ПОСТОЯННО - Това е колко?
Срокът на годност на документите Установеният стандартните спецификации:
Срокът на годност на документа може да се монтира и в промишлените норми. В този случай, думата "постоянно", може да се замени с синоним, като "за неопределено време."
- Ако организацията не е източник на придобиване на държавни архиви.
По този начин, ако организацията не е източник на придобиване на държавни (общински) файл, той трябва да съхранява документите, с термина "редовно" най-малко 10 години, а след това се свободни да ги унищожи в нормален режим на равна нога с делата, които са с изтекъл срок на годност в този момент. В инструкциите на офис или друга местна съхранение нормативен акт специален документ, е препоръчително да се определи минимален срок на годност за тези документи. Например:
Тъй като дружеството не е организация, - източник на придобиване на държавни (общински) архиви, срока на годност на "постоянно" за управлението на документи е 10 години.
- Ако организацията е източник на придобиване на държавни архиви, срока на годност на "винаги" означава "цялото съществуване на организацията." Ако ликвидира организацията има наследник, на "постоянен" ще продължи живота на организацията на наследник. Ако една организация е в ликвидация без правоприемник, Държавния архив, за който се отнася, провежда изследване на ценните документи с постоянен срок на годност и взема в своите трезори тези смята за полезна. Документите, които не се интересуват от архива, може да бъде унищожена.
Оформят се и се систематизира файлове и документи
Особености на формиране въпроси
Подготовка на делото за съхранение започва много преди документът ще бъде завършен през водене на документацията. Всички процеси се извършват последователно и DOW свързани.
Още на етапа на получаване на входящо документ или да създадете изходящо трябва да се разбира във всеки случай ще бъде поставен на документа и какви са особеностите на делото.
Така например, поръчки за основни дейности трябва да се разглеждат и оформени строгото разделение между поръчки на персонала. Обратното често виновни за малки организации, в които съчетава функциите на секретар и секретар на персонала. Преди да изпратите композитен калъф за съхранение, ще трябва да бъде разпуснат и че допълнителната работа.
Що се отнася до кореспонденцията, тя трябва да се формира на "отговор на предизвикателство", когато всеки получи или изпрати писмо подадена по въпроса в съответствие с неговия предмет, а не от тип (входящ или изходящ). Това трябва да стане веднага, в противен случай, когато дойде време да се изпрати делото за съхранение, секретарят да харчат огромни количества време на формирането на историята на кореспонденция.
Методи за организиране на документи
Могат да бъдат организирани Документите по делото:
- Хронологично, т.е. създаване. Обикновено в такива случаи документите са разположени при стриктно спазване на регистрационни номера, например:
Документ и данните за регистрация
Документи разделени на блокове индекс разделени един от друг, например, цветни разделители. Това не е задължително, но значително улеснява работата с Том. Когато броят на листове сепаратори са номера в общия ред.
По този начин, в момента на регистрация на случаите, в съхраняването на документи ще бъде вече добре оформени в случаите, а в рамките на случаи - систематизирана.
Документите се подготвят за регистрация
Не е необходимо да се измисли някакъв обем разделяне документ система, следвайте достатъчно това правило. Равномерно разпределение на листовете, от една страна, дава възможност да се генерират приблизително същия обем на дебелина, и второ улеснява извличане на документи по делото. Така, ако в около 300 листа, най-добре е да се направи два обема от 150 листа и 250 вместо 50.
След това леко се изтегля документите от папките разпределени в обема и се пристъпи към разработването на депозита.
Уверете се CASE за съхранение
- постоянен срок на съхранение;
- временен период (над 10 години) за съхранение;
- документи за персонал (всички. включително и тези, които имат петгодишен срок на годност).
Етапи на регистрация на всеки том. Пълно изчистване на депозирането на всеки обем на бизнеса в следния ред:
1) Номерирането на листовете на случая;
2) съставяне на опис на вътрешните работи;
3) дизайн на свидетел лист случай;
4) подаване или свързване на бизнес документи;
5) покритие клирънс (покривен лист).
