Научно-техническа обработка на делата е един от най-важните стъпки, необходими за правилното съхранение на документи и тяхното ефективно използване.
Практиката показва, че изискванията за образуване на дела в повечето организации не се спазват или изпълнени частично. Документи се генерират в случая в случаен ред. Документите са на папките, в които те са систематизирани в обратен хронологичен ред, броят на листа в повече от 250 отделни документи, поставени в пластмасови файлове и други. В случая се поставя втори копия и копия на документи, чернови, разпръснати документи. Ето защо, почти винаги се изисква да извършва формирането или реформиране на нещата.
В образуването на дела извърши прехвърляне на документи в даден конкретен случай и систематизиране на документите по делото. Когато случаи реорганизация групирани правилно документите по делото разпуснат и повторно формира делото.
В този случай, трябва да отговарят на следните изисквания:
- включва случай на оригиналните документи, а в някои случаи и при липса на оригиналните документи по делото може да включва заверени копия;
- документ с постоянно и временно съхранение са групирани в отделни случаи;
- включва се занимават с едно копие от всеки документ (в зависимост от случая могат да бъдат включени и груби дублетни копия на най-важните документи, копия от които са на разположение на оригиналната разделителна способност, визи, бележки са в допълнение към основния документ;
- групиране на документи в случай на една календарна година. Изключенията са: минаващи дела, съдебни дела, лични въпроси, образователни документи, които формират за учебната година (с изключение на документите на административни и счетоводни въпроси), театри документи, характеризиращи етап на кариерата - в рамките на театралния сезон и др.
- не включва случай 250 стандарт лист с дебелина не повече от 4 см. (броят на нестандартни лист може да бъде по-голям, но дебелината на производството се поддържа в рамките на 4 см.). Ако в процеса на делото на броя на листове надвишава нормата, делото може да бъде разделен на обема;
- организира документи по такъв начин, че те са в съответствие с тяхното съдържание е обхванато от определени въпроси;
- генериране на документи с исковата молба, независимо от датата на тяхното одобрение или подготовка. Заявление до документи на повече от 250 листа, се образуват в отделни томове.
Своевременно установяване на правилния файл - успехът на бъдещата си фирма. обработка на архивни качество избягва многобройните проблеми на търсене на необходимите документи, както и да поддържа добри отношения с вашите бизнес партньори.
Свързани статии