В документа, който помага на служителите да си взаимодействат с управление и други служители на компанията - това бележка. Това означава, че неговото значение едва ли може да се надценява. За да се получи изгода от този удобен инструмент, трябва да знаете какво трябва да бъде бележка, пример за писане.
Защо имате нужда от него, целта на писане
Този документ се използва за разрешаване на всички видове организационни и оперативни въпроси. Такава вътрешна кореспонденция се счита за официален, често е под формата на стандартизирана, но в зависимост от целта на писането си тя е различен правен характер.
Важно! В зависимост от съдържанието и поставя въпроса, тези документи трябва да се съхраняват в архива на над 1, 3, 5 години, а някои дори за постоянно.
Целта на писане на бележки е координацията и изясняването на някои бизнес въпроси. Те могат да бъдат свързани с работата на друг отдел или просто един служител. го е създал, ако е необходимо да се определи на хартия факта на комуникация. Меморандуми не съдържат никакви заповеди или инструкции, тъй като те са оправдателни документи в офиса на фирмата, в компанията.
Съставител бележки под всякаква форма, които могат да бъдат видени в настоящия пример - стандартен формуляр за тях там. Когато пишете, трябва да следват правилата на бизнес комуникация.
правила за писане
Въпреки че точните ограничения по отношение на писането на този документ все още трябва да се спазват определени норми на бизнес комуникация, в това число:
Важно! По време на създаването на бележката трябва да посочва всички подробности дясно и следвайте последователността.
Други характеристики включват:
- Спазването на изискванията на бизнес кореспонденция.
- Избягвайте сложните скорост реч дълги изречения.
- Емоционалното тона и собственото си мнение, е неприемливо.
- Уверете се, че тези бележки трябва да бъдат записани в дневника за изходяща кореспонденция, съдържаща идентификационен номер.
Необходимост или формалност
Този вид бизнес кореспонденция не е толкова често, колкото други, например, очевидно. На една малка фирма бележки не се използват, тъй като тяхното писане ще отнеме повече време, отколкото просто работа с конкретен въпрос към конкретен управление на служителите.
Що се отнася до големите предприятия, където има разделение на структурните звена в тях, без такава писмена кореспонденция просто не мога да направя. Това осигурява взаимодействие.
Важно! Невежеството на това как да се напише такъв документ, и пренебрегват правилата в големи компании, е изпълнен с неприятни последици. Включително провала на системата, производствени несъответствия.
Електронни бележки
Тъй като повечето фирми днес са компютъризирани водене на отчетност често провеждат без физическа печатане и писане, различни официални документи. Такава форма, бележката може да бъде, без никакви усложнения, създадени в електронен вид и в същия формат, за да изпратите до желания структурен отдел чрез вътрешна електронна поща.
За да се улесни този процес, разработен специален софтуер. Персоналът на програмата са регистрирани с уникално потребителско име и парола, която осигурява често отдел човешки ресурси. Всичко, което е необходимо, когато такава система - е да попълните полетата във формата на специален "Memo".
Сред съществените предимства на тази система:
- Автоматично прехвърляне на номера от изходящата кореспонденция.
- Всички документи, сортирани по години на създаването и се съхраняват в компютъра. Тази опция е много по-удобно, тъй като не е необходимо да се определи място за съхранение на хартиени формуляри.
- Намерете необходимия документ лесно.
Бележки все още не е много често се използва във вътрешната комуникация в рамките на компанията. Но този инструмент е полезен, тъй като е написано на хартия или изпратени до много по-голяма "тежест", отколкото словесното одобрение на нещо по електронна поща.
Свързани статии