Първи етап: Volume изброявам листове
Ако документите са били преди някой номерирани по същия горния десен ъгъл и новата номерация не е същото като старото, със стария си номер и зачеркнете редица нови писмена форма. Номер на другите части на листа не е необходимо да се коригира. Ако това се получи брошура със собствените си номера на страници, а след това всяка от страниците си, включително и на корицата, получава редица по общ начин.
За всеки номериран стикер, че можете да се придържате към следната информация:
- Общият брой на листа;
- пропуснати номера;
- буквални номера.
Тази информация е полезна за нас малко по-късно в дизайна на корпуса на лист-свидетел.
Ако обемът е малко липсващо и надпис на номера, когато отчитане на броя на листа трябва да ги разгледа. Например, ако номерата в том 100 листа, но броят на пропуснати три букви и две, общият брой на листове в обем е равен на 99 (100-2 3).
Правилник за нотариалната кантора
75. [...] Ако броят на листа в (обемът) позволи на повече от 5 грешки, случаят (обем) списъци се преномерират.
Това обикновено не е необходима за общия офиса, но поне даде представа колко много грешки, които по-добре преномерират.
Втора стъпка: съставяне на вътрешна инвентаризация обем
Правилник за организация на съхранение, придобиване, счетоводство и използване на архивни документи Фонд България
и други документи в държавни агенции, органи и организации на местната власт
Вътрешният регистър е един вид съдържание звука.
на основните права на архив организации
По този начин, можете да направите опис на вътрешния и на разпорежданията на основните дейности (особено ако се дължи на неправилна номерация систематизиране беше разбита в него), както и за кореспонденция, ако това ще улесни използването на тома.
Стъпка три: да различи случай лист-свидетел
- на скъсани страници;
- свързаните листове;
- брошури, зашити и запечатани документи в състава на обема;
- листове по-голям размер, отколкото повечето в обем, и други нестандартни документи за този обем (Пример 2).
Четвърта стъпка: шият какво
- Изборът на корицата. Документи на постоянен срок на съхранение са в картонени корици, специално предназначен за случаи на постоянен срок на съхранение (фиг. 1). Намерете ги по-лесно в интернет страниците на онлайн магазини, но не и в зали за продажба - стоките не е начинът, така че да се противопостави на разпространението му често се пренебрегва.
Свързването картон папка се допълва от богат гръбнака гъвкав и лепило. Горният и долният кориците са биговане отстъп от левия край на 25 mm, което позволява на обръщане нещо като книга и копиране листа без затруднения.
Декорирани в капак, който изглежда като нормална книга, само голям формат. Украсени така обемът може да бъде поставена на рафт вертикално, без да се страхува, че те ще се огъват, трошене на съдържанието.
- Осъществяване на корицата. Ако ръководството прецени, че това е твърде скъпо, секретар ще трябва да вземем една ножица, картон и да се създаде покрива себе си. Въпреки това, да се направи приличен покривка ще излезе само в случай, ако можете да намерите висококачествен картон, нарязани на листа, равна на или малко по-голям от формат А4. Необичайно "на детското творчество" нищо добро няма да дойде.
За самостоятелно производство на корицата ще трябва картон, bumvinila списък (издръжлив водоустойчив свързващ материал на хартиен носител) и тиксо.
Принципът на кръстосано свързване на закупените и домашно обхваща едно:
1. Сгънете по долния капак, документите и горния капак и бормашина бод задължителен.
2. Монтирайте мек материал (за производство на самостоятелно - лента bumvinila) зад долния капак и лепило vnatyag долната лента (фигура 2).
В резултат на това самостоятелно изработен капак ще изглежда почти същата като на фиг. 3.
- Използвайте удар дупка. Тъй като документите в четири пункция зашити, по-добро използване на това специално удари 4 пунктури, които проникват в даден момент от купчината документи 150 до 300 листа (фиг. 4, 5).
