Какво да се прави с файла, ако не е ясно, какво да правя. Снимайте или се обеси? Нито едното, нито другото. Стъпка по стъпка инструкции.
Съвети за компании, които искат да преместите файла в ред, но не знаете откъде да започнете.
Неотдавна, ние често задавани въпроси за това как да започне, ако не е ясно какво да се прави, а не го правят.
Проблемът е следният: съществува организацията в продължение на много години. Архив е на склад. Какво е то и как - един риторичен въпрос. И кой го бе известна. Какво да се прави?
Ние препоръчваме стандартна схема, която ще ви помогне да разберете какво е това, което:
1. Решете, които имате в наличност!
Необходимо е да се изкачи нагоре и да видим това, което се занимава с.
Има няколко типа документи, които съществуват във всяка организация.
а) документи за временен срок на съхранение, обикновено до 5 години (първична счетоводна документация)
б) документи, дълъг срок на съхранение (повече от 10 години), например документи за сертификация на персонал, се съхраняват в продължение на 15 години.
в) документи за персонала (заповеди, протоколи персонал, картата под формата на Т-2, трудови договори)
ж) документи по трудов договор (чаршафи, лични сметки, уреждане фолио)
г) документи с постоянен срок на съхранение (поръчки по оперативните дейности, учредителни документи)
2. Изтрийте всички ненужни nafig!
Необходимо е да се проведе на стойността на разглеждане на документите и да отпишат всички ненужни.
За изследване трябва да използвате списъци, което ясно показва, срок за съхранение се прилага за всеки вид на документи.
За осъществяване на извеждане от експлоатация и унищожаване на процедура документи изисква следното:
Един сериозен тон:
Екологичното законодателство България не позволява да горят документи, и по тази причина трябва да бъдат подготвени за факта, че унищожаването на няколко опции:
а) Поканете хамали и след това да разберете от вестниците, че някой - това са намерени документите си в празен парцел
б) преминаване през боклук. Шансовете на по-висока, отколкото унищожаване в случай, както добре. Но вятърът е документи. Това, което искаш?
в) предава документи за унищожаването от горивни процеси в промишлеността.
В този случай, един тон хартия изгаря в продължение на 2-3 часа. Но вие не казвате на никого за това. Нито нито. Най-ужасната тайна. В противен случай се наложи глоба. Е, помощ е на факта, че документите са били нарязани.
3. Провеждане на проверка на това, което ви остава.
Само днес в Томск, което проведох разглеждането на документите, застрахователната компания, въз основа на които е установено, че от 128-те тома на документи, които клиентът е готов да се съхраняват постоянно за постоянно съхранение е бил разпределен 18 случая, което е на практика една малка част.
Чудесата, които често служители на организацията не е точно това, което запасите от пони принадлежност, което води до допълнителни значителни разходи за притежание на клиента.
Защо да присъстват 75 години, през които трябва да се съхраняват 5 години? Но дори и дръжка, организирате и завъртете надясно. Това е и пари изхвърлени на вятъра.
4. Провеждане научно - техническа обработка на документи.
Това включва:
а) разделянето на документи по вид
б) систематизиране на документите в рамките на всеки вид хронология
в) случаите на образуване до 250 листа в един обем
ж) номериране въпроси
г) изготвяне на вътрешни запаси (понякога по-лесно да се стреля :-))
д) за пълнене листове - свидетели, обложки
ж) писмено инвентаризация работи
з) въвеждане архивни печати.
Е, след това, на ума, е необходимо да се направи историческа справка, която подписва първоначалните собственици на историята, историята на преименуване, промяна на субординация, компанията структура и функции на документи за образуване.
5. обвързва всички.
Зависимост от региона, където и да сте, изискванията са различни.
В случай на пълен архив халки, дебелината на делото въпрос за стандартните изисквания. Не повече от 4 см, не повече от 250 страници в
6. Поставете на рафта.
Всяка добре сложен архив за съхранение има сърце.
Това е сърцето - научна информация система.
Поставете документа на стойка - процент от 30% успех. Останалите 70% - това е точно описание на мястото, където дейността, както и че в този случай е.
Трябва да се помни, че делото в архива са kartonirovaniya процедура. С други думи, пуснати в кутии, кутии, папки.
И най-ужасната тайна!
Отговаря за архива, за да бъде един. В рамките на своята компетентност, за да бъде в състояние да контролира качеството и премина документите в управителите на файл ред и техните подчинени.
Ето защо аз препоръчвам да се оттегли главата на архивно сектор в пряко подчинение на генералния директор, тъй като Само в този случай тя ще има достатъчно мощност, за навременното контрол върху движението на документите в компанията.
Свързани статии