителни писма и телеграми.
4. Програмите, планове, програми за срещи, срещи, конференции и други колективни дейности.
5. покани.
6. Печатни издания (книги, списания, вестници).
8. Писма от организации и индивидуални предприемачи с предложения за сътрудничество, или предоставянето на услуги.
10. отчетни форми и помощна документация за тях.
Регистрирайте входящи, изходящи и вътрешни документи на организацията е централизирана в служба на предучилищна възраст;
За регистрацията на всички входящи, изходящи и вътрешни документи, пълни с една единствена регистрация и kontrolnaya карта. подходящ за работа с офис техника средства. Картата се използва за счетоводство, контрол, изпълнение и извличане на документи.
Картата е пълна, с помощта на организационен метод техника на ръка или пишеща машина, в зависимост от наличието на средства.
Съставът на картата, ако е необходимо, може да се допълни с други подробности: художници, художник получаването на документа, по време на изпълнение, прилагане и т.н. Редът на тяхното местоположение на картата, определен да настроите по самата организация ..
Списание форма на документите за регистрация се допуска само за организации с ниско документ обем (до 600 документа на година); решение относно формата на документите за регистрация (за карти или списания) в такива организации се извършва по реда на главата. Отчитат трупи основно повтарят регистрация графики и контрол на карти.
За регистрация и контрол на карти, генерирани справки и контрол подаване, чрез които референтния работата по документите и контрол върху времето за тяхното изпълнение. Броят на копията от картата, попълнено с документа на броя на референтните и контролни карти.
След регистрационните документи от офиса трябва да бъде насочена към ръководството или на преките изпълнители в деня на пристигането им с две копия на карти за регистрация и контрол.
Ръководител ще направи преглед на документите в деня на пристигането им. Телеграми и други неотложни документи, които да бъдат предадени на главата, тъй като те пристигнат.
Резултатите от разглеждане на документи, записани под формата на резолюция, която трябва да съдържа ясно и изчерпателно посочване на процедурата и характера на изпълнението на документите и на художника.
Резолюцията се прехвърля в картата за регистрация и контрол. Документ с карта се изпрати копие (чрез офис) изпълнител, ако не-колко изпълнители отговорен изпълнител, каза първата резолюция. Втората карта е копие в офиса; ако документът е в съответствие с резолюцията изисква мониторинг на изпълнението на, картата се изпраща на Службата за контрол или лицето, което отговаря за изпълнението на контрола документи.
Документи, получени от структурните звена се приемат и обработват от лицето, отговорно за офис администрация и определени със заповед на главата.
Документи, регистрирани в офиса (получени с карти за регистрация и контрол), вторичните регистрационни единици, не са обект.
Документите се изпращат на началника на отдел или негов заместник, съгласно установения разпределението на отговорностите. Документи, които не изискват решение на ръководството, изпратени директно до изпълнителите в съответствие с тяхната компетентност.
На изпълнение на документи изпълнител щампова върху изпълнението на документа и да го изпратите да се справят с посочване на показателния случай.
Отговаря за офис администрация носи белега на изпълнение в картата за регистрация и контрол. Картата се поставя в референтния индекс карта, документ, подаден в случая.
Документите трябва да се съхраняват в офиса, изпратено до местоназначението; тези документи трябва да бъдат подпечатани или подпечатани "се върнете в офиса."
Предаване на документи за автоматизирана обработка и получаване на документи се извършва чрез офиса или лицето, отговорно за документи в структурен отдел.
Свързани статии