Един от най-полезните Microsoft SharePoint корпоративни приложения е използването му като платформа за съвместна работа върху документи и просто да се улесни работата по проекта на електронния документ. В същото време, на пазара има цял клас системи привидно предназначени за същата цел - системи за управление на електронни документи. В тази статия ще се опитаме да разкрият разликите между двата класа системи, както и да се покаже, че те трябва да се използват заедно - системата за всеки тип на задачата си.
Да започнем с това, че системата за управление на електронен документ (наричан - EDS) не са за "раждането" на нов електронен документ и искате да запишете документ на стъпалата на работния процес входящия трафик на изходящите Според ГОСТ Р 51141-98 документ - движението на документите в една организация с в момента на тяхното създаване или получаване за завършване на изпълнението или администрацията. При този вид EDS е по-скоро някаква счетоводна система, като счетоводство, която записва в документа за движение на инструкции за изпълнението му, съдържа текста и свързаните с него документи. Но за да се улесни създаването на нов електронен документ изисква повече от просто фиксиращи стъпки за неговото прилагане. За потребителя, създал документа, важно е "връзване" около него - шаблони, създадени документи, примери за създадена по-рано, допълнителна информация от изпълнители: доставчици, изпълнители за търговски фирми и организации и граждани за държавата. институции. И това може да осигури колан SharePoint сайтове работни групи и отдели, както и с помощта на собствената си хранилище документ. Освен това, голямо значение е лекотата на работа със системата, по-малко формализация стъпки свобода в поставянето на наличната информация. Всички по-горе, е в противоречие със самата същност на SED, а, от друга страна, е една от основните предимства на SharePoint, или който и да е друг софтуер (софтуер), предназначени за съвместна работа с документи.
Сега, когато виждаме, че двата класа системи имат различни функции, ние се опитваме да покажем как да ги използват заедно. Но това използване е необходимо, тъй като, от една страна, функцията SED очевидно важно към счетоводните документи, и от друга страна, за ефективно "раждане" на новия документ, за да се подобри ефективността, когато ги създавате, най-подходящи за прилагане на софтуера, за да работят заедно. Помислете груби голяма изпълнение на работния процес входящ документ на фигура 1.
Фигура 1. Типичен изпълнение на работния процес входящ документ
Както се вижда от диаграмата, когато получите карта хартия се поставя в EDS, и входящия Документът се сканира, признат, или вече се предлага в електронен вид. В същото време изпълнен с данните за документ за карти (вж. Фиг. 2).
Фигура 2. Документът за регистрация. пълнене карти
Освен това, на електронния документ е приложен към картата, а изпълнението му е създадена от веригата на инструкции и, евентуално, възложени изпълнението Controller. Тези функции също служи на SED. След това започнете да работи поръчки - на базата на тези нови документи се генерират едновременно проведени техния контрол на изпълнението. Това беше тогава, и това е началото на документа за работа в група - SharePoint и други подобни. В процеса на изпълнение в рамките на SharePoint може да бъде неформална итерация, използвайте съществуващи и нови документи. Формален процес не е засегната, формален процес се контролира в рамките на SED, има "на живо" природата на поръчките. След като при работа в екип "роди" нов документ, тя се поставя в SED като изходящо - в резултат на изпълнението на входящите, с всички процедури за регистрация, специфични за EDS. Изпълнен входящ документ "отписва в бизнеса." Ясно е, че всички тези стъпки са по-големи, но те ясно показват как двете системи работят и са необходими едновременно.
Важно е да се отбележи, че за да се избегне двойното въвеждане на информация в ЕСМ и в стъпка трансфер SharePoint документ от една система към друга, те трябва да бъдат тясно интегриране, например, прехвърляне на документи "Движение на мишката." Ясно е, че такава интеграция е по-лесно, ако SED се осъществява въз основа на SharePoint, но това не е необходимо. Общи DMS (Case, Directum, DocsVision и др.), Достъп Оферта API на своите функции, така че ако вашата фирма или организация отдавна експлоатирани SED може да държи интегрира с него. Например, ние се интегрира SharePoint със система "Бизнес" фирма ЕОС.
По този начин, можем да направим следния извод: може и трябва да съществуват и двата вида системи като EDMS и система за сътрудничество от типа на SharePoint документ във фирма или организация, в същото време. В този случай, на SED се използва за преминаване на формализирана счетоводство на входящ, изходящ и SharePoint - за по-малко формализирани сътрудничество в областта на документ, да се улесни създаването на нов документ. И за удобство на потребителя, за да се подобри ефективността, и двете системи трябва да бъдат интегрирани.
Последните публикации
Свързани статии