Job административен сътрудник на съвременната българска компания има свой специфичен [1, 10]:
- голямо разнообразие от задачи със значителни различия в степента им на трудност, значение и така нататък и др..;
- много интензивен работен ден;
- необходимостта да се извършват паралелно няколко произведения;
- постоянен извънреден труд, непланирани задачи, необходими в случай на неотложна работа проточат след работно време;
Изчистване на организация на работното място не позволява загуба на време, за да намерят най-подходящия документ, всяко позоваване на почистване, извършване на всяка операция с документи и много повече, за да се справи с целия ден. Поради това, че рационалното използване на работното време е много важни дейности планиране секретар.
Секретар работен ден план (OU например).
830- дойде на работа
900-оперативно среща с директора (работа, денят)
1000 да работи с документи (подготовка на писма, текущия документ)
1400 да работи с главата (подписване на документи, проекти на документи и т.н.)
1600 да се провери дали планът за работа през деня, се правят корекции, изготвяне на план за работа за следващия ден, да изготви план за дейностите за главата
1730 изключване, изключване офис оборудване, проверка на прозорците, почистване на инструментите, на място.
Разбира се, това планиране е примерен, тъй като всеки ден може да направи свои собствени корекции, но това ежедневието секретар придържа към рационалното използване на работното си време.
Работата с гостите на рецепцията
Рецепция на посетителите - един от най-важните функции на главния секретар. Първото впечатление на компанията (институция) се формира от нивото на рецепция организация. секретар на компанията (малки институции) е отговорен за организацията на приемането на кандидатите в нея. мениджър секретар организира ръководството за добре дошли посетителите.
Секретарят трябва да бъде в състояние да отговори на гостите, приятелски и учтив, за да се гарантира ефективността на събранието, или за изглаждане на трудната ситуация. От своя употреба, яснота и пълнота на отговорите на въпроси формира първия проблясък на компанията като цяло.
1 служители на организацията;
2 служители на други организации по предварителна заявка; пристигна неочаквано.
3 посетители на закона.
Във всички случаи, секретар, на първо място, топло поздрави новодошлия.
Като секретар подпомага лидер в изпълнението на плана от трудовия си ден, той често се дава правото да определя, с които мениджърът трябва да се срещнат, и които могат да се изпращат на други длъжностни лица, какви въпроси се нуждаят спешно, е въпрос на решение и на вниманието на мениджърите.
Организиране на рецепцията в главата, секретарят трябва да знае и да премине безпрепятствено лица, които имат достъп до него по всяко време.
За да получите останалата част от организациите на персонала по текущи въпроси, е желателно да се настроили часове и дни, че е в основата на деня ръководителят на рационално планиране, K дойде на персонала на рецепцията трябва да се работи по име и бащино име, за което секретар трябва да лежи фамилни имена (с име и презиме) списък (справка) от всички служители на организацията.
Когато организации, приемащи други работниците да разберете след поздрава и запис [9]:
♦ име, фамилия, бащино;
♦ организация, която представлява, и неговата позиция;
♦ по всеки въпрос;
♦ дали обявеното време на рецепцията.
Днес посетителите често изглежда секретар, му подава моята визитна картичка, която съдържа необходимата информация за него. Посетителят трябва да бъде помолен да седи и да чака, ще бъдат докладвани на пристигането си.
За да се изясни въпросът, който е целта на посещението, секретар може незабавно да изпрати на посетителя към определен служител, се справят с този проблем.
Ако посетителят ще бъде приета лидер на доклада му, предаде визитка или запис с информация за него. Понякога секретар улавя и предава на ръководителя на необходимите документи за обаждането.
В случай на закъснение при получаването на посетителите се предлага да изчакаме и да видим вестници, списания, брошури. В случаите, когато е насрочено рецепцията, но главата е зает, секретарят трябва да се извини учтиво, обясни причината за забавянето, уточни по кое време на рецепцията е отложено или се споразумеят за друг ден посещение.
Според секретар своя преценка да предложи на посетителите се очаква чай или кафе.
Ако отлагането на приемането поради непредвидени обстоятелства (заболяване на главата, пътуване, за спешни повиквания и т.н.), е известен предварително, че е необходимо да се свържете с посетителя, за да го поставите в слава и се договорят за срок за среща разсрочени.
Свързани статии