Ако вече сте се съгласи със спонсора на събранието, което трябва да се подготви внимателно за него.
Подготовката за първата среща
Отивате да влезе в офиса на възложителя, трябва да знаете какво искате от него. В рамките на подготовката за срещата, трябва да се разбере, че някои спонсори имат ясно разбиране на проекта и могат да обяснят по-подробно това, което искат. Това е може би най-опасните любезни спонсорите: те са в състояние да изразят своите мисли така точно и ясно, какво да попитам, защо всички предложеното решение е крайният резултат, просто не се случи. Често в края на проектния спонсор се казва: "Това е, което сме поискали, но не и това, което трябва."
В други случаи, в зависимост от индивидуалните характеристики и спонсор на мислене, така наречената му визия може да бъде много неясен и неуловим его, ако в склада му си спонсор - Идеалист или рационалист и комуникацията му стил се характеризира с абстрактен подход Vision на спонсори да да бъде неясно и подобно на халюцинация. Въпреки това, от уважение към спонсорите, можете да ги задържи прав
несигурността, и идеята за визията тълкува като картинка (независимо дали са точни или смазана), което отразява целите на проекта, който се очаква резултатите и икономическия ефект.
спонсори визия може да бъде неясно и подобно на халюцинация.
Модел "Цели - Резултат - икономически ефект"
Модел "Цели - крайният резултат - икономически ефект" - това е важен мисловен модел, който трябва да се има предвид, когато се подготвя за среща с изпълнителя на проекта. Отговорите на въпросите, които ви молят, трябва да бъдат разделени на три основни единици (фиг. 8.2).
Целта - това е проблем да бъде решен или възможност, която трябва да бъде реализирана.
Крайният резултат - потенциален начин за решаване на проблема или възможности за изпълнение. Цел - Крайният резултат "- икономически ефект" - Какво? Как? Защо? Как да решим един проблем, ние ще решим проблема, защо ние инвестираме и или да използвате този проект? Използвайте всяка възможност? по възможност преди назначен проекта? Фиг. 8.2. Модел: Цели - Резултат - икономически ефект
Икономичен ефект - е очакваната продукция (ефективност) на крайния резултат, изразен в долари и центове
По-долу е пример за проект, който ръководителят на отдела за продажби може да бъде разработена за увеличаване на продажбите
Целта Unload от други продавачи, са задължени
stey така че те да могат да отделят повече време на организацията на продажбите.
ефект Продавачите получават ежедневно допълнителни
Tel'nykh 2 часа на работното време. Дневни продажбите на продавача се увеличили с $ 300. И общи дневни продажби са се увеличили с 150 хил. Долара. ($ 300. 500 г продавачи).
Как да се държим по време на среща със спонсора
Отговори на въпросите, представени по-долу дава възможност да се получат най-точна картина на визията на изпълнителя на проекта и вашата роля в прилагането му. Въпроси, които обхващат следните аспекти. •
Целта на проекта, крайният резултат и предвидената икономическо въздействие •
условия на проекта върху околната среда, в това число политически фактори •
Чии интереси са засегнати от проекта? •
График и прогнозен бюджет на проекта •
Концесии и резервации
Поставянето на тези въпроси, вие не само ще демонстрират своите бизнес проницателност, но също така предоставя ценна услуга на вносителя на проекта, както и, в крайна сметка, всички участници.
На среща със спонсора ви, по-специално, трябва да се определи естеството на вашите трудови правоотношения и да се разбере какви трябва да бъдат следващите стъпки. Таблица. 8.1 представя въпросите, които ще бъдат поставени пред спонсор на първата среща. Може би искате да ги използвате, за да се работи по конкретен проект.
Не използвайте Нютоновата подход. Не е задължително да зададете всички тези въпроси, или ги поставя в реда, в който не е посочена. По време на дискусията, разговорът обикновено скача от едно нещо на друго. По-късно, можете да групирате отговорите на въпросите. Разговорът трябва да се движи свободно, но трябва да го управляват по такъв начин, че да получите отговор на всеки един от тези въпроси. Задавайки тези въпроси, вие сте принудени да работят общи ценности (взаимодействие с клиенти, яснота на целите и резултат ориентация), както и предоставяне на важна услуга на възложителя, което спомага за неговата визия на проекта до реалността. Информацията, получена от първата среща със спонсора - това е информацията, в буквалния смисъл на думата, което означава, че идеята, че започва да се оформя.
Опитайте се да не куца на двата крака преди началото на проекта
Дръжте се като журналист.
По време на първата среща със спонсора е Вашата роля е да събира обективна информация. По-късно ще имате възможност да се обсъдят с разликите при спонсори, които го засягат, и си (и на екипа) представяния на това, което ще бъде изпълнението на проекта. Важно е да се "риба" на информацията от спонсора по такъв начин, че той не е имал впечатлението, че въпросният проект може (или не може) да се направи в такива моменти и за размера на финансиране, които тя предлага. Вие няма да знам дали това е преди срещата на планиране, за да се проведе по време на фазата на оценка на проекта. Само тогава ще получите отговора на втория въпрос на бизнеса: "Какво трябва да направя?". Избягвайте прибързаните оценки.
