Определяне на целите на писане
Функционалното предназначение на бизнес писма като елемент на бизнес комуникации, е да се постигне споразумение между две или повече партньори (организации, институции, дружества, физически лица).
Официално бизнес сфера на комуникация, функционалност бизнес кореспонденция определят нейните характеристики. На първо място, това е длъжностното лице, се дължи на първо място, ситуацията на общуване и, на второ място, естеството на взаимоотношенията между партньорите.
Написано в разговорния език е присъщо на използването на ситуационен клише, стереотипни изрази, фрази. Уеднаквяване на бизнес кореспонденция се дължи на езиковите изисквания на икономиката и необходимостта да се улесни обработката на писма. "Екстравагантност по думите означава прахосване долара" - американците са любители на сочеше.
Офис Белият дом е изчислено, че в резултат на невнимателно изготвяне на бизнес кореспонденция седмични американски компании губят няколко милиона долара.
Чудя се какво Рузвелт не е взела, за да четат официални документи, ако текстът е по-голям от половин страница и попита "сложи" същността на някакъв проблем, без значение колко тежък, че не е в този диапазон. "
Айнщайн в речта си за проекта на създаването на атомната бомба е бил в състояние да представи по искане на две фрази: "Наполеон отхвърля жалбата Fultoka оборудва кораба и парната машина е била разрушена в морето с Америка ще бъдат същите, ако znehtuєte изобретения на съвременната наука." [146].
в съвременните условия на компютризация на предприятия, фирми и корпорации в Украйна, фактът, че умишлено еволюция на американския бизнес писмо е убедително доказателство за уеднаквяване и стандартизация на писмена комуникация.
Така че, преди да вземете химикалка или да включва персонален компютър, е необходимо да се разбере:
- би било писмо - имейл съобщението мотивационно писмо-искане напомнително писмо и др.;
Известният американски мениджър Лий аз готвя книга "Управление на кариерата" посочи, че подготовката на бизнес писмо - това е най-доброто средство за управление на знанията тайни [161].
Ясна процедура за писмено изложение на една идея по този начин е първата стъпка към неговото изпълнение. В разговор, можете да качите всякакви незавършени идеи. Ако идеята е представена на хартиен носител, има нещо, което насърчава да се рови в конкретни подробности. В същото време по-трудно да се заблудят от всеки друг.
Писане има своите силни и слаби страни: мъж, разбира се, много по-лесно да изразят мислите си устно, отколкото в писмена форма. Но реалността изисква всички знаят как да пишат. Целта на написването на бележка:
- да привлече вниманието към определена ситуация или проблем;
- даде възможност лесно да се разбере писмено;
- препоръчваме да се действа, а не по друг начин.
Това е очевидна мишена. Но има и цел, която не видях нито един, който е написал писмото. Тази цел - да се разбере по-добре проблема, да създадете тънък логическа гледна точка на тяхната концепция.
Писане на писмо План
Независимо от това какъв език се подготвя писмо, след определената цел на писмото, планът му е. Внимателно подбрани всички факти, които трябва да определят. Текст на писмото е изграден от три основни части:
последната част (благодарение, моля пишете ако нещо остава неясно така нататък.).
о Откриването на сградата, в зависимост от целта на написването на писмото. Например:
- Ако писмото е само информативно, че при въвеждането научи историята на организацията, нейното развитие и формиране, са на дейност в този момент, статистически данни от резултатите и други подобни. Например: Ние ви информираме, че нашата компания си сътрудничи с. (Бихме искали да Ви информираме, че нашата компания си сътрудничи с.).
- Ако искате да се обясни на въпросите, повдигнати от партньора, но отговорите, се предлага възможност за по-нататъшно сътрудничество или липсата на тази функция, се очертават предложения. Например: Във връзка с Вашето запитване, ние докладваме, че може да изпрати група специалисти. (Във връзка с Вашето запитване, Ви информира, че ние може да изпрати група специалисти.).
От голямо значение е представянето на база листов материал. Цялата информация трябва да бъдат хранени кратко, логично, ясно. Но прекомерното разчитане на стегнатост не е оправдано, тъй като води до допълнителни въпроси, обяснения и разяснения, които изискват по-нататъшно кореспонденция. Той дърпа практическо решение на проблемите.
