регистрация на документи
Регистрация документ - запис на данни на хартиен носител в журнала по установената форма, фиксиране на факта на нейното създаване, изпращане или получаване.
При регистриране на документ, получава свой собствен сериен номер, по който то е вписано в регистъра. Този номер е отпечатан върху документа.
Регистрация се изисква: а) да се гарантира запазването на документи; б) за удобство на намиране на документи; в) за отчет и контрол на изпълнението на документите,
Формуляри за регистрация документи. централизирано, децентрализирано, смесени.
Централизирана система включва регистър на всички операции на едно място (експедиция, услуга за управление на записите), или от един работник, например, административен асистент. Тази система дава възможност да се създаде единен референтен център за корпоративни документи и установява обща процедура за регистрация.
Децентрализирана система включва регистрация операции в структурните звена (място на изпълнение на документи).
Смесена система изисква централизирано регистрация на документите (обикновено най-важното), от друга страна се записва в структурните звена.
Записаните документи са разделени в няколко групи, всяка от които се записват отделно: входящи документи; изходящи документи; вътрешни документи; търговски договори; документи, имащи врата за ограничаване на достъпа.
Документите могат да имат регистрационен номер, състоящ се от серийния номер на документа, който в началото на годината; символ на структурното звено или служител; номер на делото, което беше зашита към документа или копие.
Видове на регистрация. списание, карта, компютър.
Дърводобивът най-надеждният с повишени изисквания за осигуряване запазването на документи. Недостатък - бавно търсене.
Компютърна регистрация на най-бързия и удобен под формата на регистрация, тъй като ви позволява да търсите по всички детайли на документа. Недостатък - възможна загуба на информация, поради технически причини.
Регистрация документ - запис на пълномощията на документа в установената форма, фиксиране на факта на нейното създаване, изпращане или получаване.
Можете да дадете по-подробно определение на регистрация като потвърждение на създаването или получаването на документа, като го въведете във формуляра за регистрация, за да зададете регистрационен номер на потребителя и влизане във вид на основна информация за документа. В същото време, регистрацията Ви позволява да създадете база данни от документи на институциите за последващ мониторинг на крайните срокове и документи справки работа по него. Както следва от определението, регистрацията, на първо място, дава правна сила на документа, тъй като в нея се записва истината за сътворението или получаване. Докато документът не е регистрирана, не се получи номера си, не е проектирана, като че ли все още не съществува. Например, ред, правосъдие и т.н. Ако полученият документ не е регистриран, организацията не носи отговорност за това, тъй като фактът, че този не е потвърдена.
От разширява дефиницията, че регистрацията има три цели:
- Счетоводни документи
- контрол върху тяхното изпълнение;
- справочник на документите.
Регистрация се изисква за всички документи, изискващи счетоводни, изпълнение и да се използва за справка (регулиране, планиране, отчетност, счетоводство и статистика, счетоводство, финансов и др.) Що се генерира и използва в рамките на една организация, и се изпраща на други организации; идващи от по-висшите, подчинени, както и други организации и лица.
Все пак, има нерегистрирани документи, които включват:
Документи, регистрирани в организацията веднъж. създаден - от датата на подписване или одобрение идва - в деня на приемането. При регистриране на входящи документи подпечатан дата на получаване, а индексът на печата за регистрация.
Когато прехвърлянето на регистрирания документ от една единица в друга, той не е пререгистрирано.
Всеки документ, посочен броят на регистрираните, получава регистрационен номер, състоящ се от пореден номер, в рамките на записан набор от документи, които, въз основа на задачите за сканиране могат да бъдат допълнени с индекс на номенклатурата на делата, Класификатори кореспонденти, изпълнители и други. В същото серийните номера за административна и допълнителна литература са възложени в рамките на календарната година, за всеки тип документ.
Съставът на основните данни за регистрация, в зависимост от естеството на целите за използване на документи и информация, могат да бъдат допълнени с други подробности:
по избор може да се добави Съставът от горните реквизити. По този начин по реда на основните елементи на формуляри за регистрация, определени от организацията.
Свързани статии