Като се абонирате за нашия бюлетин, Вие се съгласявате с условията на Споразумението за потребителя

Ще вероятно винаги нещо да пише на хартия: търговски оферти за клиенти, меморандуми на властите, непрекъснат поток от електронни писма до колегите си. Как може да се гарантира, че вашите съобщения са ясни и добре структурирани? Как да ги различите от общия поток на информация?

Какво казват експертите

"Ние трябва да изчакаме малко и да прекара известно време се опитва да приведе своите мисли за" - съгласява Блекбърн.

Напиши конкретно

Отидете направо на въпроса. Много хора смятат, че структурата и стила на писане, който те са били обучавани в училище, не е съвсем приложим за общуване в света на бизнеса. "В най-голямата грешка, която се проявява в бизнес кореспонденция - е прехвърлянето на основната идея на съобщението в средата на писане" - казва Гарнър. За да поставите ключова идея просто и кратко в началото на писмото, това ще ви спести време на получателя и по-нататъшното си аргумент изглежда убедително още преди човек с глава отиде в четене на съобщението. При подготовката на дълги меморандуми или предложения Гарнър препоръчва да се формулира основната идея или предложена алтернативни решения "в 150 думи и не повече", в началото на първа страница. "Съвършенство в способността им да се правят обобщения и обобщава идеите - казва той. - Ако уводната част на писмото не е успешно, то същото може да се каже вече за цялата писмото като цяло ".

Не "излее вода"

"Да не се използва 3 думи, където човек би било достатъчно," - препоръчва Блекбърн. След като прочетете критична оценка тяхната собствена писмена форма и се уверете, че всяка дума е насочено към докладва същността на писмото. Премахнете всички ненужни дума или изречение. Например, не казвам "общ консенсус на мнение", защото просто казва "единодушие".

"В момента, когато читателят разбира, че съобщението става прекалено многословно, вниманието започва да се изключи," - казва Гарнър. Той предлага да струва една дума вместо израза на (израза "гледна точка" трябва да се заменят с една дума - "мнение"), на мястото на комплексния проект за специфични глаголи (да се осигури защита на някого - да се защити), използвайте съкращения (на английски не го правят, вместо да не го правят. и ние сме вместо ние сме), но също така е възможно да се използват активни глаголи вместо пасивен ( "да се направи", вместо "да се направи").

Избягвайте жаргон и не използвайте научен стил

Прочетете отново това, което пиша

Практика всеки ден

Имайте предвид следното: