Според стр. 14 N инструкции 157n <1> и п. 1 супена лъжица. 29 от Закона за счетоводството <2> бюджетни институции са длъжни да предоставят за съхранение на първични (консолидиран) счетоводните документи, книги и финансови отчети в рамките на сроковете, определени в съответствие с правилата на организацията на държавните архиви, но не по-малко от пет години. При съхраняване на счетоводните регистри следва да се осигури тяхната защита срещу неразрешено петна. Отговорността за организацията на първичната съхранение (консолидиран) счетоводни документи, дневници и финансови отчети трябва да бъде начело на институцията. В тази статия ще говорим за процедурата за организиране на съхранението и прехвърли за архивиране на документи, произтичащи от дейността на счетоводителите бюджетни институции.
Срокът на годност на счетоводни документи
Както вече писахме, първичните счетоводни документи, книги, счетоводство (финансови) отчети на икономическата структура, трябва да се съхраняват в рамките на условията, установени в съответствие с правилата на организацията на държавните архиви, но не по-малко от пет години след референтната година.
Все пак, въпреки този факт, тя е в списъка на 558 N и институцията трябва да се ръководи при определяне на срока на годност на счетоводни документи. Освен това, таблица изброява срока на годност на някои документи:
Спомнете си, че в резултат на т. 14 от Инструкция N 157n институция има право, ако е технически възможно да се извърши основната съхраняване на електронни документи (електронни регистри) на носители за съхранение, като се вземат предвид изискванията на руското законодателство, уреждащо използването на цифрови подписи в електронни документи.
По този начин, счетоводните документи не могат да бъдат показвани на хартиен носител и в електронна форма.
организация за съхранение на документи
В съответствие с ал. 6.1 от Наредбата за документите и документооборота в счетоводството, одобрен от Министерството на финансите на СССР от 07.29.1983 N 105, първични документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси, подлежат на задължително прехвърляне на архива.
Основни документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси, преди да ги прехвърли на архивните институции трябва да се съхраняват в сметките в специални помещения или затворени шкафове под отговорността на лицата, упълномощени от главния счетоводител.
строги форми за отчитане трябва да се съхраняват в сейфове, метални шкафове или специални съоръжения, за да им се даде възможност да се гарантира безопасността.
Процедурата за първично съхранение и извеждане на документи във форма за машинно четене е определен в съответните нормативни актове, регламентиращи отчитането по отношение на механизацията (автоматизация).
Обработват ръчно първични документи на текущия месец, свързан с конкретна счетоводните регистри са завършени в хронологичен ред и са придружени от сертификат за подаване.
Касов ордер, отчети за разходи, банкови извлечения и за свързаните с документи трябва да бъдат избрани в хронологичен ред и са преплетени.
Някои видове документи (работни поръчки, сменяеми отчети) могат да се съхраняват несвързани, но подадени далеч в папки, за да предотврати загубата или злоупотреба.
В края на срока на годност на счетоводните документи се прехвърлят на архивите.
Експертна комисия трябва да се ръководи от един от заместник-ръководителя на институцията и нейната секретар, като правило, е ръководител на ведомствените архиви или лицето, отговорно за архивни институции (т. 1.4 от Наредбата за експертната комисия). Лично състав на експертната комисия, назначена със заповед на седалищата на най-квалифицираният персонал, водещи структурни подразделения, представител рекорд представителни водене услуга Rosarkhiv агенции.
За организиране на създаването на експертна комисия, е необходимо да се развие позицията на експертната комисия, която трябва да бъде приведено в съответствие със съответната институция Rosarkhiv система. След като премине през процедурата за одобрение, определени позиции трябва да бъдат одобрени и влязат в сила със заповед на ръководителя на институцията.
Основните цели, установени в създаването на експертната комисия са (N2 Наредба за експертна комисия.):
- организиране и провеждане на стойността на проверка на документи на етапи на работния процес при изготвянето на номенклатурата и образуване на дела. Спомнете си, че по време на разглеждането на стойността на документи в подразделения избира случаи на постоянни и временни (над 10 години) за съхранение на прехвърляне на архива; подбор на случаи с временни периоди на съхранение трябва да се съхраняват в структурните звена; разпределението на делата за унищожаването на предходните години, който е изтекъл срок на годност. В същото време проверка на качеството и пълнотата на номенклатурата на организацията работи, коректност на срока на годност на вътрешните работи;
- организиране и провеждане на стойността на проверка на документи на етапа на подготовката им за архивиране;
- организиране и провеждане на избора и подготовката на документи за прехвърляне на държавна опека, включително научни, технически, аудио-визуална и друга специална документация.
