В нашата страна, е основна форма за информационни ресурси, която е обект на повишено внимание, са официални документи, че дейностите по управление на заснемане. Както в обществени и търговски организации, а именно официални документи по традиция са основните (а често и само) обектно-ориентирано управление. Те се използват в продължение на векове разработени правила за създаване, обработка и съхранение. А останалата част от видовете информация (независимо от неговата реална стойност), са склонни да останат извън полезрението на съхранение на документацията и архивите организации услуги.
На запад, тя отдавна се използва успешно широк и универсален подход към управлението на всички видове информационни ресурси, включително и документи. Този подход се основава на «Предприятие за управление на съдържанието» Концепцията (ЕСМ). Тази концепция счита управлението на документи в контекста на формирането на една по-широка система за управление на информацията, обхващаща всички значими за организацията на видове информационни ресурси, независимо от тяхното представяне.
Прочетете по-нататък в електронен темата на списанието
В чужбина, днес отделя значително внимание на развитието на интегрирани подходи за управление на информационните ресурси. концепция ECM е отразено в редица международни стандарти, обобщаващи настоящите "добри практики" за управление на документи, разработени от експерти на сектор от Европа, САЩ, Канада, Австралия. Активно търсене и образователни дейности за повишаване на «Предприятие за управление на съдържанието» концепция (ЕСМ) е международна професионална организация в областта на управление на информацията - AIIM International [1].
Концепцията на "ЕСМ"
Според определението на AIIM, «ECM - е набор от стратегии, методи и инструменти, използвани за събирането, обработването, съхраняването и разпространението на документи и друга информация, свързана с управлението на процесите".
Ключов определяща черта формулиран AIIM, се състои в разбирането на ЕСМ едновременно като комбинация от три елемента:
стратегия цялостно управление на информация ( «стратегия»);
добри практики за прилагането на тази стратегия ( «практика»);
информационни системи и технологии, които подпомагат тази дейност ( «технология»).
Това определение отразява едно от най-важните характеристики на концепцията за ECM днес формирането на ефективна стратегия и практики за управление на недвижими информацията е невъзможно без използването на съвременни информационни технологии. С други думи, на ECM-технологии стават неразделна част от информационната инфраструктура на организацията и ефективността на управлението се поставя в пряка зависимост от успешното изпълнение и използването на тези технологии.
ЕСМ компонентите
ECM концепция описва общия подход към управлението на всички видове корпоративни информационни ресурси, независимо от предназначението им, представителства, медии и т.н. Като част от тази концепция, разработена няколко модела, които са описани подробно основните функционални области на ECM и технологии, предназначени да ги подкрепят.
По-подробно ECM домейн, като един от основните модели, приложими раздяла целия спектър от информационни процеси в 5 блока: (. Engl «улавяне»), вложена в системата, контрол (Engl «управление».), За съхранение (на български «магазин».), опазване (Англ. «запази») и разпределение (Англ. «достави»). Всеки блок, от своя страна, е разделена на различни области или дейности, които се характеризират с използването на определени технологии ЕСМ. Всяка област изисква ясно дефиниране на задачите и функционални граници, планиране, вътрешни правила, както и обучение на персонала, който отговаря.
системи за клас ЕСМ често са посочени като един вид едно цяло. В действителност, колекция от разнообразни техники, които при правилно комбинирани, може да осигури ефективно взаимодействие между хората и информацията и процесите, които те използват.
Обикновено системата за ECM да разберат сближават отделни, но са съвместими и плътно интегрирани технологии:
Технология Име (Рус. / Англ.)
Създаване на общо пространство за достъп до информация и / или приложения през портала.
Tab. 1. Ключовата технология ECM
Всеки един от тези ECM технология има своя конкретна цел и приложение. Технологията включва и набор от инструменти, го оправдателни. За тяхното изпълнение, разработчиците ECM системите предлагат голямо разнообразие от софтуерни продукти - като универсална платформа и специализирани модули.
Дори и да се отговори на предизвикателствата на входно ниво ECM, като правило, организациите трябва да се създаде система, която съчетава множество технологии (например корпоративен портал, инструменти за съвместна работа и търсене на информация, работа и записи за управление). Също така трябва да се има предвид, че в някои случаи, различни технологии, имат сходни, а понякога и идентична функционалност (т.е. "припокриване" способности един на друг).
Всяка технология е проектирана да поддържа един или няколко свързани области на ЕСМ. Тази връзка е представен схематично на фигурата. В тази схема, всички от ключовите технологии са групирани по видове услуги, предоставяни, т.е. на "глобални" функционални участъци от системата на ЕСМ.
