Като общо правило, лекувани с първични документи, които се отнасят до конкретен счетоводните регистри (например, в брой, банкови документи), подадени в отделни папки в хронологичен ред.
Пазете документите, получени от счетоводния отдел, създаден и се натрупва в него, с различна цел, е необходимо в съответствие с член 29 от Закона № 402-FZ.
- Първични счетоводни документи, дневници, счетоводни отчети (финансови), одитни доклади се съхраняват от нея стопански субект в рамките на сроковете, определени в съответствие с правилата на фирмата държавните архиви, но не по-малко от пет години след референтната година.
- Документи на счетоводната политика, стандартите на икономическата структура, и други документи, свързани с организирането и воденето на счетоводството, включително средствата за възпроизвеждане на електронни документи и удостоверяване на електронни подписи се съхраняват от икономическата темата за най-малко пет години след годината, в която те се използва за изготвянето на счетоводната (финансови) отчети за последен път.
- Икономически субект трябва да осигури безопасни условия за съхранение на счетоводни документи и да ги предпази от измерима-neny.
- следва да се предвиди При смяна на ръководителя на прехвърляне на счетоводни документи на дружеството. Редът на предаване на счетоводните документи се определя от себе си.
Основни документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси преди прехвърлянето им в архивите трябва да се съхраняват в сметките в специални помещения или затворени шкафове под отговорността на лицата, упълномощени от главния счетоводител.
строги форми за отчетност следва да nitsya църковните в сейфове, метални шкафове или специални съоръжения, за да им се даде възможност да се гарантира безопасността.
Касов ордер, отчети за разходи, банкови извлечения и за свързаните с документи трябва да бъдат избрани в хронологичен ред и са преплетени.
Някои видове документи (работни поръчки, сменяеми отчети) могат да се съхраняват несвързани, но подадени далеч в папки, за да предотврати загубата или злоупотреба.
Опазване на първични документи, счетоводна документация, счетоводни отчети и баланси, регистрация и да ги прехвърляте архива осигурява главния счетоводител на дружеството.
В зависимост от периода на съхранение на документи разграничи Типове хранилища:
Сегашната (временно) означава, че документите се изпълняват, но при определени обстоятелства те отново могат да бъдат необходими за проучване, изясняването или преразглеждане. Съхранение на документи, взети от текущата сметка, както на архив.
Прехвърляне на документи на архива
фирма архив завършени случаи на постоянни и временни (над 10 години), църковно-neniya.
Електронните документи на фирмата отложени само след като престанат да бъдат използвани в оперативната работа. За да изберете документите в електронен вид, се създаде комисия от експерти. При избора на електронните документи, които са преминали
за архивно съхранение, управление на експертна комисия etsya на следните критерии:
- релевантност, пълнота (съвършенство) документи;
- автентичност (пълнота и точност) на документи;
- избягване на дублирането на информация в документите.
Изпращайте текстови електронни доку-менти за архивиране на компанията трябва да бъде в PDF / A формат. Също така, най-малко веднъж на всеки пет години, трябва да се провери състоянието на медиите на електронни документи и може да се възпроизвежда, ако самите документи.
Документите могат да бъдат прехвърлени по силата на договор за съхранение в държавния или общинския архив.
Поръчки, свързани с дисциплинарни наказания, платен годишен отпуск, отпуски за обучение, мита и краткосрочни командировки, съхранява най-малко Fr Sa години.
Документите, които потвърждават, изчисляването и изплащането на застрахователни премии за извънбюджетните средства, фирмата-застрахованият трябва да се съхраняват в продължение на шест години.
След изтичане на срока на годност, те трябва да бъдат унищожени документи.
унищожаване на документи
Избира документи за унищожаването на експертната комисия. Експертната група може да включва служители на компанията (секретар, счетоводител, чиновник и т.н.).
Унищожи документите по следните начини:
- премине за преработка (рециклиране). Предаване на документи за обработка (рециклиране) фактура, показващи него датата на прехвърляне, теглото и броя на ценни книжа;
- самостоятелно унищожават документи - горят, смаже шредера, и така нататък ..
Изберете начина на унищожаване, посочва в акта.
Счетоводство професионална преса
Свързани статии