Можете също да използвате обикновен удар, 10 листа с две дупки, обаче, за да проникнат тези десет листа трябва да се удвои. Разстоянието между четирите отвора трябва да е 8 см (в съответствие
с препоръките на ГОСТ 1791472 "обхваща случаите, дълъг срок на годност. Спецификации "), така, измервателният уред трябва да е" 888 ".
Преди пробивайки обем, е необходимо да се поставят документите по делото следния ред:
1) опис (ако е бил създаден);
2) работни документи;
- Вземете игла и конец. Игла за шиене е твърде малък, по-добре е да се използва един чувал (така наречената "циганка") - дълго (около 12 см), широко очите. Нишката ще се нуждаят от силен, но може да се сгъва няколко пъти и нормално. Можете да шият с канап и тел, но това не е лесно да вденете, дори и в игла "циганин".
дължина на низа към стандартния обем - около 1 метър. Оптималната дължина за себе си, се определя най-доброто от опит - е третият по обем на омрежващия става ясно колко ще се наложи. Възелът в края на нишката, както за нормална шиене, тай не е необходимо - всички същите цели ще бъдат отрязани до оптимална дължина. Ако това беше пробит (ударил, пробити) внимателно, проблеми с резби няма, тъй като диаметъра на иглата е много по-малък от диаметъра на свредлото или удар.
Посоката на иглата с спиралата в обема на омрежване е показано на фигура 6.
След двата края на изтеглени от задната част на обема нишка, те са свързани (не стегнат, така че човек може не само отворен, но също така, ако е необходимо, да направи копие от всеки документ, но не и слаб, за да чаршафите случай не "разходка") и отрязани.
Моля, имайте предвид: като цяло, и HR аутсорсинг изходните краища на нишки във вътрешността на капака и ги закрепете на не се изисква етикет сигурност. Краищата се отрязват и се крият под капака, доколкото е възможно. Ако няма покритие - просто показва от вътрешната страна без допълнителна манипулация.
Пета стъпка: да различи покривния лист (корица) Обем
В долния ляв ъгъл на покритие лист подпечатан архив бизнес шифър: брой фонд, инвентаризация и на броя на дяловете на инвентаризация за съхранение (Пример 3).
лист капак е поставен върху обема на покритие. Най-добре е да се използва PVA лепило, но тогава въпросът трябва незабавно да бъдат поставени под пресата за няколко часа, или заглавна страница поставили неравномерно и понякога набръчкана. По-малко подходящ за този стик лепило (покривка се отлепи от няколко часа) и чиновнически лепило (твърде тънка и развалят покривния лист, така че не е новина може да го спаси). Печат на корицата с лепящи листове от скъпо и неефективно ", залепващ слой" към тях условни и капака могат да бъдат отстранени само с едно движение.
Така документи алгоритъм за постоянно съхранение, както следва:
Какво да купя В АРХИВ
Обхват на специална бланка за архив, представена в магазините, дребни, но нещо, което можете да изберете.
- Машини за подвързване архив. Това дело да се заселят там и пробити. Машината може да бъде ръчна (за пробиване трябва да се обърне специално дръжка, фиг. 7) и електрически (бормашина се стартира с натискане на един бутон, фиг. 8). Мнението на експертите по тези машини се различават: някой ги намери удобен, някой - точно обратното. Но дупки от едната перфоратор, определено изглежда по-гладка и по-спретнат от машината тренировка.
- Кутии за съхранение. Готов обеми могат да бъдат просто поставени на рафта, а освен това могат да бъдат опаковани в кутия. Видове кутии установени. Забележете, например, кутия с низове, в който се поставя няколко случая на омрежени обеми (фиг. 9).
Разпродажба можете да намерите голяма кутия с капак на панти (фиг. 10). В такава кутия могат да се настанят 10 или повече обеми.
От кутии с подвижен капак, удобни, за да получите желаната сила на звука или на връзката, без да сваляте кутията от рафта. Някои кутии дори имат специален монтажна скоба, която позволява свързване на канала, за да се образува рейка (фиг. 11).
EN Kozhanova,
Dow и персонал записва специалист управление
Свързани статии