Много хора погрешно смятат, че е достатъчно да се положат сума на бюджета за канцеларски материали за всяко разделение, отдел, нито филиал посока, като се фокусира, например, партньорски проверки, или средно в действителност през последните месеци. И аз мисля, че чрез контролиране на количеството, когато плащането на сметки за един месец, дръжте, така че върху разходите канцеларски под контрол.
Въпреки това, той не е така. Този подход - планиране "от сумата," - никога не ви позволи да наистина държи на разходите за канцеларски материали "под контрол". Вие ще трябва често срещана ситуация, когато планира сума в бюджета, в действителност вие получавате сметка за още. А ти винаги да обясни защо сумата е надвишена. И го направи убедително. Споменете да се движат, за пускането на нови служители, увеличаването на обема на хартия работа, но никога не се знае какво нищо друго. Въпреки че обективните причини, поради превишението на факти, въз основа на план, когато става дума за офис консумативи, може да бъде само 2 и за тях по-долу.
Ето защо, ние забравяме за всички начини, за планирането на разходите канцеларски материали, но едно.
Границата на канцеларски материали.
Има само един най-лесният и най-сигурният начин да наистина правилно планиране и за контролиране на разходите за канцеларски материали - определя горна граница за канцеларски материали.
Трябва само 2 Ограничение:
- 1 съществуващия персонал - член на персонала, който е работил в компанията за повече от месец,
- 1 нов служител, т.е. току-що приети в държавата, тъй като първата покупка на офис консумативи, като правило, на първичния и защото най-скъпо. Ясно е, че размерът на тази граница ще бъде по-висока, отколкото на първия.
ВАЖНО: да се определи срок за канцеларски материали на 1 зает. Още веднъж, на служител. Защо не на отдела? Да, защото днес имате в отдела има 5 души, а 15 утре и на следващия ден след кризата, както и намаляването на 7 души напуснали. И какво? Всеки път, когато преразглежда праговете за отдела? Това е неподходящо.
Важно: За да се определят граници само 2-горе. Не е необходимо за производството на лимити за различните позиции за различни отдели, погрешно мислят, че някой служител или отдел в рамките на ограниченията не се спазят. Повярвайте ми: все още каква форма. И все още остават. И на генералния директор, уверявам ви, в действителност канцеларски трябва по-малко от обикновените служители. Ако генералният директор иска да си позволят скъпи бюро комплект, то по необходимост. Това е ситуация, еднократно. Така че купуват, за Бога, техните лидери скъпи бюро комплекти, но размерът на лимита на канцеларски нищо общо с.
ВАЖНО: разбира, че две граница за канцеларски материали не включват разходи за закупуване на хартия за печат. Хартията е обикновено закупени кутии, както и стойността на такава кутия само по себе си е висока и по никакъв лимит не отговаряте, ако покупката ще включи в доклада си за печат. Разходи за печат на хартията трябва да се планират отделно от границата на канцеларски материали. И това е по-добре, също на отделен лимит въз основа на броя на опаковки на отдел, например. Или служител. В този момент реши за себе си. Има отдели, в които служител 1 1 пакет хартия е да прекарат няколко месеца, а има и такива, в които на опаковката могат да летят в един ден. Може значително да zamorochitsya този въпрос и инсталиране на компютърна техника, която ще се преброят на листа действително изразходвани, а дори и отдели, но имайте предвид, че цената на такъв офис оборудване и разходи за консумативи никога не ми се издължите желанието си да се запишете на хартия. И не можеш да се притеснява ограничение за хартия на всички, и го купи на базата на съображения за разумност, разчитайки на своите служители. Топа хартия от офиса да открадне трудно. И коя е тя, като цяло, е необходимо? Това ще успокои себе си))
Как да се определи ограничение за размера на канцеларски материали?
лимит сума за канцеларски материали трябва да е адекватна. Тя не трябва да бъде прекалено висока, но не трябва да се подценява. Ако сте под натиск от страна на служителите за надуване на срока, ще бъде всеки път, не само да се харчат повече пари, но и да провокира ситуация, в която Бланката ще бъде в изобилие, и те просто ще "дръпне" извън офиса. Ако направите неоправдано нисък лимит на канцеларски материали, като по този начин вие не спестите разходите и ще бъдат принудени да:
- всеки път, за да чуете обяснение защо е превишен лимит,
- обадете негативизъм и напрежение сред персонала, че при поръчка на канцеларски материали, ще се тревожи, че няма да бъде достатъчно.
Също погрешно постави ограничение на канцеларски материали под формата на еднократна сума за цялата компания, например, 15 000 рубли. на месец. След това, когато се превиши пределната стойност се дължи на увеличаването на броя на служителите във връзка с разширяване на бизнеса, или поради някаква друга причина, когато тази граница ще трябва да прегледат и да обоснове превишението.
Ето един пример за ограничение на канцеларски материали. въз основа на практиката.
- 600 рубли. на месец на 1 зает работа
- 1200 рубли. на месец за един нов служител.
По време на кризата, а границата на канцеларски беше ревизирана и направи:
- 450 рубли. на месец на 1 зает работа
- 900 рубли. на месец за един нов служител.
на лимит канцеларски е настроен за годината. Лимит за стационарна, инсталирана в точното количество не може да се променя в продължение на няколко години. Само не забравяйте да я потвърдите всяка година.
Как да планират разходите за канцеларски материали в бюджета?
Веднага след като постави ограничение на канцеларски материали, никога няма да се чудя: "Как да планират разходите за канцеларски материали в бюджета?". Тъй като можете да го направите така:
Разходите за канцеларски =
= Limit размер на 1 настоящите служители, умножена по броя на съществуващия персонал +
+ лимит в размер на 1 нов служител, умножена по броя на служителите, които ще бъдат приети в държавата, в периода на планиране
Какво става, ако в действителност се е залят от канцеларски материали?
Ако имате дружество, създадено ограничения за канцеларски материали и в действителност се обърна преразходи, а след това може да бъде само 2 причини:
- Персоналът на рецепцията на нови служители, чиято продукция не е бил снабден с планирането на бюджета,
- увеличение на цените от доставчиците.
Всичко е прозрачно. Контролиран. Причина да попитам служител, който се занимава с поръчки и доставчик.
Трябва ли да се създаде резерв за канцеларски материали?
Тук имаме предвид резервата не е от гледна точка на пари и в натура. Този въпрос всяка компания реши по свой начин, но в 99 от общо 100 случая, разбира се, определено количество канцеларски материали трябва да бъдат държани в резерв, в случай на неочаквано освобождаване на новия служител, случаят, когато изведнъж се консумират някои канцеларски материали (и скобите в телбод винаги свърши внезапно ), както и покупката ще бъде малко по-късно, и т.н. Той е отговорен за предоставянето на офис консумативи, като правило, отдел поддръжка.
Канцеларски по този fffsoo! :-) Ако съм пропуснал нещо или имате различен опит, моля свържете се с мен чрез формата за контакт на страницата "За контакти".