След работа с документи приключи, те са поставени в случая (папки, рецепционисти) и ги разлагат в определен ред.
Формирането на случаите по групирането на изпълнените документи по делото в съответствие с номенклатурата на нещата.
В по-малки организации, така формира централно в служба на управление на документи или на секретаря. Ако организацията е голям, ръководни документи се генерират и се съхраняват в управлението на документи и други документи са групирани в случая и се съхраняват в структурните звена, в които да работят с тях.
Правила и ред за формиране на нещата
Образуване на нещата се ръководят от правилата, съдържащи се в основните правила на организацията на архивите, инструкцията Модел на управление на записите във федералните органи на изпълнителната власт.
До началото на календарната година на всички творби, включени в номенклатурата на делата, изготвяне на папки.
На кориците посочи:
- Име на организацията (пълен и кратък);
- името на структурното звено;
- индекс дело по номенклатурата на делата;
- бизнес позиция в пълно съответствие с номенклатурата на делата;
- срокът на годност на делото.
набор от правила, които да бъдат наблюдавани по време на образуването на дела. Тяхното прилагане винаги ще разпознае правилно мястото на съхранение на всеки документ.
Сделката поставя точно изпълнена и правилно изпълнена документи. които отговарят на вида и съдържанието на заглавието му. Не се обръщай към проектите причината и дублет копия на документите.
Необходимо е да се помни, че документите на постоянни и временни периоди на съхранение не са групирани в един случай.
Има едно правило, че в случая не слагайте повече от 250 листа, когато дебелината на не повече от 4 см. Това условие гарантира оптимални условия за извличане на информация и най-ниските разходи за труд в подготовката на делата за архивиране. Ако създадете повече документи, свързани с този случай, стартиране на нов обем със същото заглавие.
Поръчки за основни дейности трябва да бъдат групирани отделно от поръчки на персонала. Поръчки за персонал, групирани в случая в съответствие с установената период на задържане.
Вътрешни делото документи, също трябва да бъдат систематизирани. Административни документи с формуляра за кандидатстване, в случай на видове документи и история. Това означава, че документът е класирана на първо място по-ранна дата, а след това - по-късно. Минути подадени в хронологичен ред и от цифрите.
Заявления по принцип се прилага към документите за които се отнасят. Ако приложението има голямо количество, те може да представлява отделен случай с подходящ заглавието.
В формация в случай на кореспонденция трябва да се отбележи, че писмо на отговор, поставен върху писмо за разследване. Това означава, че хронологичния принцип се наблюдава по отношение на инициативата на документи.
документи планиране и отчитане, се съхраняват в делата на годината, за която се отнасят, независимо от момента на създаването им. Годишни, тримесечни и месечни планове се съхраняват отделно.
В някои случаи сложи жалбите на гражданите. организиране им по азбучен ред. В този случай, предложения, молби и жалби на граждани за работата на организацията и всички документи по тяхното разглеждане и изпълнение са групирани отделно от молбите на гражданите по лични въпроси.
Документи в лични дела, са подредени в хронологичен ред, тъй като те пристигнат.
Електронните документи и бази данни се формират в случая (папки, директории), в съответствие с номенклатурата на организацията работи, отделно от документите на хартиен носител на твърдия ви диск специален компютър. Електронни бази данни се формират при всеки отделен случай.
кутии за съхраняване на
Профилирани и обработени неща се съхраняват в структурните звена преди прехвърлянето им в архивите на организацията. Съхранение на документи, защита от негативните ефекти от светлина и прах се осигурява съхранение в шкафчета, сейфове, или шкафове за документи асансьор.
Случаи са подредени вертикално върху рафтовете. На гърба на всеки един случай показва индексът на номенклатурата. Номенклатурата на делата трябва да бъде поставена от вътрешната страна на вратата на кабинета. За да намерите необходимия документ в номенклатурата са номера на делото и след това в папката със същия брой.
В съответствие с Правилника за работата в рамките на федералните органи на изпълнителната работи постоянно и временно (над 10 години) за съхранение, се прехвърлят към архива на федералното изпълнителната власт не по-рано от 1 година и не по-късно от 3 години от датата на началото на тяхното използване или съхранение в подучастъци , Прехвърлянето на делата в архива на федералния орган на изпълнителната власт се основава на наличностите от случаите на постоянно съхранение, временно (над 10 години) и съхранение на персонала, изготвен в подразделения на федералния орган на изпълнителната власт. Случаите на временно (до 10 години включително) архивиране на федералния орган на изпълнителната власт не се прехвърлят и трябва да бъдат унищожени по съответния начин.
Свързани статии