- Ако писмото дава указания и препоръки за по-добро определяне на момента на тяхното изпълнение. Изрази като в близко бъдеще (в най-близко бъдеще) са нежелателни.
В хода на писането на основното тяло на писмото трябва да:
- анализират всички аргументи, за да се получи, ако е възможно, от вторичната;
- групови всички факти в избраната посока, вземете заглавия за всяка секция;
- Напиши всяка функция на отделен лист хартия, сгънете го в малки въпроси;
- мисля за реда на представяне, да се използва принципа на "от неизвестното към познатото;
- не се спирам на банални неща: краткост - сестра на таланта;
- използвате графики, диаграми, таблици и др .;
- не пренебрегвайте работата по проекта за текст трябва да е лесен за четене.
о В заключителната част на писмото също има своите вариации. Има традиционно се преподава надежди за развитието на отношенията и че в писмото на информация ще бъде от взаимна полза. Например: Надяваме се, че ние ще си сътрудничат, а ние ви уверя. (Бихме искали да продължат да си сътрудничат и да ви уверя.),
- В случай на предстоящо разкъсване на бизнес контакти с партньора заключителната част на писмото може да бъде намален до фразата същото време да свидетелстват за нашата отвореност за бизнес сътрудничество в бъдеще (Ние едновременно свидетелстват за нашата openess за бизнеса като сътрудничество в бъдеще.).
По този начин, на отрицателното съдържанието на писмото е дадена възможност да партньор в случай на промяна на позицията си да се върне в бизнес сътрудничество. Такъв отговор ще бъде индикация, учтивост, отколкото се надява на сътрудничество в бъдеще, следователно, ще се наблюдава винетка.
Ако е необходимо, не се колебайте да се свържете с нашия представител V. Shamraєm и да разберете всички въпроси, които ще възникнат (Ако е необходимо, не се колебайте да се свържете с нашия представител (А. Shamray) и изчистване на всички въпроси, които възникват с него.).
Бизнес писмо стил
Терминът "стил" идва от гръцката дума styloz (на латински - stilus). Така че ние, наречена пръчка, за да напиша на таблетки, покрити с тънък восък. Единият край е заострен пръчки, те пише, той имаше вид на втори нож за изравняване восък, ако писмено изтри. "Повечето превъртания стил!" - каза един учител ученик. Това означаваше: писане и коригира чрез промяна на писането. С течение на времето, този израз се преносен смисъл: ". Работата по стила на представяне"
Тонът на писмото
Писмото за бизнес се препоръчва използването на неутрален и позитивен тон, избягвайте ирония, грапавост и други подобни.
От построяването на изречения зависи от резултата на бизнес комуникация. Дори и Франсис Бейкън твърди, че поведението на бизнес диалог в добронамерен тон е по-важно от една добра дума да се използва и да се разпорежда с тях правилно. Например, вместо да се налага да пишат "Ние не разбирам защо не сте платили сметката," пише - ". Ние не може да плати, докато не получим" "Ние сме уверени, че това, което не сте платили за е случаен действие", или вместо по-добро напишете "ние ще се радваме да плати веднага, след като получи.".
Тя е по-целесъобразно да се напише "Ние боли учат от писмото Ви, че." Вместо "Имаме си писмо, в което вие казвате, че.".
Типове Оферти за бизнес писане
Човек, който няма опит в бизнеса писане, има склонност да прекалите дълги изречения, които предотвратява разбиране на текста. Когато човек чете присъда от 20 думи, той трябва да я прочетете отново.
Но прекомерното краткост предотвратява разбиране на текста или да го дава бруталност. Затова е добре да се използват най-различни предложения за строителство.
в края на този раздел искам да напомня, че лицето на палачите се придържа към определена култура на административната документация, правилата за изготвяне на документи, въвежда в речта си фрази от друг език, без да се унищожават граматическите основи и фонетични особености на украински, запазва своята красота радва й frazospoluchennyam и богатство, не е безобиден.
Струва си да припомним, че хармонията, лексикален и фразеологични богатство синтактично гъвкавост, огромни думи, образуващи възможности на украински език са общоприети. В Париж, например, в красотата на Световната Езици конкуренция, тя се класира на трето място, след като френски и персийски.
Свързани статии