Фиг. 1. Основни компоненти на системата за ECM
Горната технология може да бъде избрана и прилагана в съответствие с изискванията на вашата организация, включително и по отделно и независимо една от друга. Този вид "градивните елементи", които могат да бъдат използвани за изграждане на оптимален механизъм за контрол, мониторинг и оптимизиране на ефекта от бизнес информация.
В документа чуждестранни ръководства относно управление на информационните ресурси не се разбира всеки специфичен софтуер или ECM-система продукт с желаните свойства и параметри. Няма единна "стандартен" система, която може да бъде повторен и се прилага навсякъде. Корпоративна ECM система - фино настроен механизъм, сглобен от основните технологии, осигуряване на решаването на проблеми, пред които е изправена организацията и разработването заедно с растежа на неговите нужди.
платформа ECM
Трябва да се отбележи, че изграждането на ECM организация директно чрез комбиниране на основната технология е по-скоро труден процес. Освен това, този подход не осигурява необходимото ниво на компонент интеграция. На практика, в повечето случаи, модерни системи за ЕСМ са базирани на репликират ЕСМ платформи на пазара.
Платформи наречените софтуерни продукти, осигурява широк спектър от основни услуги в рамките на една технологична инфраструктура. Предимството от използването на платформите е възможността за създаване на тяхна основа на пълните функционални компоненти за различни приложения. В допълнение, тези компоненти са, като правило, чрез коригиране и адаптиране на платформата на основни услуги, което значително опростява процеса в сравнение с развитието на "от нулата". По същата причина, компонентите, създадени са интегрирани помежду си, е значително по-добре.
Възможно е да се идентифицират някои общи свойства на платформите на ЕСМ:
Съвместимост на всички компоненти един с друг;
На модулност и разтегливостта на компоненти;
Съвместно използване компоненти администрация и споделени ресурси;
Uniform използване на информация от всички компоненти;
Чрез компонентите като услуги в рамките на обща архитектура;
Съвместимост със съществуващите стандарти на индустрията, за да се улесни изпълнението на компоненти от трета страна на разработчиците.
Като един от примерите за модерна платформа ECM може да се мисли Microsoft SharePoint портал. Това е един от най-популярните в света на ЕСМ платформи, предназначени за автоматизиране на бизнес процеси и изграждане на единна информационна пространство на компанията. Създаване на корпоративен портал за SharePoint технология позволява на основата да се осигури единна точка за достъп до критични данни, документи, интернет ресурси, включително и външни бизнес приложения (ERP, CRM и др.)
В Русия, както и в други страни, SharePoint вече се превърне в един от най-популярните интернет портали за корпоративни инструменти и системи за сътрудничество документ. Самата Microsoft за кратко време придобива водеща позиция сред софтуерни разработчици портални платформи.
Към днешна дата, SharePoint е уникален продукт на пазара на ЕСМ по много начини - ширината на техните възможности, широко разпространени и достъпни за крайните потребители. Днес тя става все по-вероятна мнение, че MS SharePoint близко бъдеще е предопределен да се превърне в новия "индустриален стандарт" среда за съвместна организация на работниците и служителите - по-рано тя вече се е случило с операционната система MS Windows и десктоп приложения на MS Office.
Тази платформа е също така активно се използва от партньори на Microsoft да разработят свои собствени готови решения, базирани на нея. Например, компанията "Електронни системи Офис" (EOS), чийто електронен документ за управление на системи са най-често се прилага в Русия, не толкова отдавна пусна нов продукт, напълно реализирани в SharePoint среда. SED «Enterprise Office Solution (EOS) за SharePoint» е създаден на базата на дългогодишен опит, натрупан от EOS в автоматизирането на работата с документи, както и основни характеристики на руския документ.
Основна характеристика на тези системи, което ги отличава от повечето други продукти на пазара, предвидени за създаването на SED, е широчината на функционалност, съчетани с гъвкавостта на настройки. Това става възможно благодарение на факта, че системата за ECM не е единичен "монолитна" софтуерен пакет, а е "дизайнер" - е изграден от набор от различни ИТ продукти, технологии и функционални компоненти. В същото време всички те се прилагат въз основа на общи принципи и стандарти в един "екосистема" - основната среда на платформата на ЕСМ.
По този начин, методологията на ECM предполага интегриран подход към управлението на всички информационни ресурси на организацията, която се основава на комбинация от различни технологични компоненти. В този случай, като контрол на качеството зависи от пълнотата и степента на интеграция на тези компоненти. От друга страна, степента на интеграция на компоненти се определя чрез прилагане на технологични платформи и отраслови стандарти.
Такъв подход изисква решаването на цяла гама от сложни методически, организационни и технологични проблеми, но тя позволява да се постигне качествено ново ниво на ефективност в управлението на информацията.
Обявления за бъдещи номера