институция документи са оформени по делото, които подлежат на регистрация в дадената институция, и в края на годината. Случаи постоянни и дългосрочно съхранение претърпяват пълно изчистване, който предвижда: кавър шиене на фазер; номерацията на листовете в случая; компилиране (ако е необходимо) на вътрешния списъка на документите; изготвянето на окончателните надписи; При печат и го приемаме за контрол на инвентара; дизайн случай капак.
Създадена в случай на временно съхранение на документи, изготвени опростена: те не са подадени, чаршафите не са преброени, спецификация обхваща елементи на дизайна, не се извършва.
В случай, че институцията, която трябва да се съхраняват в архив единица случай в началото, преди вътрешният лист се подава документи, описващи случай на ползване, което не е изпълнено към архив уреда. Отчитане на делото за употреба на етапа на производство, извършени по съответния начин.
Отделните документи, които са от голямо историческо значение, както и лични документи, фотографии и други подобни са поставени в пликове, които след това се подават в случая.
Всички те са включени в управлението на документите, номерирани прост графит или числител в горния десен край на листа, а не докосва текста. Забранено за номериране употребата на мастила, пасти или цветни моливи.
Всички документи, независимо от степента на секретност, периодът на задържане, се вписват в рамките на вътрешния списъка на документите, която е подадена в началото на случая (че).
По отношение на вътрешния описанието (в "Забележка") се отнася до изземването на документи от делото (е) по отношение на акта.
В края на вътрешния инвентар работник случай, който приготвя по въпроса, с посочване на техния офис и датата на изготвянето взема окончателното рекорд, броят на бележки, включени в делото документи към тях колко листа на; отделно, посочете броя на листове от вътрешния инвентар. списъци Вътрешни инвентаризация имат своя собствена номерация.
В края на дело (обем) работник, който е изготвен по въпроса, с посочване на техния офис и датата на изготвянето прави подписа на увереност, която показва количеството с цифри и думи в (обеми) листове. Отделно определен брой листа вътрешния инвентар, наличието на листа, използвайки случая, наличието на пликове с прикачени файлове, особено състояние на номериране на документи и други подобни.
Случаи, независимо от това дали те са ръчно ушити или преплетени печатни, свързани печат.
Завършен обема на продукцията от случаите са поставени по описа на списания регистри, картотеки и готова продукция дела.
Корица случаи на постоянно и продължително съхранение се извършват по установената форма (вж. Приложение 6.6).
Осъществяване покрива случаи на постоянен срок на съхранение се извършва в черно мастило или черно мастило; временно съхранение - синьо мастило или чрез залепени върху етикетите на покритие на хартия.
На корицата на общото производство на случая показва пълно и официално призната от съкратеното име на тялото на структурното звено, което се отвори и завърши случай тайна, dіlovodny номера на делото, броят обем, заглавие, дати, броя на страниците, срокът на годност на случая, в списъка на член номер и ако е необходимо, друга информация.
На корицата на делото, която се съхранява в архив, архива осигурява място за шифъра, който съдържа номера на фонд, инвентарен номер, както и номера на делото.
Нотариални актове на общото производство, проведени на корицата на номенклатурата, той е посочен в края на тази година. В случаите с поръчки, на минути от заседанието на борда и срещите са на екстремни номера. Ако е необходимо, на отделни документи, които са от съществено значение, тя е абстрактна.
След края на водене на отчетност в надписите върху кориците на случаи на постоянно и продължително съхранение направи необходимите разяснения, кореспонденцията на заглавията работи за покриване на съдържанието на подвързан документ. Ако е необходимо, в случай, че заглавието, че да предостави допълнителна информация (за да бъдат маркирани брой поръчки, доклади, посочват видовете и формите на отчетност и други подобни).
Датата на корицата трябва да съответства на края на годината, институции и бизнеса; Всъщност, документите, съдържащи годините, предшествали образуването на фаталните случаи, записът се прави, датата на: (има документи през годините).
На кориците на случаи, състоящи се от няколко тома (части), остави датата на всеки екстремни обеми от документи (части). дата наименование съдържа число, месец и година. Брой и година написани на арабски цифри, името на месеца - с една дума.
Капакът се поставя върху номера на делото и описа (в координация с ведомствени архиви стая описа и каса.
Ако промените името на организацията (нейните структурни звена) по време на периода, обхванат от документите по делото, или да прехвърли делото в друга институция (структурно подразделение), на корицата добавя ново име
Документи за постоянно и временно съхранение (10 секунди) се подават или преплетени в капака на твърди картонени Документи временно съхранение (до 10 години), разрешени за подгъване в мека корица.
Документи по делото, подадени силна нишка в три или четири пункция или преплетени и на хартиен носител. Когато се зашие случая с документите, за да се отстранят клиповете.
Свързани статии