Таблица. 8.1. Въпросите, които се установяват на първата среща със спонсора
Каква възможност искаме да използваме? •
Какво нуждите на бизнеса е да се отговори на този проект? •
Какво искаме да създадем, да се подобри или да реши? •
Как проектът ще подобри обслужването на клиентите?
Каква би била техните основни характеристики и функции? •
Това би било създаването на временна мярка (тоест, те вече са разработени, но ако трябва да ги замени, трябва да се започне от нулата), или те трябва да го поддържа и подобрява? •
Каква е минималната допустима настроен на техните функции? •
Как мислиш, че те трябва да изглежда така?
Икономически ефект. Тези въпроси имат за цел да се оцени ефективността на разходите (добавена в долари и центове стойност) на крайния резултат на проекта (т.е. създаде продукт или услуга). Да кажем, че проектът е завършен и "изправи на крака." •
Какво икономически ефект се очаква да получи на първо място? Ръстът на приходите? Подобряване на обслужването на клиентите? Увеличението на пазарния дял? Намаляването на разходите? Краткосрочни печалби? •
В това, което се очаква условията да се направи оценка на икономическите ефекти (от гледна точка на пари)? Възвръщаемост на инвестициите? Намаляването на разходите? За какъв период? •
Въз основа на това, което може да се счита, че се постигне икономическият ефект? •
Когато проектът може да се смята за завършена?
Условия за изпълнение на проекта
Тези въпроси са предназначени да се получи информация за състоянието на околната среда на проекта. •
Как проектът се вписва в цялостната бизнес стратегия на организацията? •
Кой подкрепя "върха" на проекта? •
Кой одобрява и финансира проекта? •
Защо е важно да се започне един проект днес? Какво би станало, ако проектът не се осъществи? Отлага се за една година? •
Какво място прави проекта сред други проекти? •
Какво ще се случи, ако изпълнението му ще трябва да отложи изпълнението на други проекти?
Участниците в проекта. Тези въпроси се отнасят до политическите аспекти на проекта. Те ви помогне да определите, чиито интереси (както в рамките на организацията и извън нея), засегнати от проекта (както в положителен и в отрицателен начин). •
В чиито интереси е проект? •
Интересите на група потребители или организационната структура това се отразява? •
Кой може да повярва, че проектът нарушава неговите интереси, и които са твърдо убеден в необходимостта от проекта? •
Кой от тези, които се интересуват от проекта трябва да си поговорим? •
Кой силно подкрепя проекта?
Времето на проекта •
Каква е очакваната времева рамка и срокът за изпълнение на проекта? •
На какво се дължи на крайния срок за изпълнение на проекта? •
Що се отнася до допустимата промяна на графика на проекта? Ресурси и бюджет •
Каква е очакваната стойност на проекта? •
проектът се финансира от бюджета? •
С кого трябва да се уточни броя и състава на изпълнителите на проекта?
Концесии и резервации. Кои са най-важни "движещите сили" на проекта не могат да се жертват, ако това е необходимо, като нещо, което да се даде? •
Възвръщаемост на инвестициите, график, бюджет, функция и заключителни характеристиките на продукта, качество, удовлетвореност на клиентите и участниците в проекта, удовлетворението на екипа за управление? •
Какви са следващите най-важното "движещата сила" на проекта, който не може да бъде принесен в жертва?
Каква е вашата роля в процеса на вземане на решения? Финансирането на проекта? Набиране? Кой друг се занимава с тези въпроси? •
Като спонсор видите роля в проекта? •
Каква информация относно отчитането на проекти, които са най-важни за вас?
Кажи на възложителя, че ще се върне, когато ще сложи в ред бележките си и да се подготвят резюме на неговата визия за проекта. На втора среща, за да бъдат направени всички необходими корекции и уточнения. Обновената визия обсъдено по време на третата среща, предшества формирането на екипа и стартирането на проекта. Тази среща се нарича също Рамковата среща.
На третото заседание, което трябва да дойде, с предварителни данни, за да се отговори на въпроса "Колко ще ви струва това, което искаш?", Това е въпросът, върху бюджета, средствата и възможните рискове Тези данни могат да бъдат много приблизителни. По-подробна информация ще получите след рамковите срещи и срещи за планиране, на която да присъстват на основните участници в проекта и екипа за управление.
Между първата и втората среща, можете да се срещне отново със спонсора и за справяне с някои други въпроси.
След рамките на срещата и отдела за планиране, вие ще бъдете в състояние да разберат по-добре тяхната роля в проекта, както и да се определят по-точно същността на трудовите правоотношения по отношение на ефективното изпълнение на проекта. Сега, вие просто се създаде рамка за справяне с тези проблеми. Ситуацията все още е непроменена.
Като всичко това се случва на практика? За да разберем това, нека да отидат в паралелна вселена, в която екстремно управление на проекта.