2) да наблюдава и търсенето от страна на ръководителите на структурните подразделения на спазването на правилата за работа с документи в организацията;
3) искане от информацията на ведомства и организации, необходими за експлоатацията на деца в предучилищна услуги;
4), за да се провери за управление на организацията записи в структурните подразделения и донесе резултатите от проверките на началниците на отдели да предприемат подходящи мерки;
5) участват в предписания начин на специалисти от структурни единици в подготовката на проекти на документи за инструкциите за употреба;
6) върне на изпълнителите за редакция на документи, произведени в нарушение на установените изисквания;
7), заедно със съответните части определят цели за управление на документи, за да бъдат автоматизирани;
8) подписва и заверява документи в рамките на своята компетентност;
9) да се развиват разпоредбите на служителите подразделения на услуги и служители инструкции производител Dow;
10) прави предложения на управляващото дружество да извършва административни мерки във всички случаи на нарушаване на отдели и служители на установените правила за работа с документи;
11) да участва в обсъждането на управление на въпроси, свързани с държавната документи на организацията и подобряване на формите и методите на работа с тях;
12) да представи на ръководството на подаването на назначаване, преместване и освобождаване от длъжност на предучилищна работници,
си, и налагане на санкции върху тях.
Service DOW н е с е т и в д а е т и т в а т н н о с т у а за осигуряване на установения ред на работа с документи в организацията и изпълнението на инструкции и наръчници за инструкции и спазването на необходимите условия на труд на работниците предучилищно услуги.
В съвременните търговски структури няма ясни разделителни секретари на техните задължения - sekretaryamashinistki, главата на главния секретар, секретар stenografist- ки, офис администратор - която предвижда график квалификация, но терминът "секретарски" има широка употреба.
Днес служители в позициите на пазара на труда на търсенето, като например офис секретар (главата), секретар на рецепция; административен сътрудник; Оперативен мениджър (офис мениджър); вт retar преводач; Асистент (личен секретар) на главата; Ръководител на Секретариата.
Чужд фирми и български компании, които работят
Сред задълженията административен сътрудник в допълнение към по-горе включва мениджър планиране на работното време, подготовка и организиране на срещи, изпълнението на отговорни задачи. В тази връзка, административен асистент трябва да е запознат с предмета на дейност на дружеството и неговото управление отбор, способен да работи с информация и правни системи.
Голяма компании често са влезли в пощенската служба mened- Geral (администратор), който е отговорен за решаването на всички въпроси от офиса на жизнената дейност (закупуване на канцеларски материали и консумативи организация за почистване), управление на куриер и секретари, мониторинга на работното време и т.н. .d. Офис мениджър трябва да знаете основите на маркетинг, мениджмънт, организация на производството, за да може да организира работата на службата, се подготвят презентации и преговори. Изискване са добри организационни умения.
Длъжността секретар преводач, в дружествата, които са активни във външната търговия. В допълнение към владеене на чужд език от специалист изисква познаване на специалист терминология гарантира от възможността да се преговаря, да притежава техниката на устен и писмен превод, способността да се подкрепят главата в пътувания в чужбина. Задължително е познаване на бизнес етикет.
Асистент (личен секретар) на главата осъществява контрол по изпълнение на нареждания, решения, спазването на правилата за работа, за да помогнете на главата на формирането
Vat проекти, организира срещи и преговори, осъществяване на планирането и организацията на ден главата работи. Асистент мениджър трябва да има познания в областта на управлението, управление на записи.
Като ръководител на Секретариата въведени, обикновено в големи компании с персонал от секретарките в офиса поне 5-8 души. Основните задължения на работни места са местата за настаняване, организация, координация секретарите и на контрола върху дейността им на. В някои компании, функциите на секретариат, в част, съчетани с функциите на управител на офиса (администратор).
2.6. Организация и оборудване секретар на работното място
Интериор офис площи и оборудване на работното място да има значително влияние върху изпълнението на всеки служител, включително и главния секретар.
На работното място - е областта на заетостта на един или повече хора на изкуството, оборудвани с необходимите средства за изпълнение на служебните задължения.
Организация на работното място - това е система от мерки, за да оборудват средствата и предметите на труда и функционално настаняване на работното място.
оборудване на работното място включва: оборудване на работното място мебели, специално оборудване и средства, необходими офис оборудване.
Като правило, секретар на работното място е в приемната. Рецепция и секретар - е визитната картичка на организацията, за която оценява работната култура в организацията като цяло, създава първото впечатление за него. Следователно, става ясно значението, придавано на приемателни устройства и секретаря на работната площ.