Според ал. 5.2 от Правилника за дейността на експертната комисия на експертната комисия следва да се извършва въз основа на одобрен ръководител на годишен план за работа на агенцията. Въпроси, свързани с компетентността на експертната комисия счита своите заседания, които се провеждат, колкото е необходимо, но най-малко два пъти годишно. Всички заседания на Комисията се записват.
Както вече писахме, стойността на разглеждане на документи се извършва, за да изберете случаи на постоянно и временно съхранение (над 10 години) за прехвърляне на архива; подбор на случаи с временни периоди на съхранение трябва да се съхраняват в структурните звена; разпределение на квоти за унищожаването на дела от предишни години, който е изтекъл срок на годност.
Съгласно номенклатурата на нещата означава систематичен списък на наименованията на случаи, интраваскуларна организация в отношенията с техните дати за съхранение в установената форма (ГОСТ 51141-98 "документи и архивиране. Термини и определения", стр. 3.4.1 архиви работа от Правилника). Отново, формирането на номенклатурата на делата от компетентността на агенцията за експертна комисия.
. В съответствие с параграф 3.4.4 от Правилника за архиви от работа има три вида номенклатури на делата: типичен, примерно индивидуално и номенклатура на организацията работи. Стандартна номенклатура работи установява състава на случаите, в интраваскуларна свързани с документи, сходни организации, и е нормативен документ. Приблизителни номенклатурни въпроси установява приблизителен състав на случаите, в интраваскуларните организации, свързани с документи, за които се отнася, с техните индекси и е консултативен характер. Standard и да опитате от порядъка на случаи се използват за разработване на набор от отделни случаи.
Според ал. 3.4.3 от Правилника за архивиране номенклатура на нещата е основа за изготвянето на опис на случаи на постоянни и временни (над 10 години) на съхранение и първичен счетоводен документ за водене на документация и архивиране на организацията се използва за записване случаи на временни (до 10 години включително) на съхранение. Консолидиран номенклатура на нещата агенции се извършва по установената форма за общия институция бланка:
Номенклатурата на нещата агенции, парафирани от началника на архива или лицето, отговорно за файла, подписан от ръководителя на служба или лице, отговорно за софтуера за управление на документите, след одобрение от комисионни агенции експертни изпратен за одобрение на експерт и за проверка на Комисията на архивните институции, а след това, одобрена от ръководителя на организацията.
Трябва да се отбележи, че хармонизирането на номенклатурата на нещата институции с експерт и за проверка на Комисията на архивните институции трябва да се извършва най-малко веднъж на всеки пет години, или в случай на развитието на нова гама от случаите, поради фундаменталната промяна във функциите и структурата на институцията.
След одобрението на номенклатурата на организацията работи подразделения са екстракти от съответния раздел, за да се използва в работата. Номенклатурата на организация работи за следващата календарна година е направена през последното тримесечие на тази година.
Образуване работи за предаване на архива
С формирането на групирането на случаи означаваше изпълнен документи по делото в съответствие с номенклатурата на нещата. В случай, че се поставят документите, чието съдържание мач нотариални актове, групата е забранено в случай слабо и довършително дублетни копия на документите (с изключение на висока стойност), както и документи, които да бъдат върнати.
. По силата на параграф 3.5.3 от Правилника за работа на архивите при формирането на случаи, спазвайте следните основни изисквания:
- документ с постоянно и временно съхранение трябва да бъдат групирани в отделни случаи;
- включва се занимават с едно копие на всеки документ;
- групиране на документи в случай на една календарна година, с изключение на приемането на случая; съдебни спорове; лични файлове, които се образуват по време на целия период на лицето в организацията; документи на изборните органи и техните постоянни комисии, парламентарните групи, които са групирани в периода на свикване; документи на образователни институции, които се образуват в една учебна година; документи театри, характеризиращи етап на кариерата за театралния сезон; Аз правя филми, ръкописи, история на заболявания и др.;
- случай не трябва да съдържа повече от 250 листа с дебелина не повече от 4 cm.
Приложенията към документа, независимо от датата на одобряване на тяхната подготовка или са приложени към документите, за които се отнасят. Прилагане на повече от 250 страници представлява отделна книжка, която е за отбелязване на документа се прави.
