Леджър получаването на документите, използвани за отчитане на всяка касова бележка архивни документи, както и на броя и състава на архивните документи, получени за съхранение за определен хронологичен време и състоянието на техните описания.
Като общо правило, като се вземат предвид получаването на архивни документи в архива се извършва въз основа на:
акта на приемане и предаване на архивни документи за съхранение;
акта на приемане за съхранение на архивни документи от личен произход.
Архивни документи са регистрирани и на резултатите от определени видове архивното дело:
- съвместяване на записи, резултатите от които показват, грешки при изчисляването на размера на съхраняваните архивни документи (удостоверение за технически грешки в регистрите);
- и да се провери състоянието на архивни документи, по време на която откриваните в неизвестност или липсва надпис на номер / запаметяващи единици, съставляващи единици (акт за откриване на архивни документи не са свързани с този файл и т.н. незаписани.);
- възстановяване на архивни документи, след което един случай е разделен на определен брой случаи (акта на разделяне, сливанията, включително в случай на нови архивни документи);
- описания на архивни документи, обработка на опис на файлове, документи, по време на които има разделяне или обединяване на съхранение / счетоводни единици единици (Закон описания на архивни документи, обработка на запасите).
Процедурата за попълване книга получаване на документи:
влиза Служителят файла последователно всички първични и рецидивиращи приходи от архивни документи, включително документи за откриване и незаписани счетоводна книга разписки документи:
Всеки запис в рамките на отчетната година, получи поредния номер в последователността на Грос, независимо от това дали доставката на първа или повтарящи се и се състои от документи на един или повече финансови средства.
Задава датата на предаване на архивните документи от досието, името на организацията / субект, от който получените документи, името, номера и датата на документа, върху който приетите документи от Наказателния кодекс да бъдат поръчани име фонд (ако фондът получава за първи път, името на фонда след включването му в списъка на средства е в списъка ), се вписват датите получени документите, включени в списъка. Ако сте получили недокументираните документи, в колона 6 на Книгата на сметката на получаване на документите нота ", които не са обхванати."
Също така записва броя на документите, получени в единицата за съхранение, в случая на лица без документи за квитанции документи (грунт), посочете броя на листа 1. Когато един материал от различни видове (документация за управление, научна и техническа документация. Снимките, електронни документи) индивидуално определен брой единици за съхранение и неописан материали всеки вид).
Статутът на описания на документи, получени (задоволителна / отрицателен), физическо състояние (търсенето свързващо средство или свързващо средство, дезинфекция и т.н.)
Ако потокът е от документите на няколко фонда, данните за всеки фонд (наименование на фонда, номер на средства и т.н.), се записват в нова линия за един и същ номер на последователност. Ако фондът получава за първи път, номерът на фонда се поставя след съответния номер в списъка на средства.
Ако е необходимо, се записва допълнителна информация, като например преименуването на фонда, депониране на материали във връзка с прехвърлянето на документите в друг файл, и така нататък в книгата на записа на документи доход (в графата забележки) (В този случай актът определя базовата разположение).
Всяка първа получи от фонда се записва в списъка с файлове на средства.
Списък на активи - документ. предназначено за регистрация прието за съхранение на архивни документи, да ги предоставяне на номера, като се има предвид броя на архивните колекции в склад или обезвредени;
Списъкът на архивен фонд от фондове, се записва само веднъж, когато за първи път влезе в архива. Не е разрешено да правите архивни фондове в списъка на средства, преди да влезе архивите си за съхранение.
Средствата списък на серийния номер на средства в хронологичния ред на постъпването им. Броят възлага на Държавния архивен фонд на списък фондове е номера на сметката си, за да бъде запазен за тях във всички записи. стаи в Брутните последователности се използват за отчитане на архивни стопанства. Стаите са изгубени, прехвърлени на други архиви архивни фондове и архивни стопанства брой включени в единен архивен фонд, архивни документи, които са били използвани преди това, те не могат да бъдат причислени към новоприетите архивни колекции.
Комбинираните архивен фонд и архивни колекции, се записват на общо основание. Съвместно архивен фонд, формиран от архивни фондове досега записани на техните собствени, като се има предвид броя на едно от стопанствата на архивни, включени в състава му.
Датата на получаване на първия фонд е датата на първата доставка на файлове към архив. За създаден архив единен архивен фонд тази дата е датата на създаването му.
Името на Държавния архивен фонд е в списъка на средства въз основа на историческата справка или на заглавната страница на файловете инвентарни документи. Името на Държавния архивен фонд се състои от пълен и официално прието съкращение (в скоби) имената на първоначалните собственици, което показва своите принадлежност, местоположение, екстремни дати съществуване. Ако името на първоначалните собственици променило, то се обозначава с последната си име, като част от периода, за който архивни документи, приети в списъка на средства.
Името на комбиниран архивен фонд се състои от родово име на включените архивни фондове, името на организацията и ръководството на обобщените имената подчинени организации от списъка с имена на последователни организации. Конкретни имена на всички организации, архивни документи, които са били включени в комбинираните архиви, както и да ги преименувате са посочени в списъка на фонд.
Името на Държавния архивен фонд на лични произход е съставен от имената и инициалите на лицето, прякорът му, научно звание, ранг; Името на семейството архивен фонд или рода - на имената и инициалите на основните членове на семейството или клана, както и техните заглавия, йерархията и заглавията. Име, фамилия, бащино, заглавия звания и титли, отношенията на всички членове на семейството или в натура, посочени в списъка на фонда.
Заглавието на определената функция (и) архивно колекция от образуването му, и ако е необходимо - и неговото създателя (бившия собственик, колекционер на колекции).
В случай на унищожаване на архивни документи, сложи отпечатък върху разпореждането с имуществото и да посочи номера и датата на документа, въз основа на които той се оттегля.
В случай на създаване на единна архивен фонд показва броя и наименованието на фонда, която включва документи. В случай на прехвърляне на средства в друг файл е посочено име на файла
Списък на фондовете е твърда подвързия, листове са преброени, привлечени лист-свидетел.
списък препечатки средства се извършва само с разрешение на упълномощения орган на изпълнителната власт в областта на архивите. В този случай, в списъка на необходимите средства се прави номера, имена и причини унищожаване на архивни фондове, които държат номер е забранено.
Свързани статии