Стаята трябва да бъде само тези елементи, които са от съществено значение за секретар по време на работа. Неговото работно място се състои от три зони: първичната, в които има маса с представки и необходимото оборудване; получаване на посетител зона, където масичката за кафе и AAA-ода стол или табуретка, и спомагателен област, в която шкафове за съхранение оборудвани случаи и гардероби - за дрехи, както и сейфа. От голямо значение е изборът на мебели. Съставът на работното пространство са секретар маса с представки, повдигането въртящ се стол (за предпочитане на колела, тъй като това разширява зоната на работа) и стол за посетителя.
Размерите на мебелите трябва да съответстват площ: той не трябва да се претрупва до чакалнята. Стаята трябва
да бъде добре вентилирано и оборудвани с климатик: движение на въздуха, той не трябва да се превърне в проект.
Рецепцията трябва да бъде добре осветено Светлината трябва да пада в ляво, или отпред, отблясъци е неприемливо. Вътрешността е добре съживяване стайни растения, които пречистват въздуха
è създаде уютна атмосфера. Те могат да бъдат пуснати на стени или в специални щандове на пода, но така, че да не се претрупва пространството и не пречат на преминаването. Не е желателно да се сложи цветя на первази, тъй като намалява притока на естествена светлина.
 съответствие с температура разпоредби в офиса трябва да бъде в рамките на + 20¾ + 22 ° С и относителна влажност на въздуха през зимата - 45-50 процента, през лятото - 50-55 процента.
За служителите на сервизната документация, необходима за създаване на определен визуален комфорт. Важното е използването на цвят като носител на информация, както и да се създаде желания ред на работното място, за по-добра организация на работата: например, секретар използва различен цвят папка с оформлението на документите по видове, както и цвят регистрационни карти.
Намира се на работното място секретар близо до входа на централния офис, но винаги така хубаво да се види на всички членове на рецепцията и да се срещнат ги изправят, а не гърба си.
Специално внимание се обръща на оборудване секретар на работното място офис оборудване, което намалява времето и усилията, необходими за създаването, съхраняването, предаването и използването на документи и информация. Модерна офис техника позволява максимална механизация и автоматизация на почти всички технически процедури за създаване и обработка на документи. Днес секретар на работното място е немислимо без персонален компютър, който обикновено се поставя на трапезен кутия. Ако секретар на работата, свързана с въвеждането на документи на хартиен носител, а след това на компютър трябва да бъде свързан към скенера. Ето един принтер. Нарастващото използване на работата на главния секретар е многофункционално устройство (МФУ), модулите са оборудвани с факс, автоматично листоподаващо устройство, мрежов интерфейс.
Компютърът трябва да има подходящ софтуер. Като общо правило, компютърът секретар е свързан към компютър или главата е свързан към локалната мрежа на компанията, а в случай на изпълнение от секретаря на приемане и предаване на факсове
Желателно копирна машина или друга копирна машина.
За секретар на масата трябва да бъде само тези елементи, които са необходими за работата. Тавите или папки, поставени актуални документи, които се изискват, за секретар на работния ден. Документи препоръчва да се постави така, че да може да бъде лесно да се вземе и удобно да ги използвате. Всички други документи трябва да бъдат отстранени в шкаф или сейф.
Секретар за законни понятия за нормални и максимални работни места. При нормална секретар на зона операционна работа ръцете и пръстите си, свита в лакътя. Има химикалки, бележник.
Кутии и папки с документи, съхранени в таблицата и по рафтовете на шкафа трябва да са ярки маркировки с различни цветове, с кодови обозначения, броят на случаите на номенклатурата, които ще ви помогнат бързо да намерите документа или нещо.
труд и почивка са регламентирани с вътрешни правила. Те определят началото и в края на работния ден, в обедната почивка. Чрез създаването на ежедневието на работниците и служителите са склонни да дадат някои краткосрочни почивки по време на работния ден. Секретар препоръчително да направите 5-8 минутни почивки на всеки два часа, и е желателно да се редуват на видовете работи, които се извършват, седнали на масата, с работата, свързана с движението на приемника, или институцията.
Контролни въпроси и задачи
1. Какви са формите на организацията на работа с документи и да обясни тези условия.
2. Какво се разбира под "нормален работен кът" и "максимално работно място?"
3. Как да се разделят на институцията по отношение на работния процес?
4. Какво се включва в организацията на работното място?
5. Колко и кои зони включва секретар на работното място?
Свързани статии