Правилното използване на електронна поща може да бъде ефективен инструмент в развитието на вашия бизнес. Писане дълги писма, не означава, че вие сте по-продуктивни. Да, ти свърши много работа, но тази работа не означава нищо. Сега всеки се опитва да намали обработката на входящата поща и да си свършат работата възможно най-ефективно в един кратък период от време. Ето защо, дълго си писмо - това не е само загуба на време, но също така и развратница отпадъците на другите.
По-краткият писмото си, толкова по-добре ще изпълнява своята работа. Тя трябва да съдържа само конкретни въпроси или отговори. Напиши само по същество, и нищо повече. Ако все още изпълнена с желание да пиша дълго писмо, може да е по-добре да назначи този човек се срещат и обсъждат всички аспекти на въпросите ви за бизнес обяд?
Откъде знаеш, че Вашето писмо е преминал лимита си? Тук са 10 признаци, чрез които може да се определи това, което сте платили прекалено много внимание.
1. Ти не знаеш, че се опитвам да кажа. Все едно, че сте се обадили някой на първо място, и беше попитал: "Какво се е случило?!" Естественият отговор: "Ами ... аз не знам. Вие ми се обади?! "Дръжте си писмо е до главата си не определя ясно въпрос или отговор.
2. Вие сте нов в темата. Това може да се сравни с безкраен поток на съзнанието в заседанията, когато хората не притежават предмет на разговор и по този начин се опитва да прикрие невежеството си. Или когато ученикът започва да се надълго и нашироко да отговори на въпроса на учителя, опитвайки се да спечелят най-малко три. Същото нещо с дълго писмо. Ако не могат да бъдат обобщени, както това, което искате от лицето на другия край, а след това, че не разполагат с достатъчно знания. Това често може да се види в големи компании, в които хората дават облика на зает написването на много важни и дълги писма.
3. Ограничаване на стандарт вашия подпис. Ако вашето писмо съдържа отговора в няколко думи, подписа с всички подробности (заглавие, компанията, целият списък от контакти, любим цитат, лого или слоган на компанията, и т.н.) на пода на страницата ще изглежда нелепо. Опитайте се да запазите всички имейли в минимален стил.
4. Можете да напиша книга. Имейли - не книги. Ако има допълнителна информация, да я прикачите към писмото под формата на отделни файлове. Ако писмото може да бъде много дълъг, струва си да се мисли за какъв вид информация да се идентифицират по-добре и да изпрати в дадено приложение.
5. Вие спам. Такива ситуации често се срещат в големи корпорации, където служителите се чувстват определена нужда да си изпращат дълги писма, които съдържат подробен доклад за извършената работа с постоянни актуализации. В резултат на това днес се превръща в един имейл солидна проверка с поток от съобщения в стила на "Изпратих писмо до клиента.", "Организирайте среща". "Докладът е над 30%." И така нататък.
6. Вашето писмо непоследователен. Не е необходимо да се напише писмо от две страници, за да попитам само един въпрос.
7. Вие се злоупотребява peresylaniem букви. Вместо да се занимават с писмо, просто натиснете "Изпрати". Писмото за тога се превръща в един безкраен колан, което е почти невъзможно да се стигне до основната точка.
9. Той трябва да е съобщение на броя на бенефициентите повече от един. Например, за написването на писмо до главата и поставя в получателите на всички свои служители. Тя ще изглежда, така че той се опитва да се съкрати времето на писане и изпращане на това писмо на всеки по отделно и по този начин се получава свършена работа ефективно. Но, най-вече, той дори не си представя, че скоро ще се запълнят лавина от реакции в писмо, веднага след като неговият екип ще натиснете бутона "Отговор до всички". Понякога този метод не наистина работят.
10. Вие не можете да редактирате вашите писма. Преди да изпрати писмо, че трябва да я прочетете отново и редактирате. В допълнение към граматически и правописни грешки, трябва да редактирате и неговото значение. Може би това, което се целия абзац, можете да сложите в няколко реда. И още една добра правило: трябва да препрочита писмото Ви много пъти, колко хора ще го изпрати.
И преди да изпратите писмото, прочетете го и се уверете, че е кратък и съдържа само конкретни въпроси. Най-ясно посланието си, толкова по-голяма вероятността, че получателят ще разбере какво се изисква от него и ще отговорим възможно най кратко и до точката.
За постигането на тази аудитория да се направи рана. Напиши мнение със заглавие като "Колко бърз Покривен шев скучните имейли, за да работят в продължение на 5 минути." Но в статията, че трябва да се опитаме да ги запознае с идеята, че едно писмо, написано правилно наведнъж, ще реши всички въпроси, бързо (без актуализации и дълга кореспонденция), отколкото това, което те са свикнали да мислят за писма.
Свързани статии