Административни документи институции трябва да бъдат групирани по видове в случая и историята с свързаните с тях приложения:
- наредби, правилници, инструкции, одобрени от регулаторните документи са приложенията към него и групирани заедно с посочените документи. Ако те бъдат одобрени като отделен документ, те са групирани в отделни случаи;
- Поръчки за основни дейности са групирани отделно от поръчки на персонала;
- поръчки на персонала са групирани в случая в съответствие с установената период на задържане. Когато големи обеми от документи за поръчките за персонал за различни аспекти на организацията (назначаване или уволняване и преместване, пътуване и т.н.), е полезно да се група в отделни случаи;
- разпореди организациите майки и документи за тяхното изпълнение са групирани заедно в случай на области на организацията;
- одобрени планове, доклади, оценки, ограничения, детайлизирани списъци и други документи са групирани отделно от своите проекти;
- документи в личните дела са подредени в хронологичен ред, тъй като те са получени;
- лични сметки на работниците и служителите за заплати са групирани в отделни случаи и се поставят в тях, като имената им по азбучен ред;
- предложения, молби и жалби на граждани за работата на организацията и всички документи по тяхното разглеждане и изпълнение са групирани отделно от молбите на гражданите по лични въпроси;
- кореспонденция е групирано, като правило, за календарната година и систематизира в хронологичен ред, годни за документ-отговор за искания документ. С възобновяването на кореспонденцията по конкретен проблем, който започна през предходната година, документите, включени в сделката на годината, което показва индексът на предходната година делото. В зависимост от конкретната организация на кореспонденция също могат да бъдат групирани в една учебна година, срокът на свикване на изборните органи и т.н.
Трябва да се отбележи, че в зависимост от времето на съхранение за провеждане на пълно или частично уравняване на случаите. Според стр. 3.6.3 от Правилника за работа архиви пълно изчистване да е така постоянно, временно (повече от 10 години) за съхранение и персонал. Пълен регистрация на случаите, предвижда:
- свързващо вещество или свързване на производството;
- номерирани листове от случая;
- изготвяне, когато е уместно, вътрешен опис на документи;
- направи необходимите корекции в данните за Case Cover (спецификация на името на организацията, регистрацията на показателния случай, в краен случай на датите, нотариални актове).
Случаи на преходно (до 10 години включително) на съхранение подлежат на частично изчистване: позволи да не се извършва систематизация на документите по делото, чаршафите случай не са номерирани, за осигуряване на надпис не бъде.
Документи, съдържащи по делото, заведено от четири пункция в твърди корици от картон или преплетени с възможност за свободно четене на текста на всички документи, дати, визи и резолюции за тях. При изготвянето на случаите на свързващото вещество (свързване) метал свързване (карфици, кламери) от документите отстранени.
Имайте предвид, че подробна процедура за придобиване на дела може да се фиксира в разработен и одобрен от позицията на офис ред на институцията.
В заключение, ние отбелязваме, че отношенията в областта на организацията на съхранение, придобиване, съхранение и използване на документи с архивен фонд на Република България и други архивни документи, независимо от тяхната форма на собственост, както и отношенията в областта на архивното управление на бизнеса в България в интерес на гражданите, обществото и държавата са регулирани от Федералния закон N 125-FZ.
Държавни (общински) бюджетни институции и техните служители са признати за виновни в нарушаване на закона за архивите в Русия, носят гражданска, административна и наказателна отговорност, определен в законодателството на Република България (чл. 27 от Федералния закон N 125-FZ).
Административна отговорност за нарушение на правилата за задържане на документ, предвидени елемент. 13.20 от Административнопроцесуалния кодекс на Руската федерация: предупреждение или налагането на административна глоба на гражданите в размер от 100 до 300 рубли. на длъжностни лица - от 300 до 500 рубли.
По силата на чл. 16 от Федералния закон N 125-FZ на контрол върху спазването на законодателството в областта на архивното дело в България се извършва:
- федералните власти, включително и специално упълномощени от правителството на България федерален орган на изпълнителната власт;
- органи на държавната власт на теми, включително и оторизираните органи на изпълнителната власт на субектите на България в областта на архиви, в рамките на своята компетентност, както са определени от законодателството на Република България и Руската федерация. Тези органи проверяват работата на организациите със законовите изисквания в областта на архивите, съхраняването, придобиване и използване на документи в производствата.
Ако не можете да намерите на тази страница информация, която трябва, опитайте се да използвате лентата за търсене:
Свързани статии